后台系统:库存管理系统(2)

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上一篇文章,整体介绍了仓库管理系统的设计要点及所包含的模块,而现在这篇文章,将从实际设计出发,详述设计流程。

之前有说到过,入库主要包括:采购、调拨、退货入库,而出库包括销售、调拨出库。以下以入库为例,详细介绍在设计中各流程的状态以及所需的信息。

一、采购

1、状态

采购主要分为三个阶段,提交前、提交后、收货。而每个阶段,都需要展示各自对应的状态,以便于相关人员及时监控和追踪。

提交前:填写一个采购申请,通常都会包含很多商品,若填写了又暂时不想提交,那就需要提供一个仅保存的功能,仓管员可以下次再进行编辑然后再提交;

提交申请/审核阶段:基本上企业的仓库都会有很多个,而采购通常都是集采,统一由专门的部门或人员负责。所以每个仓库的负责人提交采购需求后,可能会存在一个审核的过程,审核通过后,采购员才会向供应商发起采购。需要注意的点如下所示:

  • 需要考虑不同角色之间的权限,比如申请人和审核人之间的权限及页面区别。仓库和采购又是否在同一个系统中,若不是,系统之间需要进行哪些数据交互和传递;
  • 采购员提交申请后,是否需要做消息通知,提醒审核人员及时审核,或者是否需要在页面上直接展示审核人的联系方式,若是比较着急的采购单,是否可以直接联系审核人员;
  • 申请被拒绝时,是否需要提供一个重新申请的入口;
  • 在审核过程中,审核人员需要填写哪些值,又有哪些值是可以修改的,修改后,又有哪些值需要返回给申请人员看到的;

等待收货:该状态下,是否允许退货,以及是否需要物流信息,视需求而定;

确认收货:到货后,需要确认收货,确认后才代表该采购完成。

  • 分批收货:在填写采购单的时候,可能填写了很多商品,数量也会比较多,但在实际送货中,可能会分开来送货,这就需要支持分批进行收货了;
  • 未到货/缺货:在收货时,可能会出现某种商品少了一些,这就需要在收货时进行标记,以便继续追踪。此时,需要考虑实际业务操作中可能存在的操作,例如下次补齐还是直接退款,或者是其他的什么情况。无论是进行哪种操作,都需要有操作记录或说明,以便于财务对账;
  • 附件信息:在收货时,考虑是否需要上传一些单据图片作为收货凭证。(视相关部门需求而定)

2、详细信息

是指采购单上需要展示的信息,主要包括商品信息、相关人员、以及所需编号。(视业务而定)

二、调拨入库

1、状态

具体会存在哪些状态,还要看哪个仓库为发起方。

  • 发起方为收货仓库:则与上述采购流程相似,依然需要审核、收货等状态;
  • 发起方为派货仓库:则入库仓库只需要直接等待收货即可,无需显示收货前的状态;

2、详细信息

除了采购提到的信息外,还需要标明派货仓库。

三、退货入库

1、状态

一般情况下,该种情况都是购买方发起的退货申请,而在仓库管理系统中,我们只需要能够监控到是否已发货、等待收货即可。

2、详细信息

主要包括销售订单信息、相关时间信息、退货退款信息。

补充:

在实际的仓库管理系统中,不同的企业会有不同的业务流程,那系统也就会随之而改变了。

  • 采购方式一:设置一个大库作为备货仓库(无论是实体库还是虚拟库。当然,考虑到物流成本,一般货不会先运到实体大库,而是只设置一个虚拟仓库用于管理备货仓库的库存,当地方库需要货时,直接从供应商处发货),当各地的小仓库需要货品时,直接从备货仓库拿货(这里说的拿货仅限于库存上的增减)。这样的话,从供应商采购何种商品以及采购多少数量就全部由大库的管理员负责了,地方仓库负责人只需要提交需求即可;
  • 采购方式二:无备货大库,当地方仓库提交需求时,采购人员再像供应商下订单去采购。

两种方式的区别就在于是否需要事先向供应商下单采购好货品。当然,对于地方仓库负责人而言,两种方式在操作上并没有太大的区别。

此外,很多企业不仅仅有用于零售的仓库,还有专门用于批量售卖的仓库。可能有的会合并起来一起管理,有的则会专门区分开来。还有就是如何处理临期、赠品等特殊货品,也是需要考虑的。

总之,系统功能和流程如何,都需要根据业务流程来决定。

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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