刻意练习100次,分析力提升80%

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笔者从具体工作实践出发,结合案例等分享了提升分析能力的知识以及具体方法步骤,供大家一同参考和学习。

有一回,在一次项目的需求接洽中,和一位业务老大沟通。

他说:感觉你提问的方式很像新闻类记者,一环套一环,并且逻辑性非常强,每一个问题都会自然的引出下一个问题,回答你的问题让我挺有压力的,必须认真思考后才能回答。

同样逻辑严谨的谈话,在和家庭成员的沟通中,却可能会使家人感到不舒服。

家庭生活隐私我就不讲了,我想说的是,可能在家庭沟通中,随意、温馨、零散一些的交流方式会更有家庭的味道,会让自己和家人更放松。

接上一篇文章《职场人的核心技能:分析与解决问题》,我们提到:“在解决问题能力中,分析力最重要。分析的本质就是以事实为基础,筛选出问题的构成要素,并了解要素之间的关系,将各种要素结构化,追根究底地进行归类。”

今天我们就一起来“复盘”一下,如何将问题中的构成要素结构化,以此来了解要素之间的关系,从而总结规律得出结论。

为什么说是“复盘”?因为下面提到的一些知识与技能并非是我的原创,有些方法甚至在十几二十年前已经被开发出来,并且被很多公司运用于问题的结构化分析。

在写这篇文章的过程中,我整合了大量的信息,加入了很多自己的理解,并且编了很多例子(实在太佩服自己了,哄娃的时候每个脑细胞都没有停止酝酿),希望可以深入浅出,帮助大家理解那些晦涩的术语,提高职场战斗激情与实力。

一、分析的基础是什么?

解决问题时,分析力非常重要,而分析力的基础在于逻辑思考。逻辑层次不清晰,会导致思维混乱。

举个例子:妻子想把现在住的老城区房子卖掉,搬到新区;老公问她,那你说说为什么想这么干?

以下是妻子的回答:

  1. 我们需要更大的地方;
  2. 房子已很旧,需进行花费很高的基本维修;
  3. 厨房太小;
  4. 炉子坏了;
  5. 屋顶有些漏雨;
  6. 我们这条街交通太繁忙了。

你觉得妻子出售房子的理由阐述得如何?是不是像极了你平时的工作汇报?看似每一条都有道理,实则毫无逻辑,听众必定一头雾水,听完还能记得多少?

这个案例,我在公司内的大学里进行分享培训时,是作为了当堂练习案例。90%以上的同事,给出的答案围绕着下面两种情况。

答案1这种结构,等于没有结构;答案2稍微好些,至少会分个内部因素、外部因素。

如果你通过事实调查,掌握了上面这位用户的反馈后,你是否知道如何利用结构化思维进行梳理?

公布答案:首先,我们可以尝试把每一条阐述用一个关键词进行定位(即总结出其本质),这里的6条就可以分别定位为需求、成本、交通。

接着,我们就可以总结出维护成本高、需求变化、交通不便利这三点原因;

最后,进行如下金字塔结构的呈现。

怎么样,是否清晰了很多?汇报时只说这三点即可,相信汇报对象也能记住。如果他对其中一点感兴趣,我们再展开阐述。

可能有人会提出疑问,原本只有6条,现在不就归纳小结出了3条吗?并没多大区别。

但是如果维护成本这点上再增加空调坏了、床坏了、燃气管道坏了等十多条,需求变化也增加十多条呢?

是否懂得分析定位与结构化思考,就非常关键了。

我们再举一个例子,来源于《金字塔原理》。

某报告中对A城市经济增长放缓的原因是这样总结的:

  1. 工资高于其他地区的平均水平;
  2. 缺少建立现代化工厂的空间;
  3. 能源、房租和土地成本高;
  4. 西南部和西部地区与之竞争的经济中心崛起;
  5. 交通拥堵使运输成本高;
  6. 经济和社会的中心转向郊区;
  7. 税率高。

作为读者,2分钟后你可以回想起的要点有哪些呢?

按照第一个例子的方法,我们再来练习进行结构化分析整理:

首先,将每一条增长放缓的原因进行定位。

然后,将属于同一类要素的原因归纳在一起;最后梳理成结构化的框架来进行呈现。口头汇报也好,做成PPT汇报也好,都可以。

通过上述两个例子,我们知道了结构化思维在工作中的重要性,它可以使我们的汇报或者PPT,更具逻辑性,有层次感,思维也更加清晰、简洁。

二、如何练习分析的基本功?

要练习分析能力,基本功就是熟练掌握MECE法则。透过结构看世界,说的就是MECE法则。

MECE法则即mutually exclusive collectively exhaustive的缩写,是麦肯锡咨询顾问芭芭拉·明托在《金字塔原理》中提出的一个思考工具,意思是“相互独立,完全穷尽”,也常被称为“不重叠,不遗漏”。

我们可以借助已有的结构化思维模型来分析问题,确保每一层要素之间“不重复、不遗漏”。

MECE原则的思想精髓,就是全维度的去分析一件事情,不要有遗漏和重复的部分。

以我们每家公司都会做的用户画像为例。

做用户画像最重要的便是将用户进行分类(一般分成3~5类),一般可以从目标、行为、观点等差异化维度切入。无论从哪种维度进行划分,都必须要自我检视:这些细分群体覆盖了全部的用户吗?这些细分群体有重合吗?细分群体可以解释已知的关键差异吗?

你瞧,这就是遵守了MECE原则。

再比如我们要策划一场双11的营销活动,必须要全面覆盖“沉睡用户、低活用户、高活跃用户”这三类不同活跃程度的用户,分别策划相应的玩法以达到全面唤醒与促活。

当然,你也可以按照“男性用户、女性用户”这样的性别维度去划分,或者“20岁及以下用户、21-40岁用户、41岁及以上用户”这样的年龄维度去划分。

总之,要确保你已经覆盖到所有用户群体(不遗漏),并且这几类用户不会重复(不然如果每种用户一类优惠券的话,就会有人收到2张优惠券甚至更多,导致实际支出远超预算)。

抓住利用MECE来思考、分析、策划的诀窍之后,我们可以在平常生活中,训练自己用MECE来思考。

举个栗子:我好不容易攒了10万块钱,该怎么处理呢?

这个时候我们要分是否会发生需要用钱的紧急状况,是与否就包括了所有情况。所以我们可以两手准备,其中5万元作为活期存款或者随时可提现的理财(利息较低)用于预防紧急情况,另外5万元作为1年期或者更长的定期存款或者长期理财(利息较高)用于钱滚钱。

再举个栗子:我和朋友约好去喝咖啡,我提前到了,可以帮朋友先点,我知道朋友只喝冰美式。我可以只问一句:是否需要加奶,是否需要加糖。这就涵盖了需要了解的特殊需求(一般不会有需要加茶叶这种特殊需求)。

我们在生活中为自己做的准备,为朋友考虑的事情,符合MECE原则吗?

1. 擅用模型,活用框架

好的架构都符合MECE原则,能够大幅提升我们的分析力,多学点准是没错的。

符合MECE原则的架构,大致可分为3种。

第一种:利用MECE将分析对象进行划分,有助于我们理解分析对象的结构。

  • 思考事业战略的“3C”
  • 适用于业务分析的“五力”
  • 思考组织策略的“7S”
  • 拟定营销策略的“4P”
  • 分析推广策略的“促销组合”

第二种:利用MECE将“流程”进行划分,有助于我们理解事件的过程。

  • 显示企业机能流程的“商业系统”
  • 归纳消费决策流程的“AIDMA”模型
  • 保全品牌名声的“道歉启事”架构

第三种:使用由纵轴和横轴所构建的矩阵,来整理事物。该矩阵是将MECE分类过的两个独立变量作为主轴,可帮助我们完成结构性的理解。

  • 思考事业组合的“PPM矩阵”
  • 思考成长策略的“产品·市场矩阵”
  • 检讨企业并购的“企业价值创造矩阵”
  • 协助职业生涯规划的“职业生涯矩阵”

上述分析框架,只是列举了一些较为有代表性的。网上也有很多资料,这里我就不拾人牙慧了。如果对某项分析架构感兴趣又找不到相关资料的,可以在文章下留言,我再单独写篇工具运用文。

还是来个温馨提醒:分析架构是手段,不是目的。

学习这些工具,请注意不要死背分析架构,或只是将内容填进表格而已。必须事先确认自己是基于何种目的,来使用这些工具;必须了解,在发现问题和设定课题的过程中,每一种架构的定位到底是什么。

曾经见过很多设计师在作品上会有“行业分析”、“产品分析”、“商业分析”等分析版块,我能理解大家的目的是为作品加分,希望自己看起来是一位啥都懂的全方位设计师,希望自己的产品方案看起来是经过“深思熟虑”过的。但还是无法忍受很多设计师完全是生拉硬套地在往模板里面填文字,实则内容空洞、毫无深度。

2. 表达观点的另一利器:SCQA

听别人陈述没有结构性的报告或者工作汇报,是一件让人头疼的事情。一般情况下,正常人都会忍不住打断问对方:“你到底想说什么,我抓不到重点。”

不知道你是否遇到过打断对方或者被对方打断的场景?是我们或者对方说的东西没有价值,还是没有重点?

都不是,很多时候是不会结构化表达。

芭芭拉·明托在《金字塔原理》这本书中,除了提出MECE法则之外,还提出一个结构化表达工具:SCQA架构。你会发现那些引人入胜的故事,都是使用了这个神器。

  • S:情境 situation
  • C:冲突 complication
  • Q:问题 question
  • A:答案 answer

既然说到了这里,就来个故事吧:

  • 很久很久以前,青城山下有一条小白蛇,每天都在树林里游走。——情境描述,一种稳定的现状。
  • 有一天,遇到了一位捕蛇人,要抓小白蛇卖去药店。——制造冲突,引起紧张
  • 这时候正巧有位药店的小学徒发现了即将被捕蛇人放进篓子里的小白蛇,要救这条小白蛇吗,毕竟用蛇胆做药引可以治很多种病。——产生问题,引人思考
  • 小学徒想了想,还是有其他草药同样具有蛇胆的功效,于是在捕蛇人手中救下了这条小白蛇并将她放生了。——给出答案,松一口气

对,这就是许仙与白娘子的故事,改编了一丢丢。

芭芭拉·明托的SCQA架构,还可以变形组合出其他模式,帮助我们在很多沟通场合,比如演讲、汇报、写作时,有效地表达观点。

第一,开门见山式 (ASC):答案——情境——冲突

适合和老板沟通,开门见山,第一句就说重点

例子(杜撰的,老板看了别生气):

  • 老板,我认为今年的年终奖必须要发——开门见山,直接抛出答案;
  • 公司创立以来,每年都会发放年终奖,让大家可以过个好年——情境,对年终奖的作用和重要性做了介绍;
  • 但是去年却没有发年终奖,导致很多同事都没钱回家过年,年后都离职了 ——产生冲突,让老板紧张

第二,突出忧虑式(CSA):冲突——情境——答案

关键在于强调冲突,引导听者的忧虑,从而激发其对情境的关注,以及对答案的兴趣。

例子(没有针对哪个公众号,大佬们看了别生气):

很多公众号文章首先通过标题制造焦虑引发冲突,再介绍下具体情况,最后给出答案(要卖的东西)。具体例子就不举了,指向性太强容易惹祸上身。

第三,突出信心式(QSCA):问题——情境——冲突——答案

公司路演可以这么干

例子:

  • 大家春节回家主要是靠什么交通工具?——这是一个问题
  • 开车累,机票贵,大部分上班族基本出行都靠高铁——这是一个情境
  • 但是,很多上班族工作忙,春节前没有时间抢票,甚至只能大年初一回家,错过了年夜饭——这是一个冲突

所以我们开发了这款产品,帮助大家抢票,只需要提前输入希望出行的时间,其他都交给我们!——这是一个答案

3. 刻意练习

练习分析力,要从MECE的基本功练起。那么使用MECE法则,需要注意哪些心法呢?

第一,谨记分解目的

把整体结构层层分解为要素时,要谨记分解目的,找到最佳角度。

对于同一个项目,如果目标是分析进度,就按照过程阶段来分解;如果目标是分析成本,就按照工作项目来分解;如果目标是分析客户消费特征,就按照性别、年龄、学历、职业、收入等来分解。

第二,避免层次混淆

逻辑层次不清晰,会给思维带来混乱。

第三,借鉴成熟模型

前人已经形成了很多结构分解模型。这些工具都可以拿来用。

结束语

标题中有两个有意思的数字,一个是100次,一个是80%。为什么会定这么两个数字?

我是这么算的:按照平均3天遇到一件有意思、值得刻意练习分析技术的事情,那么100次的刻意练习需要1年左右的时间,如果直接说1年的话可能很多小伙伴就会望而却步了,毕竟在这个焦虑的时代很多人都喜欢速成的东西,一年?那是不可能的!

为什么只能提升80%呢?因为还有20%是每次事件分析时,大量的事实基础为你带来的。

解决一个问题,至少有20%需要依靠大量的事实信息。就如上面提到的设计师作品中的分析版块,如果连你所在的行业研报和标杆企业财报都没读个大概的话,又何谈分析呢?

 

作者:媛媛大王(微信公众号:用户研究社 ),资深用户研究员

本文由 @媛媛大王 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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评论
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  1. 是圈外的同学么

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  2. 方法收集很全面

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  3. 整挺好啊

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  4. 好像又有了。。。😣

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  5. 所以图片都被编辑当夜宵吃了吗?

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  6. 显示企业机能流程的“商业系统”是什么呢?

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