手把手带你搭建个人工作、生活和知识管理系统

Han
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编辑导读:作为产品经理,要从日常问题中出发,去寻找解决方案。本文作者从产品经理角度,对个人工作生活和知识管理上遇到的问题进行了梳理分析搭建了一个管理系统,并对过程中存在的问题进行了总结,与大家分享。

系统只能存在于软硬件之中吗?在这篇文章中,笔者将以一个产品经理的角度,带着大家一块去搭建一个可以作用于个人工作和生活的管理系统。

下面,就请跟我一起踏上这条搭建之旅吧!

一、系统规划

1. 系统背景

搭建一个作用于工作、生活和学习的个人管理系统,用良好的时间管理作为系统接口,输入信息素材、待办事项和日程计划,维护系统良好运行并产出关键成果。

2. 系统目标

  1. 带着意向去生活,而不是被生活拎着走。
  2. 把重心放在最重要的事情上,而不是陷入琐事的泥沼不能自拔。
  3. 高效管理个人事务,平衡工作和生活,而不是被天天追债。

如果你有以上三个需求之一,就跟我一起来学习个人管理系统吧!

3. 系统架构图

这是我在动笔写本文前自己构思的一张图,它将成为我们的“建筑图纸”,我们将按照顺序一点一点去完成我们整个系统的搭建。

二、系统构建

1. 入参:信息收集和组织

(1)信息获取

我们每天都被大量的信息包围着,注意,我这里的用词是“信息”,而不是“知识”,因为知识是有组织的、逻辑性的、分门别类的, 换言之,被组织、加工、分类后的信息才能转化为知识。当然,这里的“加工”不是指篡改信息的真实性,而是信息被你的大脑解读后能够被你所理解和吸收。

信息的获取方式上,我在这里将它分为:有意识地获取和无意识地获取:

  • 有意识地获取:是指为了获取某一领域的信息,专门去搜集大量资料,去粗取精,留下对你而言最有价值的,再专门去研究它。这类获取具有主动性,也需要你在业余时间花功夫去辨别信息价值。
  • 无意识地获取:是指你漫无目的的浏览信息推送渠道,比如最常见的公众号、新闻资讯App等,这类信息获取是被动性的,因为是经过别人挑选和内容加工后推送到你眼前。

在获取信息的过程中,我们需要警惕一种“信息陷阱”,即如果你只关注自己感兴趣和认同的那部分信息,就要小心了,因为很可能在各类推荐算法的助攻下,你越来越只看见同类的“树木”,而很可能看不到整片“森林”,听不到全局的声音,这对培养独立客观的思维具有一定威胁性。

信息的获取途径上,我在这里将它分为:线上渠道和线下渠道。

线上渠道就有很多了,它的载体主要是App和网页,这个不用多说,大家都有自己喜欢和熟悉的新闻、读书和分享软件。

值得一提的线下渠道。这个比较依靠我们对周围的观察和交流。这里我介绍下平常我作为一个PM的习惯。

  • 观察法:这个对于内向的人来说比较适用,你只需要一双锐利的眼睛和不怕挨揍的心。比如,平时在地铁没事的时候我就会看看周围的人都在用什么App,再看看外表上他/她又是个怎样的人。
  • 交流法:这个通常需要你主动出击(如果你对知识的渴望超过了你面对他人的羞涩),主动约一些行业大牛或者敬佩的前后辈交流看法。但其实有时候也没那么难,或许你只需要从普通人入手打听到你不了解领域的“敲门砖”就行了。比如我在餐厅吃完饭,结账的时候一般会问下服务员餐厅收款管理客流使用的是什么系统,然后记下来,剩下的就去自己研究了。

(2)信息组织

1)分类收集,统一管理

信息组织通常是将信息加工(内化)为知识的第一步。在这里我将其定义为有目的、有计划地对多重信息进行聚合。

在信息组织上,我遵从的原则是:分类收集,统一管理。它的解释是:将各渠道收藏的信息统一导入到一处,并通过标签分组等方式进行管理。

这样做的好处有三:

  1. 统一你的信息库,避免信息分散和重复;
  2. 节省需要时你用于查找和筛选信息的时间;
  3. 便于制定计划去处理(吸收)这些信息。你知道的,曾经我们也是抱着一颗想学习的心,自从使用了收藏夹……

2)建造你的个人信息花园

这里我引入了“花园”的概念,就像我的公众号名字一样。它其实指的是你的知识储备中心或者是信息知识库,你可以用你喜欢的方式称呼它,比如“数据大脑”、“知识仓库”等,遵你所愿。

我喜欢用“花园”描述它,是因为在创建知识的过程中像极了照料一座花园,而这座花园的栽培者是你自己——谁也无法代替。这里我简单介绍下建造一座花园的基本步骤:

想象你要建造一个花园,信息是你的种子……

  1. 精心挑选要培育的种子。不要将时间浪费在无价值的信息上。
  2. 分类播撒,分开种植。有规划的园林花园都会提前规划好每种植物的分布区域。
  3. 定期浇水、铲土、施肥。不能种下种子后就置之不理。信息花园需要你常来(或有计划地)光顾。
  4. 清理成长中的残枝败叶。当信息变得不再对你有价值后,就及时清理。
  5. 采摘果实。当针对某垂直领域收集到足够多的信息后,信息花园已经开花结果,这时候要对果实及时采摘——且采摘任务只能由你完成——才能变为自己的成果,将信息花园升级成知识花园

注:“知识花园”这个概念非常有意思,我将在后续发布的文章中来专门介绍它。

2. 接口:预期管理和时间管理

(1)用OKR做好预期管理

OKR这个概念,很多朋友应该都不会陌生。它是一个风靡全球的目标管理工具,也被很多大厂用于企业管理和绩效目标设定。如果也不熟悉也没有关系,我这里快速介绍下它的定义。

  • O —— Objective,目标。在可行的时间内,我们想做什么?(这个可以是定性的
  • KR —— Key Results,关键成果。我们如何知道自己达成了目标?(这个需要是定量的,能够让你完成时有个衡量和评估标准。)

按照以上特征,我们可以尝试写出一个工作OKR,举个栗子:

Objective:在一个季度内提高产品思维能力

Key Results:

  1. 读完5本产品类书籍,并用自己的语言总结一套产品方法论。
  2. 与身边2位优秀产品经理交流学习,总结自己的收获并做1次小组分享。
  3. 为业务设计的系统方案,业务评价满意率达到85%以上。

然而OKR只能用于工作吗?非也,事实上,我们在完全可以在生活中也去使用它,下面再举个栗子:

Objective:在两个月内提高身体素质。

Key Results:

  1. 每周累计跑步10公里。
  2. 将每月吃油炸油腻食物的次数控制在≤3次。
  3. 每天23:30准时睡觉,每周熬夜次数≤2次。

关于OKR,就暂时介绍到这里,市面上有不少关于它的书,有兴趣的读者可以继续去找来读读。此时,我们已经开始对自己的工作、生活有了一个具有时效性的预期,为了优雅的完成它,我们离不开一个技能——时间管理。

(2)用效率清单做好时间管理

我个人目前的时间管理方法参照了三本书籍,分别是:

  1. 《时间管理:如何充分利用你的24小时》(吉姆·兰德尔)
  2. 《子弹笔记》(赖德·卡罗尔)
  3. 《创造时间:专注于每天最重要的事》(杰克·纳普&约翰·泽拉茨基)。

我总结了其中对我有价值的模型和观点(Points),也是我目前正在使用的。

1)四象限分类法

“你的 80%的成就来自于你 20%的行为”。——《时间管理:如何充分利用你的24小时》(吉姆·兰德尔)

将每件事按照以上方式分出优先级:

  • 重要且紧急:不用废话,最高优先级,赶紧做。
  • 紧急但不重要:私以为这类事情是里面中最难安排的,因为需要些技巧,也跟催你的人是否重要有关。我的建议是,如果对方确实很紧迫的需要,且任务能够在短期内(比如1小时)完成,那么就放到第2优先级去做吧。否则,我会在对方要求的期限内,处理完手头更重要的工作后,再去完成它。
  • 重要不紧急:这类事情看起来好像不那么着急,但请确保你一定要留意它,并将进度控制在可控范围内。不要因为“不紧急”这点而在前期怠慢它,如果你不想花了很多时间却效果甚微的话。这类事情需要你定期跟进和Review(下文我会介绍一些可用的工具),我个人是倾向于做事先紧后松的。
  • 不重要不紧急:这个不用多说,你懂的。但注意如果是工作的事情,都该有个期限和反馈。凡事有交代,事事有回音会让你给别人的感觉更靠谱些。

2)子弹笔记法

该方法方法来源于《子弹笔记》(赖德·卡罗尔),以下是使用介绍。

准备一支笔和你喜欢的笔记本。在每日的开始时间,写下当天主动或被动接收的事项,写法是:

  1. 简明扼要(一句话概述要点)
  2. 客观记录事实,尽量不带主观的感情色彩。
  3. 按照以下类别给笔记分类:
  • 你需要做的事情——任务(Task),文字前用“·”符号表示。做完后,就可以把“·”变为“√”。
  • 你的经历——事件(Event),文字前用“○”符号表示。
  • 你不想遗忘的信息——笔记(Note),文字前用“-”符号表示。如果后续再看发现已经变得不再重要,将“-”延长划掉就可。

这样,你就用最简单快速的方法记下了你的任务事项,不至于一团乱麻。你的时间流逝变得有迹可循。而且,用纸笔记录的一个好处是,你不用受电子设备的干扰,而是可以专心地沉浸在动笔写下的每个时刻。

这样就完事了吗?Of course Not,你知道,单纯的记录只能让未来的你窥探当初到底做了什么,而要从每件事中学会成长,那么一定需要你主动反思,汲取每件事的“剩余价值”。

反思时,回答自己三个问题:

  1. 为什么这件事至关重要?
  2. 为什么我要做这件事?
  3. 为什么要优先做这件事?

总而言之,就是每日记录,每周回顾,定期反思。

3)抓住每天最重要的事

该方法来源于《创造时间:专注于每天最重要的事》(杰克·纳普&约翰·泽拉茨基),这本书提出了一个“或办清单”的概念,是指你每天的事情不一定都是要做完的“待办事项”,你要从中抓住其中最重要的一件完成。具体做法是:

  1. 列出你你所有可能要完成的“或办清单”。
  2. 找出其中最重要的1~2项,要有取舍,最好不要超过2个,你也知道人的一天当中精力是有限的。
  3. 将每重点项排进当天的日程表,以最高优级目标安排时间和聚焦精力去完成它。

3. 基础模块:待办事项&日程计划&总结Review

再回到我们一开始的那张图:

这时候我们的系统建设已经进行到一半了。剩下的工程我们还需要搭建一个重要框架,我将其分为三个功能模块:待办事项、日程规划和总结Review。

  • 待办事项:用于处理工作、生活中的短期任务或事项。它的特征在于完成时间可以控制在1~2天内,而且有轻重缓急之分。
  • 日程规划:用于制定工作、生活中的长期规划和目标。它的特征在于需要长期跟进,并要定期把握进展和整体方向。这里我推荐使用下图的拆分方式,将长期目标拆解为一个个小目标和短期任务,小步快跑,逐个击破。
  • 总结Review:总结、反思这段时间的投入和产出成果,设法改善效率,修正方向。这里我用那句广为人知的话来概述:不要因为我们走得太远,而忘记当初为什么出发。

4. 出参:输出个人知识观点

正如我在篇头强调的那点:加工和内化后的信息才能成为知识。

关于输出和分享个人知识,也是我创建“涵的数字花园”公众号的初衷,这一部分我会单独出几篇文章,并说说为什么我的花园是叫“数字花园”。

三、上线测试与迭代

到这里,概念部分就全部介绍完了。但我们知道,纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。如果没有将对工作、生活、知识的管理理念运用到实践中,那么再好的理念也只是空中阁楼。因此,我专门出了这部分内容,以我自身的真实案例,带领大家真正运用起来~

1. 挑选测试工具

至此,系统的框架我们已经设计完毕并搭建起来了。但是没有投入到实践中检验的系统,产品设计的再好也只是纸老虎。现在,我就带着大家将系统正式上线测试!

首先,工欲善其事,必先利其器。不论是信息管理、时间管理还是事项管理,我们需要借助工具让其事半功倍。下面我介绍自己常用的一些工具软件,大家按需取用,找到适合自己的就好。

(1)信息收集和组织

印象笔记/有道云笔记:这两款大概是国内最为人知的两款笔记应用吧,功能都很强大,能够一键剪藏微信、微博、网页的文章,并且移动端/PC端实时同步。大家看个人喜好选一款就好。

(2)时间管理

  • 时间记录/爱时间:随时随地记录当前时间在所投入事项上的流逝,适用于事中记录,需要手动点击开始和停止,所以一开始需要习惯一下。
  • 块时间:如果你总是在使用时间记录App中忘记点击开始和停止,那么可以尝试下这款应用,这是一款偏事后记录的时间应用,你可以直观的看到一天各时段的用时情况。

使用时间管理应用,我的建议是在精不在多,这体现在两个方面:一是试用后选一个最贴合自己使用习惯的App固定下来记录就好;二是记录的事项最好是可控的,我一般不会特意记录固定化的用时,比如睡觉,因为睡眠的时间会占据我每天时间记录的no.1,其他事项用时占比的呈现会相应不那么直观,反而影响我对它们用时的分析。

(3)待办事项&日程计划

  • Teambition:阿里巴巴旗下团队出品的一款工作&学习管理软件。也是我目前最常用的,日历功能很赞,适用于工作和生活中的大小事项,还可以创建个人项目(读书、观影清单等),移动端/PC端同步。
  • 时光序:提醒功能强大,我会用它记录一些当天需要强提醒的任务,移动端/PC端同步,适合创建短期待办事项,暂不支持周期≥2天的跨天任务。
  • Notion:国外很受欢迎的一款在线文档应用,表格功能强大又美观,用来记录工作和生活事项或计划都没问题,缺点是需要翻墙使用,目前只有英文版。
  • Trello:国外的一款任务清单应用,2017年被大名鼎鼎的Atlassian软件厂商收购。界面比较美观,适合创建生活任务(如读书/旅行/观影记录等)。缺点是无提醒、国内无移动端。

(4)总结Review/个人知识管理

  • 石墨文档/腾讯文档:大概是国内受众最广的两款在线文档了,两者都可以实时保存文字数据,哪怕电脑死机也不怕了。使用体验上两者略有差异,大家根据个人喜好选择即可。移动端/PC端同步。
  • Confluence:知名管理软件工具供应商Atlassian出品的企业协作wiki,也是目前市面上最好用的wiki工具之一。缺点是只有PC端,且免费个人版分享出去的链接没有权限控制…
  • Notion:上文已经介绍过,笔记功能同样强大丰富,可与Confluence媲美。
  • One Note:值得一提的是微软出品的One Note,宝藏笔记软件,真的蛮好用的,它就像一个笔记夹子,满足你写写画画的需求,移动端/PC端同步。

对于工具的使用,是为了节省我们记录的时间并能够长期保留,如果它让你分心去做手头的事就有点得不偿失了。而且第一次使用一款工具通常需要一个磨合期,我的建议是大家选一个最贴合自己使用习惯的,然后固定下来,不要让操作花费你太多时间。

2. 反馈与迭代

有了工具的助力,到这里,我们的系统就可以正式上线运行了。通过我前文的介绍,希望你可以做到:

  • 通过对信息的收集和组织,让自己的信息花园变得丰富有序,作为花园主人你清楚各种花的种植位置;
  • 通过使用OKR管理预期,你有了工作和生活中的长短期目标,不再漫无目的;
  • 通过对时间的记录,让你对自己每项事情的用时花费有了了解,并能掌握自己一天/周中效率最高或者最不受打扰的时段。
  • 通过对任务事项、日程计划的记录,你井井有条地管理手头的各种事项,工作和生活不再一团乱麻;并且通过优先级分类,将时间投入到完成最重要的事情。
  • 通过总结Review,你修正自己的方向和行为,带着自己的意向去工作和生活。

系统的上线并不意味着工程的结束。任何系统都是在迭代中不断完善的。我们建成了系统的V1.0版本,接下来我们要在时间的检验中不断去迭代它,迭代它的过程中,其实是在迭代你自己。

我建议大家对自身形成一项反馈体系,即:根据自己适应的节奏,以日/周/月为维度,将上一日/周/月收获的好习惯、好经验投入运行到下一日/周/月里,不断形成正反馈。

我在这里再引入介绍一种“PDCA循环”,它是质量管理领域的一个出色概念模型,有兴趣的同学可以继续去了解一下。这里我简单普及下基础应用:

  • Plan:计划,制定目标和计划。
  • Do:执行,根据已知的信息,执行计划内容,测试结果。
  • Check:检查,分析和确定成果,好的总结经验,不尽人意的找出问题所在。
  • Act:处理,根据Check的结果,采取相应措施和行动,好的巩固,差的加强。

3. 我的系统实践

笔者在这部分介绍下自己对系统的使用,好让大家读完本文后有个直观的感受,希望能起到抛砖引玉的作用。

(1)每日管理

时间:每日清晨和睡前。

步骤:

  1. 一日开始的清晨,用子弹笔记法写下当日要完成的所有任务、安排、不想遗忘的信息等。
  2. 根据重要度(重要且紧急/重要不紧急/不重要紧急/不重要不紧急)给每项任务划分优先级(P0→P3),并圈出当日最重要的1~2件(给定事项的数量≤2)。
  3. 打开Teambition(后来我直接设置成浏览器首页了)的周日历视图,规划当天的工作安排,并将最重要的1~2件任务排入当天最不被打扰的时间里,剩下的时间分布其余事项。
  4. 开始一天工作,并在各时段(比如1~2小时)结束后在Teambition上更新时间投入和事件进展,同时划掉完成的任务,记录突发事项时间的占用、临时接到的工作需求等,直到一天结束。
  5. Review当日成果及进展:按照PDCA循环写下当天重要的事项、分析、感想和改进方式,我个人比较喜欢用笔书写。
  6. 如果有不能当日完成的事项,我会再用子弹笔记法全部罗列出来,重要事项会直接排入到第二天的日程,这样一切有了着落,我也知道在什么时候要完成什么任务,睡觉也更踏实了。

(2)每月管理

  1. 在每月第一日,我习惯对上个月的重要事项和对整体感受做一个回顾,并写下当月的展望(我给它取了个名叫“每月季语”,哈哈)。这个基本上是按照我的心情来叙述的,算是生活随笔,比较轻松随意。
  2. 接着,我会根据当月展望与实际情况,制定本月的个人OKR,主要围绕工作、读书、生活三个方面。这个就完全按照我前文介绍的OKR写法来写的,这样月底结束也能够进行评估。
  3. 每周结束后,我会Review一遍当月的OKR,如果有需要临时调整的我会进行修正,把控整体方向和进度。
  4. 在每个月进行期间,我会把一些需要长期跟进的项目用Teambition的月日历功能记录下来,并设定里程碑和重要节点,这能够让我随时一目了解什么时候需要自己或他人交付什么结果。

(3)学习/读书/生活管理

这些都是需要长期管理的,我对其的实现要求也不一,所以我对其使用的软件也不尽相同。

学习方面,这块是我实现要求最高的模块,我追求清晰、详实、全面的记录,需要展示和管理的字段比较多,所以我用了在线表格的形式去管理。效果图↓↓

读书方面,这块主要是满足个人的兴趣爱好,要求上没有那学习上那么严,时间期限也放得更宽一些,我能够简单记录当前想读、在读、读过的书籍就可以了,我使用的是Teambition的项目功能做的记录。效果图↓↓

在观影上,这块比较休闲轻松,我喜欢用Trello记录想看的电影/纪录片,因为它的界面比较清新活泼,我看着比较喜欢,哈哈。效果图↓↓

至此,关于搭建个人工作、生活和知识管理的系统就已经全部介绍完了。

 

作者:Han,经济学类出身的2年半PM,目前专注于后台系统设计。个人公众号:涵的数字花园。

本文由 @Han 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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评论
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  1. 哈哈,打算试试作者的管理体系,感谢

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    1. 谢谢这位诗人~哈哈,欢迎分享后续感悟~

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