电子发票在公司平台系统与税控开票系统中交互的产品思考

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公司具体的电子发票解决方案,要根据公司所处的行业和自身的具体业务进行选择。找到既能满足为公司节省成本、避免让财务人员简单且繁琐的重复性劳动,又能满足让用户快速获取发票,开票不用排队的解决方案。

身在职场的我们在最近几年已经能够看到并且感受到获取发票的方式比从前更加快捷、便利。

以前没有电子发票只有纸质发票时,当我们需要报销,会经常遇到因为没有对应的发票,导致报销不顺利的情况。比如:经常会发现自己忘记与商家索要发票,或虽然向商家索要发票,但商家因这个月的发票开完了不能及时提供发票,告知下个月再去取票。

而现在当我们去饭店吃饭在结账环节就能看到一个二维码,饭店收银小姐姐完毕后,会温馨提示如果需要发票可以扫描这个二维码,就可以在线开具电子发票了。当我们月末需要报销交通费时,我们可以登陆打车APP进入订单入口中点击开发票功能后勾选需要报销的订单后,提交开票申请,之后我们会在邮箱或是微信卡包中收到一张电子发票。

我们在线购物的物品需要报销时,只需要打开购物的APP,进入发票入口,填写发票信息选择接收发票方式和具体接收信息。如果我们选择的是电子发票,填开完毕后不用太久电子发票就会送达到我们填写的接收地。接收地一般为我们的邮箱、手机号、微信卡包或支付宝发票管家。

电子发票的作用

电子发票是指一切单位和个人在购销商品、提供或接受服务以及从事其他经营活动中,所开具和收取的以电子形式存储和流转的业务凭证。电子发票由税务局统一发放,全国统一编码,采用统一防伪技术,附有电子税局的签名机制。具备和纸质发票的同等法律效力,可作为报销、维权的有效凭据。

电子发票和纸质发票都是可以报销的发票,但是开具的流程并不同,我们先来了解一下纸质发票是怎么开具的。

电子发票与纸质发票从开具到交付流程的对比

纸质发票是财务人员通过税控开票系统填写发票信息完成发票开具业务,财务人员需要先按照客户发来的发票资料和购买的内容进行填写发票信息,填写好后领取与税控开票系统显示发票号一致的纸质发票。最后再将纸质发票送到打印机中打印发票,填开1张发票需要耗时3分钟左右,最终发票交付到客户的时间也是不确定的。

税控开票系统的作用

增值税防伪税控系统是国家为加强增值税的征收管理,提高纳税人依法纳税的自觉性,及时发现和查处增值税偷、骗税行为。在1994年由国家税务总局与航天工业总公司等部门,组织力量联合攻关,集计算机、微电子、光电技术和数据加密等技术于一体开发研制的。该系统采用复合式加密认证算法,采用理论上不可破译的一机一密,一次一密的密码体制,具有很强的保密性和安全性。

与纸质发票的开具方式不同,线上自动开具的电子发票是公司平台系统与税控系统之间的交互,发票的开具和交付流程中无需财务人员的人工操作,整个过程是用户与商家的平台系统和税控系统发生交互完成的。电子发票从填开到交付的整个流程大概1分钟内就可以完成,有人过当用户填好信息点击申请发票后,发票到达接收地的时间统计仅需8秒。

我们从纸质发票和电子发票的对比中,可以知道电子发票的优点有很多,但其实最终电子发票在线上得以实现,能够为公司的用户提供服务,中间的设计和实现过程却并不容易。

像用户与平台系统提出开票需求如何交互的过程,以及公司平台系统和税控开票系统如何交互的过程,大量且复杂的流程设计是公司中产品经理不断与财务部门的工作人员进行沟通、不断查找资料、不断与税控商沟通反复思考设计出来的,最后将设计稿交付到技术人员的手中,进行开发、上线,最后供用户使用。

很多公司产品经理目前也在面临需要推动公司平台系统的电子发票业务,我们今天就关于电子发票业务在公司平台系统与税控开票系统中整体交互流程进行思考,为正在落实这项业务的产品经理提供一些参考信息。

电子发票从申请到交付的整体交互流程思考

如果公司平台既能提供增值税专用发票又可以提供增值税普通发票,线上用户需要先选择自己所需的发票种类是增值税专用发票还是电子普通发票。因为目前的增值税专用发票没有电子版本的,只有纸质的,对于增值税专用发票我们本次不做思考。

当用户选择的发票种类为电子发票时,需要用户继续填写发票信息和接收发票信息,系统会根据用户订单自动匹配商品和服务的税收分类编码等发票内容,并将数据传输至开票系统。开票系统再将发票信息上传至税务机关,同时将数据传输到对接的电子发票服务平台或公司自己搭建的电子发票平台,在电子发票平台生成电子发票文件和发票专用章的电子签章后,最后将文件送达到用户填写的接收地。

税收分类编码:是指按照一定的标准对各种税所进行归类,不同税种进行编制不同的号码。即把相同或相似的税归为同一类,把不同的税归入不同类,相同的税种使用同一类编号代码归为一类,不同的税种使用不同的编号代码,最后体现在发票内容中。

税收分类编码如下图所示:

关于电子发票在公司平台系统与税控开票系统中交互的产品思考

下图为电子发票数据在系统中传输的流程图:

关于电子发票在公司平台系统与税控开票系统中交互的产品思考

电子发票业务的落实流程

我们现在也大概了解了电子发票从申请到交付系统之间的交互流程,好的,如果我们已经准备落实电子发票业务了,那么第一步我们要做的是什么呢?

我们需要确定我们的公司是否已经在公司当地税局办理了电子发票业务。

对于没有在税局开通过电子发票业务的公司,只能开具增值税普通发票纸质版的公司来说,办理电子发票业务需要由公司财务人员携带相关资料,比如:营业执照、公章、发票专用章、经办财务人员的身份证、税控盘等等,去当地税务局开通电子发票的发票种类。

财务人员在办理电子发票业务中需要填写《纳税人领用发票票种核定表》,需要在空白纸上印盖发票专用章,税局留下印章的样式。因为以后自动开具的电子发票上,会自动生成这枚发票专用章样式的电子签章,财务人员也无需再使用发票专用章在电子发票上印盖了。

公司开通了电子发票业务后,需要解决电子发票平台的问题,需要根据公司当前的业务和现状,决定公司的电子发票平台是自行搭建与税控商获取接口,还是寻找第三方电子发票服务商提供的第三方电子发票服务平台的服务来获取接口。因为从本质上来说无论是自建电子发票平台,还是寻找第三方电子发票服务商,我们的目的都是拿到能够对接税控开票系统中发票资料的接口。

名词解释:

(1)自建电子发票服务平台:是指部分出于数据安全或性能方面的考虑,直接采购税控设备在企业内网中搭建发票平台的大型商户。这种类型的商户的特点包括:发票PDF最先在商户企业内网中生成、发票PDF在企业内网中保存、自行向用户提供发票查验服务等。

(2)第三方电子发票服务平台:为商户提供连接税控设备、开具、保存电子发票服务的第三方平台。

(3)电子发票PDF:是指电子发票版式文件,由于文件为PDF,通称电子发票PDF、发票PDF。电子发票PDF除了按照规定的格式呈现发票相关的信息外,它的一大特点是右下角的开票商户签章。使用Adobe PDF Reader打开发票PDF,双击右下角开票方签章,可以看到开票商户的名称等信息。

在大型公司比如京东这样的公司,为了维护数据安全,会选择自建电子发票服务平台。自建电子发票服务平台的优点是数据不容易被泄漏,对数据的安全性来说,能够得到充分的保护。但同时开发成本、维护成本很高,税控商的接口服务费也非常高昂。如果发票不是公司的核心业务可以不用考虑自建发票平台。

如果公司决定自建电子发票平台,流程一般如下:

  1. 与财务沟通确定公司的税控服务商,比如百旺或是航信,并获得税控服务商的联系方式;
  2. 与税控服务商的技术进行沟通,由于做电子发票服务平台需要税控服务商授权提供接口给公司使用,需要讨论后确定方案的费用价格;
  3. 付费后获得服务商提供的开发文档,获得服务商的技术支持;
  4. 自建电子发票服务平台的公司需要在当地税务局将信息进行联网备案。

对于中小型企业来说,与第三方电子发票服务平台对接,最终也能够实现为用户提供自动开票的服务,每年只需要负担一定的接口服务费即可。不同的第三方平台提供的服务没有太大差异,但是服务费报价是不同的,需要多问一些商家,最后选择一家价格经济实惠的服务商对接。

我在网上浏览了多家第三方电子发票服务商提供的电子发票服务平台的服务方案,大致有单机开票、托管开票、扫码开票和扫码领票这几种方案。

我分别对几种方案提供的功能及不同功能适用的用户类型做了一下分析,供有需要采购第三方服务商电子发票平台服务的产品经理,参考购买那种方案的服务更加适合公司:

  1. 单机开票 :单机开票的功能是需要人工进行操作的,最后开具和交付的是电子发票。需要手工输入开票内容、手工输入消费者邮箱 / 手机号进行交付,单机开票对于开票量少的商家比较适用。
  2. 托管开票 :托管开票是企业将税控设备托管至电子发票服务平台托管中心,由电子发票服务商提供开票服务及运维,公司业务平台系统与电子发票服务商托管平台系统对接,由消费者填写发票信息,实现为消费者线上自动开具电子发票。托管开票对于开票需求量大的商家比较适用。
  3. 扫码开票 :有些电子发票服务商与微信 / 支付宝合作,商家提前使用微信 / 支付宝制作了开票的二维码,当消费者发生消费需要发票时,商家展示这张二维码让消费者使用微信或支付宝进行扫描,并填写和确认发票信息后点击开具,即可实现开票,开具好的发票放入消费者的微信卡包或支付宝发票管家中,用户可以随时进行领取和查看发票。扫码开票一般对于餐饮行业、停车场和商店超市比较适用。
  4. 扫码领票 :有些电子发票服务商与微信 / 支付宝合作,当消费者发生消费,线上付款交易完成后,订单页面会显示开票二维码,用户长按二维码选择扫描二维码后,发票信息会自动带出或消费者进行填写后。再次确认发票信息并获取电子发票,最后将电子发票领取到微信卡包或支付宝发票管家中,用户可以随时进行领取和查看发票。扫码领票对于公共服务行业比较适用。

公司选择电子发票服务商可以先从产品成熟、价格低、服务完善的公司进行筛选,再根据公司所处的行业和具体提供的业务选择具体的功能服务。

像51发票、easy API、发票通、发票儿 、金蝶发票云等等都是第三方电子发票服务平台的服务商,如果有需要的伙伴可以进入他们的官网询价参考。

总结

公司具体的电子发票解决方案,还是要根据公司所处的行业和自身的具体业务进行选择。找到既能满足为公司节省成本、避免让财务人员简单且繁琐的重复性劳动,又能满足让用户快速获取发票,开票不用排队的解决方案。

国家税务总局也制定了电子发票服务平台的技术标准和管理制度,文章下方的链接就是国税局发布的税总发〔2019〕84号文件“关于发布《企业自建和第三方电子发票服务平台建设标准规范》的通知”和《企业自建和第三方电子发票服务平台建设标准规范》,如果有需要可以点击链接中的文件和附件进行浏览参考。

http://www.chinatax.gov.cn/chinatax/n810341/n810755/c5136392/content.html

 

作者:财务产品人;公众号:财务产品人,我们一起交流

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