如何高质量打杂?告别实习焦虑症

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从校园转变到职场,或多或少会有不适应。有大部分同学反映实习=“打杂”,那么如何去正确看待“打杂”?结合案例,与大家分享我的体会。

实习阶段,大家或许对自己的规划没有那么明确。包括工作要做什么?怎么做?会做到什么程度?都是未知的。

实际落实到自己手上的工作都是细小繁杂的小事,在操作的过程中可能会产生落差:这些小事这么简单,找个高中生就能处理好,打杂的自己体会不到价值。

那么问题来了,在实习阶段:

  1. 老大交给你的每一件事都做到什么程度了呢?
  2. 你对自己的产出满意吗?
  3. 老大对你的产出满意吗?

最起码我是不敢打包票说满意的,因为我很清楚自己的level在哪里。

那么如何高质量打杂?分享一个亲身事例(部分数据由于保密原因不予展示):

背景:一天下午带我的师姐给了我一个任务——入口查询。

需求是想知道以下7个资源位在前端展示的入口在哪里?同时也需要知道点击入口后的跳转链接。利于后期统计数据。

同时她已经在APP上找到了2个入口,以及“度假酒店”入口已经下架。希望我把剩下4个入口找到。并给她一份文档说明入口情况。

为了说明方便,下文统一以①-⑦代替资源位。

明确情况

接到任务,首先自问3个问题:

  1. 这个任务的意义是什么?
  2. 这个任务要产出什么?
  3. 如果是大佬来做会怎么做?

通过一开始需求背景沟通,第1和第2个问题的答案已经很明确了:方便统计数据和产出一份文档。至于第3个问题,由于信息差和思路的不同,我能想到的就是找负责管理渠道入口的同学直接问,但是这明显不妥,因为那样她可以直接去做。

那么我更倾向先熟悉相关位置,摸清楚大概情况,心里有底后再找渠道同学核对。

整理思路

在理清大概情况后,接下来要明确下思路

1. 查找入口

主要分查找入口撰写文档两个子任务:很简单,一个是“找”,一个是“写”。

这个过程要求是效率且准确,在保证准确的基础上再提高效率。

(1)怎么找?去哪找?

在思考的过程中会有很多疑问。比如我可以通过什么方法在什么渠道找到我想要的东西?有没有可以效率得到结果的方法?

因为我想迅速了解情况,并且可以出一版结果,这样就可以进行下一步“确认找到对不对”,有一种小步快跑试错的感觉。

最后方案选择:对着入口在产品APP和产品公众号进行查找,加上利用搜索框进行查询。

优势:

  1. 成本低,自己一个人就能完成;
  2. 效率高,不需要跨部门沟通;
  3. 可以迅速出一版结果。

劣势:

  1. 第一版结果可能存在很大缺失;
  2. 可能存在信息差,会增加查询步骤和工作量。

(2)找的对不对?

在出完第一版结果后,找渠道运营的同学进行核对,把在查询过程中遇到的问题明确。

流程图:

第一版结果:

在“旅行出游”栏目下,找到了②④⑤⑥⑦ 5个入口和链接,其中②④⑤⑥在APP和公众号都有入口,⑦只在公众号有入口。

产品APP“旅行出游”栏目:

产品公众号“旅行出游栏目”:

圈出来的入口位 比APP多的5个位置

③在页面无入口,但可以通过公众号搜索框找到入口和链接。

搜索出的③入口

已知①被下架。

其它:

  1. 除去公众号与APP,我还有查过小程序,并没有发现有入口。
  2. 查不到的原因可能有:被下架、优先级低没展示出来、BUG、入口在目前我不知道的其它平台。
  3. 公众号中“旅行出游”的有21个入口,APP中“旅行出游”有16个入口,比公众号多5个。

和渠道同学沟通后的第二版:

  1. ①已被下架,原因在排查;
  2. ②④⑤⑥在公众号与APP均有入口;
  3. ③与②是同一个位置的入口,只是上周用②的图片和内容替换了③,③依旧可以通过搜索查到,只是在“旅行出游”栏目没有展示;
  4. APP由于兼容性问题,只能在“旅行出游”栏目展示16个资源位入口,因此⑦没有被展出;
  5. 目前以上7个入口只在公众号和APP有投放。

在更新了第二版结果后,大致的内容已经收集到位,接下来着手撰写文档。

2. 撰写文档

(1)写成什么样?

产出一份文档,框架结构的不同和图文排版会对读者的阅读体验有不同的影响。

因此我们需要思考读者最关心的东西和考虑读者的阅读习惯,尽量提升读者阅读体验。

(2)大佬怎么读?

我个人理解是:互联网行业时间就是金钱,文档需要一目了然的明确重点,尽量用少的页数将内容展示完,不需要用读者来回反复的滑动鼠标滚轮或者拖动滚动条进行阅读,影响阅读体验。

流程图:

3. 选择排版框架

由于考虑到用户阅读体验,为了避免频繁的滑动滚轮或活动滚动条,希望能尽量聚合内容,减少文档页数。

因此最初我用以下排版,暂称版①。

但是在提交版①后,发现了很多不足。比如用序号代替资源位,同时在链接前也没有文字说明资源位,读者需要滑上去进行比对。更影响阅读体验。

以下是版②,可以让读者更加清晰明确的知道哪个入口长什么样,链接是什么,一目了然。哪怕多滑几下滚轮也没关系。是最后选择的排版。

4. 内容填充

这里主要针对填充过程中的截图过程进行分析,实操过程中,主要使用到了两个功能:截图、编辑图片。

由于撰写过程汇总,需要反复的用到这两个功能,于是我想找出提升效率的办法,有了以下发现总结:

  1. 微信和企业微信都可以在截图过程中对图片进行编辑。
  2. 微信可以对聊天框中的图片(即已发送和接受的图片)进行编辑,企业微信不行。
  3. 系统自带的截图软件Snipping Tool只有基础的画笔橡皮功能,没有其他编辑工具比如:方框、马赛克。不合适当时编辑图片任务。

由于入口只投放在APP与公众号,因此撰写文档时图片时,有大部分原图是一样的,只需要对同一张图进行编辑即可。

因此我需要重复的用到编辑图片和复制粘贴功能。因此我对自己用到过的3个方法在任务结束后画了流程图进行对比:

方法①:

方法②:

方法③:

对比图:

5. 说明

方法①与②进行比较。方法①具体操作步骤数为7步,方法②为9步,且每一张图片都需要如此操作。因此选择方法①;

方法③操作步骤为11,但不需要对每一张图片进行反复操作,只需要对之前设置好的红边框无填充矩形进行复制粘贴操作即可,操作数为4。

如果需要编辑N副图,且全部为同一张原图,那么方法①需要步骤数为7N,方法③需要步骤数为11+4N。当N≥4,即要对4副以上的图片进行编辑时,方法③步骤数更少。

如果N副图中包含两张原图,其中A副图是同一张原图,B副图是另一张原图,那么方法①步骤为7(A+B),方法③则为11*2+4(A+B)。当N≥8,即要对8副以上的图片进行编辑时,方法③步骤数更少。

可以看到,当总共1-3张原图需要编辑副数≥11时,方法③更优。

补充:可以将方法①与③搭配使用,当多张原图时,若一张原图需要编辑幅数≤3,方法①更优。此处不展开讨论。

以上流程不考虑其中存在的切换界面的问题,还有滑轮滚动的次数,如果算上这两个操作会更加多步骤。若考虑切换界面问题,方法③的切换界面次数明显少于方法①,因为除了复制图片操作,其它操作只需要在WORD或者WPS文档中进行编辑即可。

6. 检查

行百里者半九十。检查这个操作这可以说是最重要的关键的一环了。最好是double-check。

它意味着要把之前的东西过一遍。需要做:

  1. 保证内容的无误,这也是最基础的。包括排版,图片内容,文字内容,标点符号等;
  2. 回望初衷,看看这篇文档有没有能解决一开始的问题;
  3. 换位思考保持敏感,如果我是老大,会对什么地方提什么问题。如果我被问到了,能不能回答的上来?要怎么回答?

在任务完成后务必记得复盘,梳理整个流程和思路,如果可以的话和大佬沟通取经,比如询问对方会如何做?或者需要改进的地方。

写在最后

我们在底层做琐碎的事情,虽然犯错的错误很多,但是这些犯错的牵连通常不大,可以在这些试错的过程中一步步的进步。

每天都要有所收获,离目标近一点点。与其摸鱼划水还焦虑,不如把手头上的活做好,认真关注每一个细节。在做的过程中了解部门概况、业务流程。把做的东西内化成自己的。

思考后再问,做了才有发言权。

 

本文由 @Ccccc.38 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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评论
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  1. 工作3年,感觉自己在工作中永远都是个新人

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    1. 一直在进步!

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  2. 不错,学习了

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