FMS财务管理系统:报表与凭证集成

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本篇文章对财务报表和凭证方面做一简单的总结,希望通过此文能够加深你对财务报表和凭证集成系统的认识。

财务报表是FMS系统中的主要部分,按应分类有应收类、应付类、存货类报表。

在财务日常工作与财务数据分析时都会利用报表数据来进行;财务报表数据需要满足财务的几个原则:准确性、不变性、持久性。

当财务报表完整没有问题后,FMS就要考虑下一阶段的重要工作,即凭证集成,这是减少财务工作量的重要环节,也是FMS系统重要目标。

财务报表

首先大家先看一下财务报表的组成图,这里列出一部分财务相关的统计报表,具体要根据公司财务的实际要求进行设计规划;有一些报表在前几篇中有的已经做了简单说明。

财务报表的作用个人觉得可以划分为:

  1. 财务账务类的报表:主要是辅助财务每月进行入账时的数据统计汇总,相关的凭证数据都来源于这些报表;
  2. 财务分析类的报表:用来分析当月、当季或当年的经营状况,为后续的预算、公司经营提供财务口径的数据;
  3. 财务管理类报表:这部分报表主要是向股东或外部批露的数据,管理数据要求的口径要符合公司要求;
  4. 基础数据类报表:主要就是单据类的汇总报表。

下面就主要的报表进行简单的介绍:

1. 应收汇总与明细报表

主要是进行每日销售订单、退货单、补发、换货等与商品销售有关的数据(正向流程与逆向流程),按照支付方式、支付时间来统计。如果公司有多个公司主体,报表中还应该以公司主体进行分类;汇总的报表可以按分类等进行,明细的报表是要到订单级别的。

这两个报表不仅是为了统计分析,在应收对账过程中也是以明细与第三方的账单进行对账的。

2. 应付相关报表

在财务结算中已经有一些像经销采购与采退明细表、代销或POP销售明细报表了,这主要是生成财务结算单的基础,后续经过业务流转有结算账单、请款单、付款单以及费用单等,但这些属于应付结算流程的单据流转。

(1)应付账款余额组成报表,此报表按供应商及合同进行汇总统计。包括未出账单的应付金额、已出账单未结算的应付金额等;此外还包括预付款余额、质保金余额等相关的统计。

如果供应商设计时分为父账号与子账号,则可以按汇总->明细方式分级汇总展示。

(2)供应商的预付款、质保金月报表,按期初金额、新增金额、已使用金额、未使用金额等进行汇总。

(3)应付余额预警报表,根据合同账期进行汇总,并提前发送系统消息或邮件在系统主页面上展示。

(4)应付账龄报表,此报表与应付账款余额组成表有些类似,区别在于,是按账龄进行统计汇表,即30天内应付款金额、60天内应付款金额等的汇总与分析,以便财务了解当月或当季度负债是多少,便于做资金预算等。

应付报表还有很多,每个公司的财务要求不同,管理的方式也不同,具体可以多与结算会计多沟通,了解。

3. 财务类报表

这里是财务作账的一些数据基础,包括收入成本报表、存货报表。

(1)收入成本报表是比较重要的一个报表,可以按财务记账要求细化到哪一级(一般按三级分类出具),如果有不同的公司主体也要区分开来。主要的内容是出入库日期、销售金额、销售成本、销售毛利、活动分摊等。

此报表生成的逻辑也比较复杂,它依赖于OMS的销售数据、活动数据、各种支付方式或优惠的数据。

(2)存货类报表:最简单的要有期初、各中出入库数据、期末数据;这里不仅要统计数量,更重要的是金额。所以采用什么样的成本核算方式是非常重要的,因为要保证“期初+出入库=期末”,并不是一件容易的事;这个产品和研发同学慢慢去体会吧!

4. 基础单据报表

这个是根据我们从各业务生产系统抽取过来的单据进行的汇总,同时也包括财务流转过程中FMS自己产生的单据(如费用单据等)。

此类报表根据单据的类型进行汇总,有的只有销售金额可能没有成本,有的是关于采购的只有成本金额等,这都没关系,满足财务需要即可。

对于像报损、盘点、领用等报表是要统计出来金额与成本的,这部分每月财务记账不仅看存货报表也看明细。

基础单据类报表也是生成存货报表的基础。

以上简单介绍了一些报表,进行报表设计与开发最关键的是逻辑关系,最重要的是要清楚数据流,没有这些后续对于报表的核对将无从谈起。

具体可以看下《FMS财务管理系统:日常数据核对与处理》,这里描述了核对数据原则与钩稽关系的设计等。

凭证集成

财务凭证集成是财务进销存软件与专业财务软件(NC、金碟、SAP等)对接模块,此部分需要了解下关于财务会计相关的内容。

在前面的几篇中也陆续介绍一点内容,经过近几天的学习了解,还是有必要系统的学习了解下科目以及财务会计在做账过程中的相关流程与知识。

下面把我觉得有用的内容罗列一下,当然这部分对于专业的财务同事还是比较简单,但对于非专业的研发与产品应该能够有用,对于设计FMS软件系统时,产品与研发应该实际参与几次财务月结,真正的了解财务的作账过程,这样对于软件系统的开发大有益处。

凭证集成模块

(1)数据接收服务接口:在FMS系统中相关的业务单据、应收、应付、存货等数据,需要通此接口集中保存并做好业务与凭证模板的映射。

(2)凭证生成服务:根据接口过来的数据,根据对应的凭证模板生成财务凭计会计分录。

(3)凭证集成接口服务:此部分包括两部分即凭证推送接口服务,定时调用财务专业软件提供的凭证对接接口,向FMS已经生成的会计分录传到财务专业软件中,同时FMS提供回调接口来接收第三方财务软件接口的状态信息。

(4)凭证相关的数据存储:接收源数据(统一数据格式,包括凭证模板名称及相关的财务关键数据);

凭证目标数据即已经生成的会计分录数据明细(此部分包括凭证号、会计科目、摘要、辅助核算、借贷、金额、币种等)

(5)凭证管理模块:提供查询及相关管理功能,财务同事可以进行会计科目、凭证模块的设置,对于在接收或生成凭证过程的数据进行监控与查询;查看已生成凭证与财务专业软件的传输过程中的状态等。

对于凭证集成的设计是要求产品与研发同学掌握一些财务知识的,了解会计科目的组成,理解复式记账法。

在凭证集成,我个人一直坚持要先保证FMS系统数据稳定后再进行,不要为了集成而集成,原因如下:

  1. FMS电商财务系统是一个业务系统,它中间有一些数据是来源于其他业务生产系统,比较复杂,不适合期初就集成。
  2. 电商系统业务变化快,公司组织和模式变化快,不适合在每步业务流转时就生成会记分录,出现问题调账困难。
  3. 财务研发同学真正懂财务的不多,初始就对接凭证会对整个FMS财务进销存系统开发进度产生影响,顾此失彼得不偿失。

总结

财务报表是每月财务结账的数据来源之一,业务数据是经过FMS的计算而汇总生成的复合财务要求的报表,这些报表不同于BI报表,它需要满足财务的权责发生制或收付实现制。

凭证集成是FMS财务进销存系统的最后一部分,此部分如何做的灵活、扩展性强,需要分步整体进行设计,这也是财务共享的一个前提。

最后感谢您的阅读!

 

作者:倔强的大萝卜;公众号:倔强的大萝卜

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 凭证生成服务这里能细聊一下吗?

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    1. 后续有抽时间详细写一下

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