B端解决方案之“前期铺垫”

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编辑导读:有多少职场人心里的痛是写PPT,明明工作做得不错,但是到了写PPT的环节就手足无措,不知道该怎么表达。本文作者以B端解决方案的PPT为例,对其进行分析,希望对你有帮助。

有句话说得好:“认真干实事儿的,到头来干不过写ppt的”,随着“新东方”年会中的这句调侃,迅速火遍全网,虽然是句玩笑话,但是不可否认,会写PPT依然是绝大多数人在公司生存的必备技能。

有的人靠着“懂汇报”让自己的职业生涯像坐着火箭一样飞起,在美国硅谷中尤其如此,踏实干活,不善言谈的华人码农,总是干不过能说会道,善于汇报的印度人,这也难怪在硅谷有将近15%的中高层管理者是印度人,其中不乏亚马逊、微软、苹果、Facebook等互联网巨头。由此可见,能够写一份出色的PPT是多么的重要。

一、搭架构

工欲善其事,必先利其器。写PPT之前一定要先搭架构,就像写论文之前要先列“论文提纲”一样,如此这般,才能把整个汇报材料写的面面俱到、逻辑清晰、井井有条,给人以“靠谱”的感觉。

就像我们写论文一样,采取“总-分-总”的结构,这样就很清晰。先写说结果,再说论证过程,最后说总结。业绩汇报材料常采用AEAP法,即:业绩达成(Achievement)、亮点经验(Experience)、问题分析(Analysts)、明年计划(Plan)。当然也有很多其他理论模型,比如4P结构,大家选择适合自己的就好。

PPT这样写,从此平步青云

例如我们写一个方案规划时,一定要先写背景、现状,再写宏观计划、具体实施方案,最后再写可能遇到的风险、应对措施、项目排期等等。这样让人看起来才是一个有始有终的完善方案。

当然,不同的内容汇报的模块略有差异,但是事先搭架构这种思维是必须要具备的,否则给人汇报的感觉是:缺东少西,抓不住重点,流水账记录,会大大降低领导对你的期望。

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二、定基调

我们在做PPT的时候,如果任意使用颜色,会导致这个PPT的档次感下降,显得非常不专业。好的PPT总能和自己的行业或者VI系统结合得非常完美。

设计之前,要看我们的内容所属哪个行业,比如:科技公司可能偏向于蓝色,党建类更喜欢红色;商务公司更偏重黄色或者深灰色;文化类公司更青睐水墨中国风;人文或生活类、家居类的可能偏向于暖色调;环保或者农业公司可能更喜欢绿色等等。

具体使用哪种颜色,第一,可以结合行业进行选色;第二,可以结合企业logo进行选色。

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科技蓝

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商务风

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水墨中国风

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党建风

除了选好主色调外,我们就要定PPT内容页中的色调,选色一般是单色或者三色,必须要遵循“色不过三”的设计原则,这里要注意的是,色不过三并不是不能超过三种颜色,而是指不能超过三种色系。

同一种颜色的饱和度和明暗调节,还是一种颜色。如果用色太多,会让读者视觉混乱,增高用户阅读成本。

所以说,在用色上,一定要慎重,要坚守“少即是多”的原则,宁可少用,也不多用。

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单色效果

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三色效果

选好色调后,我们还需要定一下设计风格,视觉设计风格有:扁平主义、立体主义、极简风格、插画风格、赛博朋克,极繁风格,包豪斯风格等等,这个还需要多和业务部门沟通,给出具体合理案例供其选择,定好后再着手设计,不然的话,设计的再多都是前功尽弃。

三、选字体

设计PPT时,选对字体总能和PPT的整体效果相得益彰。如果要把字体讲的超级透彻,我感觉写本书都不为过,所以只能深入浅出,则其重点,讲述概要,字体千万种,到底该怎么选呢?这里给大家一个通用的方法。

1. 字体分类

字体按是否有笔锋分为:无衬线字体和衬线字体;按展现效果分为:纤细柔美、苍劲浑厚、书法字体、卡通字体、像素字体、黑板报字体、田字格字体等等,我们可以根据风格以及定位选择合适的字体,以达到1+1>2的效果。

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2. 字体的选择

一般来讲,如果是有文化底蕴的,历史悠久的用衬线体;如果是年轻时尚的公司选无衬线体;奢侈品、或者追求逼格的话,我们一般选择比较纤细的字体;如果是电商活动类,为了更加吸睛,我们一般选综艺体;有文化底蕴、文艺气息的一般选书法字体;如果是幼教行业的,一般选卡通字体。

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当然,我们日常工作中,为了和大家协同起来比较方便,其实用的最多的是微软雅黑或者华文细黑等大家电脑上都有的字体,这样就可以避免给别人看也不至于人家电脑上没安装对应字体导致一打开就全部错乱(当然用PS做的图片,直接插入到PPT中的除外)。

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下面给大家举例一个字体应用的效果,我们可以从中找一下灵感,体会一下精髓。

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四、结构化表达

在当今竞争越来越激烈,节奏越来越快的时代,有一套结构清晰,逻辑缜密的思维方式显得尤为重要,现在的职场,不仅要求我们可以开口就能说重点,而且要能金字塔思维,结构化表达出来。只有这样,我们才可以在职场中脱颖而出,而且还可能受到领导的重视,进而垂直起飞。在PPT的汇报中尤为如此。

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下面我们将会通过具体的例子来说明怎么样实现结构化表达,例如下面这段话,本是“一坨”杂乱无章的描述,我们可以通过段落描述,将其重复或者冗余的文字删除,然后再归为几个类别,然后再给每个类别起一个小标题,分别进行结构化论述,最后再对PPT进行美化,这样便抽丝剥茧般的把一团乱麻给理顺了,显得特别直观明朗、条理清晰。具体过程如下:

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五、降低阅读成本

俗话说得好:“一图胜千言”,能用图片表达的,不用文字;能用视频表达的,不用图片。

因为人们接受图片的和视频的信息成本更低。我们做的东西最终是给人看的,当然要第一时间考虑用户的视觉感受。

目前随着各行工业软件不断发展,视觉化表达的“武器”也越来越多元。举个例子。

这是我们中学时期生物课上,关于细胞结构的课件,这个手绘风格的细胞图比较抽象,要理解很多知识点,全靠学生的想象力,而右边这个立体效果就把细胞质、细胞膜、细胞核等物质形象化的表达出来,给人以直观的感受,更加方便理解。

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举完好的例子,我们再看一下反例,下面这个PPT虽然版式上看起来很新颖,感觉很有设计感,但是其却犯了一个硬伤,那就是易读性。忽略用户的信息萃取成本,这样的设计,即便是设计出花来,也是一个失败的设计。

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六、写好文案

提起文案,我想起了一个房地产出色的文案策划,那真是无论什么样的房子,都能妥妥的给你描述的“高大上”,我们可以一起来欣赏一下:

当然我们没有必要像房地产这样写的那么夸张,但是有些语言还是可以稍加润色的,比如:

说起文案,还有一个重要的问题需要明确一下,那就是:要不要说人话。

做PPT时,我们很容易陷入到「专业思维」,比如用一堆:RV、TS、TP、UGC、PGC、VR、AR、AI、CPC等等专业名词简称,做完PPT觉得自己特别厉害,但在没有同样专业知识背景的听众那里,或许他完全get不到。

关于这一点,我个人认为,写PPT要不要用专业术语,主要看我们的目标阅读用户是谁,如果你是给一个小白用户看的,那当然是越通俗易懂越好,如果你是给专业的人看或者给甲方做汇报,我建议尽量还是要用术语,这样才显得我们做的东西更加专业。

七、魔鬼藏于细节

7.1 巧用封面和目录

封面就像一个人的脸,东西好不好,第一印象很重要,这时候,一个好的封面往往能够让你“出道即巅峰”。下面我们就一起来欣赏一下一些优秀的封面设计,汲取一下他们的灵感和精华。

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说完封面,我们再来说说目录。目录的有的只需要展示出一级,有的会展示出二级,建议最多就展示到二级,因为加上第三级目录的话,会显得特别的挤,加目录的目的本来就是为了一点看全整个PPT架构,我们加太多东西返回会本末倒置,失去最终的初衷。下面给大家列出了一些目录的设计样式,供大家学习参考。

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7.2 排版布局

行间距:

英文字体一倍是可以的,但中文字体一倍的行间距其实会显得过于密集。PPT字体的行间距,其实一般来说用1.2至1.5倍行间距就比较合适。

排版:

重复、对比、对齐以及亲密性是版式设计中的四大原则,我这里主要讲一下对齐和亲密性原则。

1、对齐

一般采取左对齐的或者两端对齐居多,如果内容很少,又讲究大气磅礴,那么采取居中对齐更为合适。如果不是特殊情况,建议不要用右对齐,因为阅读起来非常不方便。

2、亲密性原则

彼此相关的项应当靠近,归组在一起。如果多个项相互之间存在很近的亲密性,它们就会形成一个视觉单元,而不是多个孤立的元素。这有助于组织信息,减少混乱,为读者提供清晰的结构 。

说白了,就是物以类聚,人以群分,让其在视觉上很自然的归为一类,尽量不要画好多横线、竖线把他们进行分类。我们可以通过下面这张图感受一下。

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八、动效点缀

关于动效,我的建议是:非必要,不添加。一定要保持克制。如果非要添加,也尽量添加那些微弱的动效或者能生动传递思想的动效,而不是整一堆花里胡哨的冗余动效,让用户逐末忘本、抓不住重点。比如下面的动效就让用户更加直观的了解到所要表达的核心价值观,起到了画龙点睛之笔。

九、总结

PPT的设计既重要,又不重要。我们一定要用辩证的思维来看待它,要做到“能收,能放”,既能进得去,又能出得来。不要为了设计而设计,要一直秉持初衷,我们是为了解决问题而设计PPT的,如果能不靠PPT把事情说明白,也可以采取别的方式。亚马逊、字节、美团等就不写PPT,人家只写Word,俗称“6页纸记叙文”,讲究的是并联比串联更有价值,从根本上避免形式大于实质。把阅读、讨论、方案、执行全流程整合起来,开起会来更加高效。

 

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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