需求分析师如何撰写需求规格说明书?

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本文将分享一般的需求说明书该如何撰写,有哪些格式,需要注意什么等方面,力求使需求说明书看起来规范、专业。enjoy~

需求分析师的一个主要工作就是写需求说明书。

国内对于需求说明书的格式并没有一套标准规范,每家公司有每家公司自己的需求说明书格式,在我从事的三家公司,我写过三种格式不同的需求说明书,这样造成的一个后果就是因为没有一套标准格式的需求说明书,假如去其他公司的话,又得抛弃原有的书写格式,重新习惯其他公司的需求说明书格式。

这样,对于一个有经验的需求分析师而言,在书写需求说明书这块,他就会和新人没有什么差别,无优势可言。

只有不断的总结,才能进步。

本文将分享一般的需求说明书该如何撰写,有哪些格式,需要注意什么等方面,力求使需求说明书看起来规范、专业。

一、文档结构

1. 首页

先说需求说明书的首页,首页展示本公司的基本信息、需求说明书的标题,如XX产品需求规格说明书,和文档编号、编写人、模块名称、部门、保密等级、日期、版权说明等。

2. 修订页

修订页的作用是记录需求说明书版本的变更,在跟客户沟通需求的时候,需求可能会变更,每一次修订,都需记录下来,作为留痕。

修订页展示的内容包括编号、章节名称、修订内容简述、修订日期、修订前版本号、修订后版本号、修订人、批准人。

3. 目录

目录即是需求说明书正文的内容,包含了引言、项目概述、业务需求、附录。

(1)引言:展示编写目的、范围、定义和参考资料。

  • 编写目的:说明编写这份软件需求说明书的目的,指出预期的读者范围。
  • 范围:待开发的软件系统的名称;说明软件将干什么,如果需要的话,还要说明软件产品不干什么;描述所说明的软件的应用,尽可能精确地描述所有相关的利益、目的、以及最终目标。
  • 定义:列出本文件中用到的专门术语的定义和缩写词的原词组。

(2)项目描述:如果是项目需求,简要描述一下项目的概况,如项目的背景,项目的周期等等。

  • 产品描述:叙述该项软件开发的意图、应用目标、作用范围以及其他应向读者说明的有关该软件开发的背景材料。如果开发的系统与其他系统有对接,则还应该本系统与其他系统之间的关系,用方框图表示。
  • 产品功能:系统包含的模块,并简要描述下各模块的功能。描述产品功能模块的作用是将系统的范围定义清楚,一共有多少个模块,以便甲乙两方明确本次项目的边界。

(3)业务需求:用户提出的需求

  • 功能介绍:描述功能要达到的目标、所彩的方法和技术,还应清楚说明功能意图的由来和背景。
  • 流程图:如果涉及到流程,除了文字以外,还需附上流程图
  • 数据项描述:展示字段、字段类型(文本、日期、数值、枚举值等)、数据来源、备注,开发看到数据项描述能定义数据库表中的字段。
  • 界面展示:原型图输出,用原型图方式呈现文字描述的功能,每张原型图下面可以备注功能的路径,以便开发明白该原型图在哪个模块的哪个菜单。

(4)附录:对一个实际的需求规格说明来说,若有必要应该编写附录。

附录包括有助于理解需求说明的背景信息、用户历史、背景、经历和操作特点、原始需求、需求调研记录等等。需要注意的是当包括附录时,需求说明必须明确地说明附录只作为参考,不作为正式的需求。

因为有时候一些原始需求,在需求沟通过程或者其他原因,可能会不做,原始的需求和正式要开发的需求不一定是相同的,所以要用文字说明附录不作为正式开发的需求,也不作为验收的标准。

最后,如果需求说明书需要用户签名,还需在后面写上用户公司名称、日期,以及本公司名称和日期。

以上是文档结构部分,为了使一份需求说明书看起来专业,还需注意细节部分。

二、文档细节

  1. 页眉页脚: 页眉注明是XX公司的需求说明书;页脚要编写页码,如第几页,但是首页不要页眉页脚。
  2. 字体字号:正文的字体建议用宋体,字号用5号。需求说明书不要出现3种字体。
  3. 行距:1.5倍行距

需求说明书可以向开发和用户展现需求分析师的实力,专业的需求说明书能体现需求分析师的专业水平,可以说需求说明书是需求分析师的一件“外衣”,专业的需求分析师写出的需求不仅是用户开发能看懂,而且整篇文档的结构完整,细节也相当注意。

 

作者:Vi-Vi-Fu,微博@风将信至,杭州某金融软件公司需求分析师,负责过证券公司信用风险管理项目的需求分析。

本文由 @Vi-Vi-Fu 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自StockSnap.io,基于 CC0 协议

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评论
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  1. 需求调研报告、需求分析说明书、产品需求说明书、需求规格说明书;这几个有什么区别,受众对象,侧重点
    我已经懵逼了,大神求指导

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    1. 我也想知道

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  2. 这篇文章写的是给客户看的需求说明书吧????不怎么会写,怎么练?

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  3. 这个是需求分析报告还是需求说明书??

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  4. 需求规格说明书要写风险吗

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    1. 有的需要,说明下约束条件

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  5. 不知道大佬有没有模板啊,可以套着写给开发看,我现在应公司要求写需求卡片,总感觉格式架构太差

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    1. 每个公司的模板都不一样,建议最好不要套着用,会水土不服

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  6. 文档的架构上产品功能和业务分析这两个模块的顺序感觉怪怪的,产品功能应该是分析后得出的系统有哪些功能模块,不应该是先分析业务流程然后再得出有哪些模块

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    1. 写法上是总体概述-详细描述,就像新闻,倒金字塔写法

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  7. 要是能配上案例就更完美了

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    1. 涉及到客户公司的信息,就不方便公开了

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  8. 问个问题 ba不懂技术实现方案的 ,需求规格说明书中是否需要详细列明技术方案??

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    1. 需求说明书分为给客户的需求说明书和给开发的,如果懂技术的话,在给开发的说明书可以写下。

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  9. 需求文档格式大同小异。

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    1. 看你写的是给谁看的,给客户看的,和给开发看的差别还是挺大的

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  10. 开发转产品,没有相关经验,简历怎么写?大佬求教,wx:hyw123456520

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    1. 开发转产品很有优势,产品挺注重逻辑思维能力的,可以突出这块

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    2. 嗯嗯,好的,谢谢

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  11. 然而兢兢业业自认为写的很完美的需求规格说明书后作为产出介质交给开发人员,开发人员根本不认真看,遇到需求问题会直接问产品经理XXX的需求是什么意思,这个为什么这样做。然而因为是同事关系,又不能直接怼回去说你自己去好好看看需求规格说明书!然而只能认认真真为开发讲解。。。。。 要说需求规格说明书存在的意义就是当产品经理换人或者对需求规定不是很清楚的时候,就需要根据需求规格说明书来进行工作,毕竟需求规格说明书是几个经理进行需求评审后产出的。

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    1. 别人看不看是别人的事情,你写的好不好是自己的事情,况且需求说明书不止给开发看,也要给客户看的。

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    2. 说出心声呐呐

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    3. 不过还有一个好处,就是当开发做出来的东西跟你的需求有差异,并且赖账说是你的锅的时候可以甩过去打脸 :smile:

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