项目管理:如何让项目重回正轨?

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编辑导语:在项目开发的过程中,管理层不合理的介入可能会影响管理层和项目团队之间的合作效率,因此我们需要建立OOB机制来解决这一问题,让项目重回正轨。具体来看看作者的详细分析。

产品开发是一种投资行为是 IPD 中的一条核心思想。

决策层(高层)作为投资方,需要对结果负责。

必须介入项目开发过程。

但问题来了:高层在哪个时间点介入?如何介入?

是像乔布斯那样深入到每个细节。

还是像库克那样授权给研发和营销团队?

国内很多企业高层对产品开发过程要么介入太多,要么介入太少。

根源在于产品开发流程中并没有明确他们应当:

在什么时候介入,以什么样的方式介入,介入做什么。

而这些应当在流程设计中事先明确规定。

这也就是我们本篇要讨论的越界审查。

越界审查(OOB)是一个精益、快速、有效的过程。

当项目发生重大变化时,可以让团队集中注意力并回到正轨。

在项目批准时设置“边界条件”是在管理层和项目团队之间建立“合同”的有效方式。

只要不跨越边界条件,例如,成本、进度、功能和质量等方面的边界条件。

该合同界定了管理层介入的时机,允许团队以最少的高层介入向前推进项目。

当跨越这些界限时,越界审查是一种机制来纠正和重新调整计划。

一、什么是越界审查?

越界审查的英文是 The Out-Of-Bounds(OOB)Check,一般简写为 OOB。

即使尽最大努力预测和减轻项目风险,有时项目也会脱轨。

当这种情况发生时,很难让团队重新集中注意力并回到正轨。

由谁来做出重新设置团队进程的决定通常是模棱两可的。

结果就导致浪费时间、效率低下、混乱,甚至团队会出现沮丧情绪。

越界审查是一个简单的工具。

它为团队提供了快速进行根因分析、评估替代方案,然后向项目决策者推荐补救措施的机制。

当项目团队检测到或预计 80% 的情况会触发越界条件时。

项目经理就会收集相关信息以确定团队是否可以在团队内部解决问题并可以保持边界条件。

如果无法做到内部解决,就需要将该信息发送给关键决策者,并做概述:

  • 哪个项目边界将被或已经被打破;
  • 边界被打破的根本原因;
  • 解决的替代方案(带有支持的进度或成本影响数据);
  • 项目组推荐。

这种交流可以通过电子邮件或在预定的会议上进行。

关键决策者就批准或修改作出决策回应。

项目团队和关键决策者的意图应该是快速完成这个过程 —— 几小时/一天,而不是几天/几周。

二、越界审查的优点

  • 快速响应:项目在几小时/一天内重新调整,而不是几天/几周;
  • 一旦建立了边界条件,团队就有权在最少的指导下继续前进;
  • 有单一的、商定的通信工具和信息来源 —— 这种一致性最大限度地减少了团队中的混乱和流失。

使用的前提,关键是在整个组织内达成一致,一致地使用该过程。

这个过程的价值在于在项目边界内进行管理。

然后在项目突破边界条件时加速决策。

三、解决了什么业务问题?

当项目脱轨时,这种轻量级流程是一种有效的恢复工具。

它创建了一种通用语言和机制。

可以在项目发生重大变化时快速调整项目和管理团队。

每次出现偏差时,每个团队都不会浪费时间尝试创建异常处理流程。

结果是更快地分析、决策和调整新计划。

四、案例

一个跨职能的产品团队正处于 X 项目的开发阶段,团队的边界条件是在项目批准时确定的。

团队处于开发阶段,已经开始向测试团队交付早期版本。

测试团队在测试过程中发现了一个涉及第三方组件的严重错误。

为了调试和解决,团队需要第三方开发人员的帮助。

而该问题对第三方开发人员来说是一个优先级较低的问题,他们不会承诺解决的具体时间表。

但是,缺失该功能就无法发布产品。

项目经理和开发负责人决定,如果在两周内没有解决方案,项目要么打破功能边界,要么打破进度边界。

#专栏作家#

卫Sir,公众号:简一商业,人人都是产品经理专栏作家。关注智能硬件领域,擅长市场分析、产品设计开发、生产管理等,喜欢阅读和爬山。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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评论
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  1. 把心里一些抽象的概念具象化了,谢谢

    来自江苏 回复
  2. 项目变更?

    来自广东 回复
  3. 作者的这篇文章真的是及时雨,解答了心中的疑问,转发转发

    来自山东 回复