相关方管理:避免“关系窘境”的必备指南

0 评论 2012 浏览 5 收藏 15 分钟

在每天的工作中,我们都需要和各种各样的相关方进行互动,那么,怎么做好相关方管理,从而避免让自己陷入“关系窘境”?这篇文章里,作者做了一定的探讨和总结,一起来看看吧。

你是否曾经在项目中或组织中遇到“关系窘境”?没有有效地理解和满足相关方的需求和期望,导致计划偏离轨道或甚至失败。

在商业和组织管理中,关系网密不可分,它们就像一张无形的网,将各个角色和实体紧密相连。这就是相关方管理的核心:如何建立、维护和协调这些复杂的关系,以推动项目和组织的成功。

我们每天都在与各种各样的相关方互动,无论是在工作中、社交圈中还是家庭生活中。在这篇文章中,我们将探讨如何避免这种窘境,以及如何应用相关方管理的关键原则,使关系更和谐、工作更顺畅。

一、识别相关方

在关键项目或组织中,有效的相关方管理始于对相关方的明确识别。创建一个详细的相关方登记册,列出与组织或项目有关的所有可能的相关方。这可以包括内部和外部相关方,如员工、客户、合作伙伴、竞争对手、政府机构等。

1. 内部相关方

一般可以通过企业的组织结构图和组织工作流来分辨。组织结构图:是识别内部相关方的有力工具。它显示了组织内不同部门、团队和职能之间的关系和层级。

通过仔细分析结构图,你可以确定与你的项目或工作密切相关的部门和团队。这包括高级管理层、项目团队、跨部门合作团队等。

组织结构图还可以帮助你确定哪些相关方在组织内具有权力和影响力。通常,高级管理层和决策者对项目或工作有重要影响,因此应特别注意他们。

工作流程图:显示了在特定流程或项目中涉及的各个步骤和角色。通过分析工作流程,你可以确定那些在执行实际工作中起关键作用的操作性相关方。这可能包括项目经理、执行人员、协作伙伴等。

工作流程也有助于识别相关方之间的依赖关系。某些相关方可能需要在工作流程中的特定步骤中提供信息、资源或批准。这些相关方通常具有较高的依赖性,应特别关注。

2. 外部相关方

制定相关方地图:创造一份相关方地图,将所有可能的外部相关方标识出来。这个地图可以包括各种类型的相关方,如客户、供应商、合作伙伴、竞争对手、政府机构、非政府组织(NGO)等。

利益相关方分析:利用利益相关方分析来评估每个外部相关方的权力、影响力、利益和依赖程度。这有助于确定哪些相关方对你的组织或项目具有重要影响力。

3. 容易被忽视的相关方

尽管组织结构图和工作流程图有助于识别大多数相关方,但仍然有些相关方容易被忽视,包括:

  • 间接相关方: 这些人可能不直接参与项目或工作,但他们的决策或行动可能对结果产生重大影响。例如,财务部门的审批人员可能在项目资金批准中发挥关键作用。
  • 变动性相关方: 一些相关方的角色可能会随时间而变化,可能在项目的不同阶段扮演不同的角色。

这些变动性相关方需要在整个项目中得到适当的管理和沟通。为了避免忽视这些容易被忽视的相关方,建议在项目或工作的早期阶段进行细致的相关方分析,包括定期的更新以适应变化。

此外,保持开放的沟通渠道,以便容易被忽视的相关方可以随时提出问题或提供反馈。

4. 相关方登记册模板

二、进行相关方分析

在项目管理和组织管理中,识别、理解和有效管理相关方是确保项目或组织成功的关键要素之一。

相关方分析是一项重要的过程,旨在识别与项目或组织相关的各种相关方,并为他们定义角色和职责。在本章中,我们将深入探讨如何进行相关方分析,并介绍一些有用的工具和模型。这些工具将帮助你更好地了解相关方的需求、期望和影响,从而更有效地管理与他们的互动,以确保项目或组织的成功。

1. 工作分析

工作分析的输出可以包括一系列类似于工作的描述、工作环境的叙述、个人所要执行的活动的详细清单、所需要的人际关系技能清单,或者所需的培训、学历、证书等清单,工作分析也可以用于定义培训需求,编写一个工作职位所需的格式信息和支持绩效评估过程。

例如,当项目经理招聘了一个新的研发人员,那么他可以根据工作分析,来制定针对性的培养计划。

2. 人物分析

人物分析是一种创建相关方画像的方法,有助于更深入地了解他们的特点、需求和期望。 根据收集的信息,创建人物画像,包括相关方的名称、照片、特征、需求、期望、痛点和目标。分析需求和期望,确定每个人物的主要需求和期望,以便更好地满足他们的要求。

3. RACI 模型

RACI 模型是一种用于定义和澄清相关方在项目、任务或工作中的角色和职责的管理工具。RACI模型有助于消除角色和责任的混淆,确保每个相关方都了解他们在任务中的职责。这有助于提高工作效率、减少冲突并确保任务按照计划进行。

RACI 是一个缩写,代表了四个不同的角色分类,每个字母都代表一种角色:

  1. R (Responsible) – 负责人: 这是执行具体任务或工作的相关方,他们负有直接的责任来完成工作。负责人通常是实际执行者,他们执行操作并确保任务按照计划完成。
  2. A (Accountable) – 确定人: 确定人是决策者,有最终决定权,并对任务或工作的结果负有最终责任。他们不仅负责任务的完成,还对任务的质量和成果负有最终的监督和审批责任。通常只有一个确定人。
  3. C (Consulted) – 协商人: 协商人是那些需要被咨询并提供反馈和建议的相关方,但不负有最终决策权。他们在任务的执行过程中提供意见和专业知识,但不直接参与操作。
  4. I (Informed) – 通知人: 通知人是那些只需被通知任务或工作的进展和决策结果的相关方。他们不需要主动参与任务的执行,但需要了解任务的进展和结果。

4. 相关方矩阵

相关方矩阵是一种使用象限或矩阵来分析一组相关方的技术。X 轴和Y 轴标由产品团队选定用于分析的变量名称,例如:

  • 影响。相关方会对产品需求产生多大影响。
  • 冲击。解决方案一旦被实施,将对相关方产生多大的影响。

高影响/低冲击: 这个群体包括那些对解决方案影响不直接,但可能管理着受影响相关方的决策者。虽然他们可能会延后确定具体需求,但我们需要与他们保持开放的沟通,以获得他们的支持。

高影响/高冲击: 这是需求的关键来源,对项目有重大影响的相关方。我们需要分配足够的工作量来与他们密切合作,建立强大的伙伴关系和信任。

低影响/低冲击: 这个群体可能对项目不直接产生影响,但我们仍然需要确保他们的需求被适当考虑。他们的需求可能会在后期才被包含,需要监督以确保他们的关系不会随着项目变化而改变。

低影响/高冲击: 尽管这些相关方可能没有很大的权力,但他们代表了关键的需求来源。我们需要花时间了解他们的需求,确保与他们保持沟通,并解决他们关心的问题,即使他们由有权势的代表来表达。此外,他们可能代表那些可以适应项目变化的人。

三、制定相关方管理策略(案例实操)

这一章将深入探讨如何结合RACI模型和相关方矩阵,以及之前提到的相关方管理策略,来制定一个综合的相关方沟通和管理计划。我们将通过一个实际案例来演示如何应用这些概念。

1. 识别关键相关方我们考虑一个软件开发项目,目标是开发一款新的移动应用程序。

在这个案例中,关键相关方可能包括:

  • 项目经理
  • 开发团队
  • 产品经理
  • 市场部门
  • 客户支持团队
  • 最终用户

2. 应用RACI模型对于我们的移动应用项目,我们可以使用RACI模型如下:

  • 项目经理(R):负责整个项目的管理和决策。
  • 开发团队(A):负责实际的应用程序开发工作。
  • 产品经理(C):需要与开发团队协商需求和功能。
  • 市场部门 (C):需要提供市场信息和竞争情报。
  • 客户支持团队(I):需要了解应用程序以提供支持。
  • 最终用户(I):需要被通知项目进展和新功能。

3. 制定相关方管理策略

  • 对于开发团队(A):我们需要与他们建立密切的合作,提供所需资源和支持,并定期监督项目进展。
  • 对于市场部门(C):我们需要定期咨询他们,以获取市场反馈和竞争信息,确保产品符合市场需求。
  • 对于最终用户(I):我们需要定期通知他们关于新功能的信息,以确保他们了解应用程序的发展。

4. 制定沟通计划

我们可以制定一个每周项目会议的计划,邀请项目经理、开发团队、产品经理和市场部门参加,以确保信息共享和协调。我们还可以定期向最终用户发送电子邮件或应用内通知,告知他们新功能的发布和如何使用。对于客户支持团队,我们可以建立一个在线支持平台,以便他们随时获取应用程序的最新信息。

通过本文,我们学习了如何将相关方管理的各个方面结合起来,以确保所有相关方都能够有效地参与项目或组织,并达到共同的目标。

这个过程对于项目的成功执行和组织的顺利运营至关重要,可以提高相关方的满意度,并确保项目或组织取得良好的成果。在实际应用中,根据具体的项目或组织需求,可以进一步调整和完善相关方沟通和管理计划,以确保其最大化的效益。

参考:图片均来自网络

专栏作家

Olivia,微信公众号:Olivia是只产品汪,人人都是产品经理专栏作家。一个致力于分享加倍干燥专业干货的空想家。

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