项目执行要点(4):实施阶段

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项目在全部确认后到执行阶段,往往有现场实施和远程实施两种方式。那么在整个实施阶段,需要注意些什么呢?

明确点:需求全部确认(含用户提供的资料全部提交,需求评审,会议纪要)后,且项目计划与用户沟通并确认后,才能开展项目实施阶段工作。

实施阶段工作可以分为两种形式:一种是现场实施,一种是远程实施(主要指通过远程工具进行模板制作、数据移植在远程完成项目部署)。

1. 软硬件及环境部署

软硬件及环境部署,应尽量在安排需求调研后,页面设计的同时完成,或在模板及数据初始化阶段安排实施人员完成。

首先应完成系统及环境的安装,产品安装应结合后期系统移植考虑,合理安排。

1.1 实施/出差准备

  • 和客户方负责人沟通,内容为人员到达时间、实施/出差大体安排、客户配合内容等,为项目的实施/出差打下良好基础。
  • 项目相关模板、模块、产品的准备并刻盘或拷贝到笔记本(移动设备)里。
  • 各种安装盘、工具盘的准备(包括Windows Server2003-2008、LINUX、数据库管理软件、常用工具等)。
  • 各种安装配置文档的准备。
  • 提交申请差旅费并购买车票。

1.2 实施/出差准备

到客户处后,简单介绍实施人员情况、工作计划及需要配合工作等。客户可能会召开会议讨论实施计划及工作开展等。在会议上,项目经理可以了解一下客户方基本人员情况和项目目前客户方开展情况,并把项目实施计划和人员安排向客户方作详细介绍,需要客户配合的部分也在会议上提出。

1.3 服务器安装及配置

服务器安装及配置,由项目经理或项目工程师来完成,基本原则是根据安装配置复杂程度来定。确实有难度的安装配置工作,可以申请项目部或服务部其他人员支援。

服务器安装配置内容如下,有些项目5、6、7会有相关软硬件集成商来做。

1.4 产品部署

1.4.1 部署策略

部署策略应根据项目复杂程度的不同而有不同。

比较理想的状态是,项目经理负责全局指导性工作和参与难度较高的工作,项目工程师和客户技术人员参与具体部署工作(对于政府客户而言,如果有人员配合我们工作就很不错了)。

一些重复性的工作建议客户来做或在当地招人来做,如:初始化信息的编辑排版。如果客户条件具备,界面设计工作、模板制作工作等也可让客户来做,为项目后期的维护打下基础。

大型项目建议采用先培训、再部署的策略,部署完了再培训若干次。目的在于,培训后让用户参与到项目实施中,提前熟悉系统,有利于后期的系统移交。

大型项目如果非常复杂,可以分阶段部署,并明确每个阶段的重点。

1.4.2 部署的通常次序

  • 服务器安装及环境配置。
  • CMS产品初始化安装。
  • 用户体系/栏目结构体系的建立。
  • 信息源落实/信息移植/信息录入及编辑。
  • 模板设置前的规划(实施政府大型网站比较重要),例如模板的样式、单元名称的命名、子栏目的作法、批量保存的使用、JS的调用、安全性和效率优先的统一考虑等。
  • 模板(HTML页面)的整理和准备。
  • 模板单元设参。
  • 其它模块的安装。
  • 网站生成和发布。
  • 虚拟主机的配置。
  • 网站内部测试。
  • 网站移植、演示及调整。
  • 网站开通试运行。

1.4.3 部署中的要点

尽量根据部署次序来做,往往会节省时间。这些次序通常隐含前后置关系,按照这样的逻辑来部署CMS的项目,会保持较好的工作节奏。如果有两个以上(含两个)人员参与部署,则由项目经理(项目负责人)分配给予不同的任务。

进行CMS项目部署,最重要的一点是部署前要考虑周全。尽量避免容易返工的操作。下面举几个例子:

大部分页面都有的顶部FLASH或图片在模板中作成单元,但是不要在CMS单元中直接插入FLASH或图片,而要在服务器的某个固定的目录放置FLASH或图片,做一段JS代码引用图片,然后把代码插到顶部图片单元中。这样作避免以后图片修改造成的大量页面重新生成和发送的操作,只需要在固定目录修改图片即可。一些大部分页面都有的如登陆入口、查询入口、图标、最新信息等,视具体情况也可考虑这样来做。

CMS初始化建站尽量用域名而非用IP,主要是避免后期IP转域名带来的可能会重新生成和发送的操作(可以设置host来访问域名)。

对一些关联性很强的操作,就是一些操作会影响到其它工作的操作,需要考虑清楚操作的逻辑和先后次序。

部署过程中要注意备份(实施工作量大时,应每天备份并下载)。

1.5 常规产品的部署

  • 从QA处填单领取相关产品。
  • 仔细阅读产品包中的Readme、安装文档和实施手册,若有疑问,立即向QA或部门同事询问。
  • 部署采用先安装调试,再嵌套界面的方式。
  • 界面嵌套好后,应把所有流程走一遍(包括前台和后台),看看有没有异常的状况。
  • 产品安装测试完毕后,应把所有测试信息删掉。
  • 含实施手册的产品,应该严格按照实施手册来实施。

1.6 定制开发模块的部署

  • 定制开发模块开发完成。
  • 模块安装。
  • 客户试用并提出修改意见。
  • 开发人员修改直到满足要求。
  • 模块界面设计并整合。

2. 模板设参

标准化实施

项目经理根据页面设计图进行实施设参,标准化的页面有任何改动(Banner/导航/版权信息除外)即视为个性化,实施人员要在《项目-设计清单》中标注,项目经理要整合实施人员的《项目-设计清单》在提交项目质量测试的时候一并提交给QA

3. 远程实施

如果采用远程实施的方式,项目经理可通过OA协同办公提交支援单,由项目研究部配合安排分配远程实施服务器(也可以先将用户服务器部署好,并开放公网相关端口进行实施)。

项目经理先与用户确认好项目需求,并提供用户相关资料、以及已经确认的主体页面(剩余页面可以由美工陆续完成)给远程实施负责人,项目进入远程实施阶段,在公司内部由本地化实施部安排完成,一般由3-5人组成,初始化工作周期在1~2周左右。

本阶段远程实施负责人主要职责:

  • 业务对接:与项目经理对接,明确实施要求(如CSS样式、数据移植、完成时间、相关资料提交时间等)。
  • 制定规范:模板制作及设参等整体实施规范的制定,主要为制定统一CSS样式、公共Banner、版权、公有单元名称、JS调用等标准文件及规范。
  • 安排资源:协调安排实施资源,分配具体任务,按项目计划开展实施工作。
  • 过程保障:检查每天实施进度及质量,并及时纠正。
  • 成果交付:确保按公司质量规范要求实施完成,并交付给项目经理。

本阶段项目经理主要职责:

协调资源:协调项目各中资源(业务资料、用户资料、数据、软硬件环境等),保障项目实施工作顺利开展。

监督实施进展:参照项目计划,监督实施进展,并及时与远程实施负责人沟通。

质量检查:检查实施工作成果,确保实施工作按计划保质保量完成。

用户沟通:项目经理应与用户保持沟通,使用户能随时掌握项目实施进展情况,让用户可以浏览网站前台实施成果,消除因对本阶段远程实施而产生的担心。

数据移植:

  • 正式的数据移植,应该分两次进行,第一次与模板实施工作并行,便于模板设参预览实际效果。
  • 由开发人员完成的数据移植开发工作,开发人员须确保数据或移植程序质量无误,项目人员负责数据导入或使用移植程序导出导入数据。
  • 数据移植后要检查信息数量、图片、附件、视频等是否正确。
  • 第二次数据增量移植,应尽量和信息员培训同步完成。安排计划时,应与用户协商,在系统培训后、正式上线前安排一周为新旧系统同步录入磨合时间。

4. 非远程实施

项目经理先与用户确认好项目需求,并根据用户相关资料、以及已经确认的主体页面(剩余页面可以由美工陆续完成)安排人员进行实施。

本阶段项目经理主要职责:

  • 业务对接:明确实施要求(如CSS样式、数据移植、完成时间、相关资料提交时间等)。
  • 制定规范:模板制作及设参等整体实施规范的制定,主要为制定统一CSS样式、公共Banner、版权、公有单元名称、JS调用等标准文件及规范。
  • 安排资源:协调安排实施资源,分配具体任务,按项目计划开展实施工作。
  • 过程保障:检查每天实施进度及质量,并及时纠正。
  • 成果交付:确保按公司质量规范要求实施完成。

本阶段项目经理主要职责:

协调资源:协调项目各中资源(业务资料、用户资料、数据、软硬件环境等),保障项目实施工作顺利开展。

监督实施进展:参照项目计划,监督实施进展,并及时与远程实施负责人沟通。

质量检查:检查实施工作成果,确保实施工作按计划保质保量完成。

用户沟通:项目经理应与用户保持沟通,使用户能随时掌握项目实施进展情况,让用户可以浏览网站前台实施成果,消除因对本阶段远程实施而产生的担心。

数据移植:

  • 正式的数据移植,应该分两次进行,第一次与模板实施工作并行,便于模板设参预览实际效果。
  • 由开发人员完成的数据移植开发工作,开发人员须确保数据或移植程序质量无误,项目人员负责数据导入或使用移植程序导出导入数据。
  • 数据移植后要检查信息数量、图片、附件、视频等是否正确。
  • 第二次数据增量移植,应尽量和信息员培训同步完成。安排计划时,应与用户协商,在系统培训后、正式上线前安排一周为新旧系统同步录入磨合时间。

5. 项目成果演示及调整

模板及数据初始化完成,网站生成发布后,备份并移植到用户生产环境上,对照《项目软件需求说明书》中相关内容,给用户做整体演示及调整,在项目需求范围内,控制整体调整工作量并与用户确认。

根据计划时间安排完成调整工作,并提交用户确定后,协调培训及系统试运行时间安排。若为远程实施项目,根据调整工作量大小,可以协调远程实施团队配合完成调整工作。

产出文档:《项目成果演示调整要求》。

6. 实施问题管理

6.1 项目BUG处理

项目实施过程中如果遇到BUG,应通过OA协同办公的流程提交产品缺陷单并解决问题。

对于项目中定制开发模块,应从QA领取程序包,遇到BUG仍然是通过OA协同办公的流程提交产品缺陷单解决。

若是让步发行的模块,则可直接反馈给项目开发人员即时处理。

6.2 项目新需求/需求变更的处理

“项目软件需求说明书”客户一旦签字确认,则视为项目范围确认,实施中客户提出新的“定制开发需求”或“需求变更”,应该属于“项目变更”范畴,需要走“项目变更”流程(请见下文“5 项目变更”一章)。

项目新需求/需求变更需提交OA协同办公的流程处理。

6.3 项目成果的备份

项目实施中的备份是非常重要的事情!一般每隔一段时间总体备份一次,建议一般项目每三天备份一次,大型项目早期每天备份一次,中后期每三天备份一次,并下载到笔记本或其他服务器上,至少在不同机器上保留两份。

备份的内容应包括部署产品、程序文件、网站文件、模板文件、数据库及服务器配置文件。

撤离现场前最后应备份并提交一份给客户,再上传一份到公司备份服务器归档。

项目验收数据备份,具体见《项目数据备份规范》。

7. 项目实施结束产生的结果和标志

可交付成果:完成合同中规定的可以完成的工作(网站开通试运行、模块调试上线试运行等),相关成果备份给客户。

可交付文档:现场实施情况概要、项目软件系统备份方案、项目工作完成报告等,其中“项目工作完成报告”为里程碑文档。

在“项目工作完成报告”中要写上“项目已经试运行”或“网站已开通”等字样,客户要签字确认。

项目经理在实施完成结束后,需将模板(带设参)套系导出,提交给项目研究部。

8. 项目变更

8.1 项目变更类型

变更分为“进度变更”和“需求变更”,其中多数“需求变更”的发生会导致“进度变更”。

8.2 变更的处理

项目经理对客户提出的变更要进行研判,如果觉得可以接受则进行“变更流程”。如果觉得不能接受,则在第一时间和客户进行沟通,能说服最好,说服不了找销售人员和客户协调。通常情况下,销售人员会同意客户的变更。

8.3 变更流程

项目经理填写“项目需求变更表”,由用户填写(或项目经理进行整理)并报公司内部相关领导审批,通过后进行需求修改工作。

若出现“需求变更”导致“进度变更”继而导致需对“项目计划”进行变更,则由项目经理填写“项目进度变更申请单”报内部相关领导审批,通过后编制“项目计划”的新版本。

8.4 变更原则

“项目变更”是项目中经常出现的现象,项目经理处理该问题的原则是:在项目进度、成本、质量、客户满意度上做到平衡,既不能一味的接受客户提出的所有变更而让项目进度和成本偏离太多,又不能为了照顾进度和成本而忽略客户提出的变更降低客户的满意度。简单的讲,就是让项目各干系人的目标统一。

“项目变更”中另一个重要的问题是,项目经理要努力做好对内对外的沟通,在实际的项目中,客户的要求和公司内部对项目的理解,有时候差距是很大的,项目经理要充当一个桥梁,努力弥补其中的差异。

8.5 需求变更和协同办公的关系

需求/需求变更对内提交的处理,目前依赖于“协同办公工作流程”。电子表单流程化的实现,主要的作用是固化流程,而并非凌驾于流程之上。因此,项目人员首要是理解流程,在这个基础之上,才是掌握表单的操作过程。

具体流程和操作方式见公司发布的《协同工作流程-定制开发与需求变更流程的调整》。

8.6 变更过程文档

“变更申请单”为项目变更过程文档。

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本文由 @空杯前行 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

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