进大厂后,我从写日报学到了……

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自从进入世界500强中TOP100的一家公司后,我开始有了写日报的习惯。也许有人会说写周报就行了呀,有必要做到每天都记录日报吗,会不会浪费时间呀?因此本文从四个实际案例,说说我是如何开始转变的以及我和日报的不解之缘。

一、日报数据分析,优化工作效率

历时1个月,两个项目并行,其中一个项目我只做了3块数据大屏的界面设计,996的工作节奏,为什么产出这么少呢?

为了避免出现每天都很忙,过了一段时间又忘记自己在忙什么的情况出现,我开始每天记录工作内容,看看能不能发现可以提升工作效率的优化点。

通过日报分析,发现该项目变更频繁,虽然最后定稿的是3块大屏界面,但是中间的过程稿多达十几稿:低保真、高保真、不同的功能布局、不同的视觉风格等等。为什么会出现这种情况呢?我们应该如何提升沟通效率呢?

这是一个多团队合作项目,成员分布在三个不同的城市,前期一直在做远程会议沟通,后项目负责人发现沟通效果不佳,立即安排出差当面沟通需求,当面确定大的需求点及确定主流程,细节的、当场没有想到的后期可以远程讨论。

  • 需求没有明确时,使用草图或者低保真原型法,引导客户确认页面的功能布局、展示数据,等内容确定后再进行细节的界面视觉效果设计,可以灵活应对需求变更频繁的情况。(大屏项目不方便展示,下图为个人项目图)
  • 不要快速超负荷完成复杂的变更方案,适当增加变更的成本,给整个交付团队减少很多不必要的工作。

使用以上流程跟客户沟通后,效率提升了很多,最后,大屏成功展示,我们团队同时获得了客户的高度认可。

二、个人时间管理,提高工作专注度

大公司的特点是:会议多、流程规范多、培训多。这些大公司特质是好事,但是事情总是具有两面性的,这些事项占用了不小一部分的工作时间,而且会不断的打断当前工作的专注度。

  • 写日报后,我可以统计这些事务的出现频率与时间,知道自己能承受的最大工作量是多少。如果可能的话,可以将这些事务集中处理,减少打扰。
  • 在制定我的工作计划时,可将这些因素考虑进来,给自己留一些buffer,而不是从理想的状态去评估时间。

三、日报简单总结,快速生成周报

公司要求写周报:每当周末时,当其他人在挠头骚耳地回忆本周做了什么时,我只需打开我的日报excel文档,稍微总结下就写完了。也有童鞋用一些云笔记来记录日报,下面我分享一下我的日报格式。

四、项目日报日更,keep everyone in the loop

项目要求写日报:一些重要的大的项目,项目经理会要求大家写日报,虽然目前我参与的项目暂时没有要求写日报,我还是很推崇大家写日报的。

有一次在公司某大型项目的分享会上,该项目负责人分享了他们的方法,那就是每天发日报——给每位项目成员(PM、开发、测试、文档)及客户(不同公司的对接人、领导)同步当天的项目最新进展(已完成、进行中、计划的内容、风险点)。

使用了这个日报方法后,基本上团队内部每个人都知道自己应该做什么,客户也知道项目的最新进展,信息透明的方法极大的提高了大家的工作效率。

五、全员日报,优化组织工作

以上讲了写日报对个人和项目组的帮助,那么对于整个组织,会有什么帮助呢?

下面这个案例是部门某个manager委托我做一个工时管理系统。

对于员工角色来讲,员工可以根据个人实际的时间使用情况,进行有效的时间管理;半年或一年后再回顾自己的工作时,可以看到自己的成长。(该系统刚上线)

对于经理角色来讲,一个经理要管20-30号员工,如果每天都开站会的话,可能需要花一两个小时,太浪费大家的时间了,通过团队内部日报浏览,经理可以浏览所有员工的工作情况,对工作、项目情况了然于心。也可以看出来安排给部分员工的工作是不是超负荷了。

对于总监角色来讲,他可以看到他管辖范围内的各个团队的每日平均工时、员工花在不同项目上的时间比重、员工花在不同工作类型上的时间比重。

比如:有可能统计出员工一半的时间在开会,那这个时候就要从制度上去思考哪些会议是不必要的,减少员工负担;还有可能统计出某个团队工时特别长,这时,就要看是工作效率原因,还是管理原因,或者是工作量大的原因了。

当然,这个工时统计系统可能也有弊端,就是大家都知道领导上去看工时,会不会有攀比心理呢?觉得谁的工时长,谁就是努力工作的人。

这种情况,当然不是管理者和我作为系统设计者想要看到的。我鼓励大家高效工作,人一天能集中精力专注办公的时间真的不多,所以工时长并不代表工作效率高。

史蒂芬·霍金曾说过:“每人每天能够专注的、富有成效地工作的时间是有上限的”。

所以,讲了这么多,我们写日报的目的就是记录每天的点滴数据,进行数据分析,优化我们的工作时间分配、工作方法、工作效率等,我们一起写日报吧!!!

引用来源:史蒂芬·霍金曾说过:“每人每天能够专注的、富有成效地工作的时间是有上限的”。来源于《软技能-代码之外的生存指南》P182页。

 

作者:沈子砚,公众号:UXHub

本文由 @沈子砚 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

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评论
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  1. 我现在都是写在outlook的日志里面。
    但是日志的时间精度是30分钟,或者说很多琐碎的事要单独备注下具体时间。
    作为日报想了解下,【是否需要详细的记录每一件事情?】
    还有就是事情一多起来,就会忘了及时记录,有时候都是休息的时候,再回忆下写进去,实在想不起来的就放弃或者合并写在某个事件里面。
    这个东西我觉得主要还是靠自觉吧?公司一直以来用这个作为项目工时统计,但是我看了下误差特别大。
    【关于日报这个事情的操作上,提高准确性上,是否有优的解决方案?】
    想了解一下大厂这方面的经验。

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    1. Lomo你好,我从我的理解来回答你的问题:【是否需要详细的记录每一件事情?】
      公司的日报不需要记录很详细的内容,颗粒度大一些,比如需求沟通会2h,产品设计3h等,但是比如工作中的一些启发,我会单独记录下来,比如某个干系人的某种习惯会影响到项目,此类内容需要单独记录。
      【关于日报这个事情的操作上,提高准确性上,是否有优的解决方案?】
      误差肯定有,这些日报信息用于辅助即可,如果没有日报,是不是更没有可以追溯的数据。

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  2. 很棒

    希望深度交流

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  3. 毕业至今四年,我是身边人中(所了解到的)唯一坚持写周报的。

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    1. 优秀

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  4. 说实话,日报有很高的价值,帮助我每天回顾自己做了什么

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  5. 很棒

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  6. 做成saas

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    1. 时间都去哪了

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    2. 哈哈,看来大家都很看好这个产品呢

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    3. 是啊,不过要结合辅助管理等程序才比较有效,过去流于日志、表格形式的日报太过应付式和不便于总结。

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  7. 点滴日报工时系统,可以开放商用做付费制度给一些时间管理机构付费

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    1. 不错的想法哦,暂时是公司内部使用的

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