交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

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近期各大具有ToB能力的企业,都在在线协同办公领域发现了新的契机,在没有形成一家独大的时候,入局者纷纷投入人力对协同办公产品进行研究和分析,寻求破局之术。笔者针对协同办公-在线文档这一细分领域产品进行交互层面的解构分析,研究各类竞品的设计“套路”,借以思考在线办公产品的设计思路与创新方法。

协同办公类产品,按照产品功能细分,可分为企业沟通协同类、文档协作类与项目管理类三类,不同类型下的典型产品分类如下:

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

文章重点针对企业沟通协同类产品进行分析,主要包括Lark(飞书)、钉钉、企业微信与TIM四款竞品。研究内容更加侧重于交互层面,从功能架构、文档管理、团队协作三个方面展开。

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

一、功能架构

1. 功能架构方式梳理

首先从理性的角度分析,通过信息架构的梳理展示可以更加直观看到产品的逻辑层级关系。

Lark:

客户端集成功能入口,主界面支持展示文档列表;边界操作需新开Web端页面支持;Web页面主要支持编辑操作,不涉及分档分类等其他功能。

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钉钉:

客户端集成功能入口,主界面支持展示文档列表,编辑功能为客户端新开窗口进行编辑;“知识库”包含完整的功能结构,在当前客户端无法兼容,在客户端中仅作为入口展示,点击后“知识库”tab后调起新的URL页面,在新页面中能看到,钉钉的“知识库”本身已具备一个完整的Web端产品功能架构。

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企业微信:

功能架构之间的联系比较特殊,两个核心的应用“微文档”“微盘”点击后都是以独立的应用安装存在的。两个应用与企业微信本身有父子关系,但是在应用程序中可以看到是三个独立的APP。

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交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

TIM:

客户端集成腾讯文档与云文件入口,其中腾讯文档点击后直接调起Web端功能页面,包含腾讯文档完整的功能;微云应用点击后调起独立的窗口展示完整功能。

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小结:

客户端主要作为功能入口聚合及文档列表展示页面;具体的编辑或者更多功能,一般都需要打开独立的窗口或者Web端去完成操作,客户端无法承载过多操作。

功能实现形式不定,Web、相对独立的APP或者独立窗口展示,各种产品形态均支持,大概率依赖技术实现成本。

2. 功能架构分析

不落俗套,还是要针对每个产品核心页面布局形式展开设计分析。

Lark:文档协同和文档存储相互结合,侧导航包含所有功能入口,包括主页、我的空间、共享空间、收藏和回收站。默认定位在“主页”,显示最近使用过的文档内容与上传和新建两个功能入口。主页页面内容较少,支持列表与宫格样式查看,信息清晰度高。

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钉钉:左侧“文档“导航入口下,聚合了首页、钉盘、知识库、我的工作空间、全员共享空间、群文件、共享空间7个标签,其中钉盘支持个人和公共空间切换操作;在逻辑上将群文件、云文档在二级标签导航在全部展示,简单粗暴地解决群文件和云文件的共存问题,但是在功能区域划分用户的理解成本较高。

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企业微信:微文档使用平铺样式展示功能内容与文件列表,层级扁平化;微盘使用侧导航样式,二者功能实现不统一,结构逻辑差异较大。

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TIM:顶导航与左侧导航样式,顶部标题导航为全局功能导航,侧导航为文档功能二级导航;创建入口在侧导航位置,全局通用,优先级较高。文档各入口主界面主要显示文档信息页面清晰度较高,顶部面包屑导航显示,对于多文件、多层级处理方式较为简单。

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小结:

功能架构主要能够直观看到产品功能的层级深度以及功能复杂程度。其中TIM的层级轻量化最低,Lark、钉钉的层级功能相对完整,企业微信中通过腾讯文档和微盘两方面实现。竞品之间在文档的管理和查看上功能比较通用,差异化在于对云文件或者用户个人空间管理的方式。

二、文档管理功能

主要从文档创建、编辑、查看、存储几个核心功能进行交互层内容分析。

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

1. 创建文档——创建/上传功能

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

Lark:新建与上传分开两个入口;新建文档后,打开Web端页新页面。页面首次进入内容为空,便于用户更加专注于当前的创建、输入操作,更多编辑功能、入口隐藏,用户需要点击查看更多功能,需要极大学习与熟悉成本。

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钉钉:新建如上传聚合为一个入口;新建文档后打开一个新窗口,页面布局同office产品基本一致,用户学习成本低。

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企业微信:顶部为上传区域,无上传入口,用户可点击具体类型入口创建文档;新建新建的文档内容与office软件界面类似,仅露出一行工具栏,功能相对office更加简化,减少信息干扰。

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TIM:新建与上传入口聚合,各个文档类型下支持空白与模板选择两种,不需要进入流程选择;信件后打开腾讯文档页面,布局与office软件界面相似,顶部功能入口导航,下方为一行工具栏。

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小结:

新建功能流程实际上存在两个思路:一是“选择文档类型-选择模板-进入文档”;二是“新建空白文档-选择模板样式”。

四类产品基本上均是第一类流程,其中Lark、钉钉与TIM均是在入口优先选择文档类型,进入流程后选择模板样式;腾讯文档则是既包含了入口,有外露了模板样式,在一定程度上缩短的用户的创建路径。

2. 查看文档

Lark:点击列表内查看文章,支持多开窗口同时查看多个文档详情,互不干扰。

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钉钉:进入编辑查看流程需要操作成本,鼠标在列表内容Hover出现编辑入口,用户点击进入编辑流程。

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企业微信:双击打开文档,调用本地应用打开。

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TIM:支持直接在线编辑,本地你文档直接打开文件,微云文件打开微云。

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小结:

文档查看与编辑是在写协同工具的核心功能之一。文档查看与编辑形式各个软件实现方式不同。本地文档打开与云文档形式打开决定了是否支持在线协同编辑功能,云端文档编辑是通用功能,页面使用自身独立的应用显示。应用是否需要支持本地文档支持快速、稳定地编辑展开,与用户的实际使用场景相关,但是无法做到在线协同效果。

3. 文档存储管理

文档管理的价值主要在于对文档进行分类管理和自定义管理,方便文档的获取。从下表中可以看到,Lark文件管理重在文件的分类和快捷查看,钉钉偏重文件渠道分类管理,搭建知识管理平台企业微信和TIM的文件管理,借助盘来实现。

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Lark:主页、我的空间、共享空间、收藏和回收站中都支持对文档的管理功能,展示最近使用过的文档和文件夹;文档管理核心功能包括“添加至快速访问”“自定义文件夹”“设置为云文档”,其中前两项为云文档功能内生效,便于用户快速搜索命中,缩短搜索路径;第三项“设置为云文档”入口在会话页面,可将消息文件立即设置为云文档格式,随后可在云文档功能中直接调用,省略用户下载后再次上传到云端的操作,简化行为提升效率。

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钉钉:首页、钉盘、知识库、我的工作空间、全员共享空间、群文件共享空间支持对文档的基础管理功能;其中知识库为独立功能窗口,创建的文档与云文档内容不共通;便签具有快捷记录和提醒功能,在首页顶部强化露出,提升提醒与查看便签的优先级;便签核心管理方式为手动添加与消息标记为便签两种,其中将消息标记为便签功能打通了会话与文档功能的联系,通过便签可以将会话内容已便签形式存储于文档中,文档中的便签可实时调起并定位置会话窗口位置。

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

企业微信:最近、我的文件、共享空间支持基础的文档管理功能;支持通过创建个人空间来管理文档与成员;微盘左侧导航较为简洁,预留更多空间展示用户创建的空间列表内容;右侧查看面板支持多层级管理,用户可纵向创建多层级文件夹进行管理。

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

TIM:支持通过创建文件夹管理来自会话窗口的文档与手动新建的云文档;承担文档核心存储与管理区域的右侧面板中,文件夹进行分类优先级较高,在一级页不会露出具体的文档内容;来自会话窗口保存的云文档默认进入“未分类”文件夹。

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

小结:

文档在云端的存储和管理能力在页面结构上会直观显示出来,一般区分私密的个人内容与支持分享的共享空间两类;用户的文档管理行为更加注重高效,内容展示基本上均优选列表显示,支持切换至宫格卡片样式,与用户的核心诉求和长期积累的Office软件使用习惯一致;存在差异化的地方在于,钉钉在这里又细分了全员共享和群文件共享两类,再加上知识库一个独立的功能模块,在结构和逻辑上更加复杂,用户的使用成本也较高。

三、团队协作

协作功能是在线文档办公场景的主要发力点之一,协作的关键在于触达门槛和产品内的互动两方面。

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

1. 会话文件管理

Lark:

会话窗口底部功能区露出云文档发送入口,会话列表中的文件,支持直接保存到云文档功能,对于word、pptx、excel类型文件支持直接跳转到在线文档进行编辑的快捷操作,云文档支持群内容设置成员权限功能。

会话窗口右侧查看入口可筛选查看会话中的云文档,点击后可定位至会话位置,支持搜索个人云文档内容;有效打通会话、云文之间的行为联动。

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

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钉钉:

从会话窗口功能区可调起发文件入口,支持发送文件/文件夹与钉盘文件,会话中的文件,word、pptx、Excel支持预览与在线编辑功能,其他如PDF、视频、图片等类型支持预览功能,不支持预览格式的文件下载至本地后,可直接调起本地软件应用查看。另外,文件支持以链接形式发送,在会话窗口中的预览与编辑逻辑不变,文件类型icon上露出连接样式作为来源的快捷区分方式。

点击会话窗口右侧文件记录入口可查看历史文件浮层面板,同时支持上传、新建文件。新建后的文件会出现在个人云文档中。在历史记录列表中,点击更多可进入面板二级页对文件进行评论,评论内容同步以会话消息形式出现会话窗口中。

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交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

企业微信:

会话窗口底部功能区支持发送微文档与微盘文件;文件消息在会话列表中没有显著的区分,通过微盘发送且支持微文档编辑的文件类型,点击后可直接通过微文档打开进行线上编辑;不支持微文档编辑的类型,需要使用本地软件打开。而本地文件咋这里未做细分,均默认使用本地软件打开。

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TIM:

会话功能区支持发送微云文档;在群会话窗口中,发送的文件支持通过邮件添加到微盘;根据来源不同,会话窗口中的文件卡片会有明显区分:腾讯文档内容会在开篇上进行标记;本地与微盘文档则为较小的卡片类型呈现,Word、pptx、Excel 支持在线编辑。

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

2. 协同编辑——以Word文档为例

Lark:

在编辑页面尽心多人协同编辑时,顶部状态栏会显示此时正在编辑该文档的所有用户;支持多人编辑同一行内容,已最新编辑的内容为主;首次光标定位后高亮显示,同时露出编辑者的昵称信息;顶部更多入口中支持查看历史记录,便于用户查看文档编辑历史及版本恢复操作。

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钉钉:

顶部状态栏展示协同人员头像;正在编辑的内容,行前展示编辑人员头像,首次光标定位时,光标和用户昵称同步高亮显示;协作记录功能相支持回复历史版本功能,可通过记录回滚页面内容。

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

企业微信:

顶部状态栏仅显示正在编辑人数,用户需要点击以列表形式查看正在访问人员信息;首次光标定位时,光标和用户昵称同步高亮显示,支持多人编辑同一行内容;修改记录支持还原功能。协同编辑文档右下角悬浮显示当前会话窗口,支持用户快速调起返回会话窗口页面。

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

TIM:

顶部状态栏居中位置显示正在编辑用户头像;首次光标定位时,光标和用户昵称同步高亮显示,支持多人编辑同一行内容;修改记录支持还原功能。

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

3. 评论

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

Lark:文档评论支持在卡片上发布评论、回复评论,在列表中针对某一条评论进行快速回复;

钉钉:文档内评论较多时支持折叠展示;文件评论在二级付浮层页面展示,优先级较高;

企业微信:引用转发支持添加评论内容;

TIM:细分为文档批注与会话评论两种类型。

4. 分享、添加作者

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

Lark:支持搜索添加共享用户;

钉钉:邀请参与人机制,可独立设定协同人员权限;

企业微信:通过会话或者链接分享给其他用户;

TIM:通过QQ、微信或第三方渠道分享出去。

5. 权限设置

交互盘点:哪一款协同办公产品才适合自己?

Lark:支持编辑协同人员权限,包括浏览、编辑;

钉钉:支持编辑协同人员权限,包括浏览、编辑、管理三类;

企业微信:支持编辑协同人员权限,包括浏览、编辑;

TIM:权限层级较为复杂,首先需要放开私人权限,指定人可查看、编辑文档;选择指定人后,可在列表中对指定人的权限进行细分为单一权限。

小结:

在团队协作流程核心功能的实现上,各家竞品实现出现了惊人的相似性,各家对于协同功能的支持几乎出来同一水平线,各家并没有十分突出的优势呈现出来。而且相比与文档管理等功能,协同功能在功能层级上较浅,功能上的扩展也十分克制,也没有更多分支功能,所有流程的重点都是围绕如何实现同步编辑文档操作来实现。

这种设计方式一来受限于技术实现手段,二来对于在线协同的稳定性、时效性、准确性、互斥性问题,还没有一个十分趋于统一的习惯样式,所以在协同这种关键流程的实现样式上,各家竞品的差异性反而没那么大。

未完待续….

#专栏作家#

虾米&胖喵,微信公众号:pangmiaodesign,人人都是产品经理专栏作家。资深交互/产品设计师,夫妻搭档,猫奴。曾就职百度/爱奇艺,目前专注于电商、商业化方向的产品体验设计。“有猫,就有一万种美好!”

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