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从 0 到 1 搭建薪酬系统(OA 系统篇)

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不管是大公司还是小公司,都需要进行薪酬管理,而员工数量多的公司则需要搭建一个薪酬系统。本文从三个方面对如何搭建薪酬系统进行分析,希望对你有帮助。

今天是 OA 的第三篇,讲一下薪酬的搭建。

每个公司都有薪酬管理,简单的用 excel 表格维护就可以了,或者买一个也不是很贵。上了一定规模的公司,对员工的信息、薪酬信息管理更完善,就会出现自研薪酬系统。

员工薪酬管理,不仅仅是核算给员工发了多少工资,还有公司的薪酬体系搭建、员工成本管理,是公司管理的一部分。另外,薪酬核算涉及到考勤、补贴、提成、奖金等,包括个税计算等,也有一定的人工成本,自动计算薪酬,也能提升薪酬 HR 的工作效率。

总体来讲,薪酬分为 3 大模块:薪酬基础信息设置、薪酬核算、薪酬成本管理。我们针对每一部分进行拆分。

一、薪酬基础信息设置

薪酬的核算,会和工资、工作的时长(计薪天数+考勤)、社保公积金相关,需要提前设置好,需要计算的个税等才能顺利进行。我们分为工资录入、计薪日方案设置、参缴方案设置 3 个模块。

1. 工资录入

员工入职前,会通过入职审批,提前把员工薪酬自动录入系统。

因为薪酬是保密数据,所以用权限+信息加密的方式。有权限查看薪酬的,会收到查看薪酬的临时密码,查看无误后,薪酬查询密码失效。

2. 计薪日方案设置

员工在计薪日休假才会扣款。比如说员工请假周五到下周一,周六周日不算计薪日,所以考勤扣款只有周五和下周一。

所以 HR 要在HR 后台,设置每月的计薪工作日,员工入职后,默认有一个计薪日,确保考勤等信息无误。

3. 参缴方案设置

我们工资条上的社保费用,是通过“社保基础 * 缴纳比例”计算, 或企业按照固定缴纳金额给予缴纳。

此处要注意:

  1. 不同城市,社保公积金缴纳基数是不一样的;不同类型的员工,社保公积金基数也是不一样的,比如说实习生,是没有社保公积金的。
  2. 公积金每年 7 月份是要有一轮调整。
  3. 公积金有免税上限。比如说杭州地区免税上限是 3265,如果缴纳的公积金低于这个限制,是可以抵税的,超过这个数字,那多出的部分,还是要交税的。
  4. 有员工因入离职原因,社保公积金要支持补缴。

所以要根据以上情况,设计参缴方案:

  1. 可以设置多个参缴方案,并有一个默认方案。
  2. 社保参加方案,包含社保基数、缴纳比例,以及固定缴纳金额,当有固定缴纳金额时,计算时取固定金额。
  3. 参加方案会有调整,要有一个调整生效日期。
  4. 公积金要有免税上限金额。

4. 小结

员工入职后,薪酬已经录入,并初始化“默认计薪日”方案和“默认参缴”方案,薪酬 HR 无需其他操作,到月底薪酬结算日期,可以公式自动计算员工薪酬。

我们把薪酬计算分为 2 个模块:薪酬自动计算模块和核对模块。

二、薪酬自动计算

薪酬核算是方便薪酬 HR 核对结果,减少人工计算工作量,让薪酬 HR 了解每个关键节点的计算结果,保证薪酬的准确性。

薪酬自动计算公式相对复杂,我们分为:员工工资、社保公积金、考勤扣款、专项附加扣除、其他增发/减发、个税扣除、离职补偿 6 部分。

涉及到特殊薪酬计算的场景有:入职、离职、调薪。

1. 员工工资

基本是不变的,如果有调薪,则要记录调薪生效日期,因为考勤等计算,是需要休假当天的日薪情况来计算的。

2. 社保公积金

计算基本不变,不做重点说明,唯一要考虑的,是员工入职和离职当月,要不要给员工缴纳,需要增加一个「开始缴纳月份」和「结束缴纳月份」,在此范围内才参与薪酬计算。

考勤扣款常见考勤扣款有:病假、事假,按照计薪方案,统计扣款天数。

如果有入离职情况,还要增加“不足天数扣款”,员工离职要年假未休或假期透支情况,还需要增加“休假折回天数”。

注:不足天数,只会发生在有入离职的当月,记录员工当月未在岗的天数

简单的考勤扣款公式:考勤扣款=休假当天日薪 *(病假+事假+不足天数-休假折回天数)。

如果有调薪情况,公式就要拆开,按照不同薪酬阶段的日薪计算。

3. 专项附加扣除

这是个去年新增加项目,为人民减负。财务会每月从税务局下载一份员工专项扣除累计金额,薪酬 HR每个月导入即可。

4. 其他增发/减发

这些基本上是销售的提成、或者某月薪酬发放错误的补扣等,直接导入即可。

此处要注意,仅导入当月有效。

上面几项计算清楚,就有一个新公式:

应发工资 = 当月工资 +其他增发/减发 – 考勤扣款

当月工资:有入离职的,当月工资=日薪 * 计薪天数

5. 个税

个税比较麻烦,有 3 个公式才能得出,而且这 3 个公式和以上信息有直接关联,具体如下:

本月应缴个税= 全年累计应缴个税 – 累计已预扣预缴税额。

其中,全年累计应缴个税=全年累计应纳税所得额×预扣率-速算扣除数。

全年累计应税所得额 = 上月年累计应纳税所得额 + 应发工资 – 社保扣款 -(公积金扣款+公积金补缴)- 当月专项附加扣除合计 – 起征点,注意:

  1. 如果员工新入职或合同换公司,全年累计应税所得额=0
  2. 1 月份发12 月薪酬,全年累计应税所得额=0
  3. 公积金合计金额大于「公积金免税上限」,取上限金额

这个公式比较麻烦,核算的时候要特别注意,每个计算点都要单独拆出来。

6. 实发工资

实发工资=应发工资 – 社保扣款 – 公积金扣款 – 本月应缴纳个税。

还有一种情况,比如辞退,会有补充金,所以还有一个公式:

实发银行=实发工资+除劳动合同赔偿-解除劳动合同赔偿个税。

虽然每一步骤都有相应的公式,正常情况下,按照公式计算就能得到结果,但薪酬的特殊判断非常多,而且模块和模块之间数据关联更强。

三、薪酬核对

薪酬核对的目标,是找出有变动的薪酬,检查核对,如果有错误,支持薪酬 HR 进行调整。

我们把计算过程,通过页面展示出来,并且有变动的员工薪酬(如销售类,会每月有提成),重点标记让 HR 核对,这样薪酬 HR 的工作就由原来的薪酬计算,变为核算,减少工作量。

核对无误后,归档,给到财务发工资。

四、小结

薪酬管理,除了薪酬计算相关,还有薪酬体系相关的管理,包括员工成本管理、产品线分摊等,后续会更新到星球。

此次薪酬管理的产品过程中,得到的反思是,前期的产品定位很重要。系统的定位是帮助薪酬 HR 核对薪酬计算结果,而不是替代他的工作。如果从替代角度出发,那薪酬系统只需要导出月薪报表即可,但如果协助薪酬 HR 核对结果,那就要把计算过程等信息,都要展示出来。

方向偏了,再努力,结果都不会太好。

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#专栏作家#

司马特小队,公众号:司马特小分队,人人都是产品经理专栏作家。8年+互联网资深产品经验,多年B端产品管理经验。具有多个从0到1的大型B端产品的孵化、重构、迭代经验;主要教授产业互联网产品相关的硬核知识点。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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评论
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  1. 薪资模块确实可以划分成以上模块,不过真正去设计时发现细节会很多。对以上提到的几点简单说一下其他问题吧:
    1.整体设置:计薪周期、公司模板(自定义);
    2.员工薪资:预调整、月中调整;
    3.社保公积金:增减员、挂靠人员、补缴和滞纳金;
    4.增减项:津贴、补贴、奖金、绩效等关联和设置;
    5.个税:计税周期、劳务报酬;
    功能搭建的过程还是很复杂的,希望能继续看到楼主更多好文章!

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    1. 对,这些过程中,会遇到不少问题,让我做了很久的一个点,就是考勤数据核对。历史原因考勤的方案没有及时更新,导致薪酬计算过程异常的麻烦。我也写了这点,只是不放发出去,说写的缺乏深度思考。不过更新到我的公号里面了,可以关注查看更多文章

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  2. 牛逼

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    1. 可以关注「司马特小分队」,一起聊聊 OA 吧

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  3. 讲的不错

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    1. 可以关注「司马特小分队」,一起聊聊 OA 吧

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