跨部门沟通如何有效避坑?

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编辑导读:一个公司规模越大,跨部门沟通的成本越高。在日常工作中,可能会存在“已读不回”、互相踢皮球、双方理解有偏差等情况,导致计划好的工作没办法完成。该如何解决这些问题呢?本文作者对此提出了自己的一点看法,与你分享。

对于小的创业公司,人数也就几十人,大家彼此非常熟悉,工位距离也不远,有什么问题直接当面问解决就好了,沟通基本没有什么太大问题。

而对于稍大一点的公司,公司有上千人,上万人,跨部门沟通问题就会逐渐显现出来,而且一般公司规模越大,跨部门沟通的成本越高。

首先我们先理一下日常工作中常见的跨部门沟通问题。

一、存在问题

1. 别人对你“爱搭不理”

不知道大家在日常工作中,有没有碰到这种情况,当你有需求跟外部沟通对接时,刚开始的沟通成本非常高,本来可能几句话就说清楚的,因为沟通实时性,可能要一两天才能聊清楚。

表现在行为上就是不管你是通过邮件还是其他沟通工具,别人不会立即回复你,或者你发10句话,别人几个小时后可能回复你一句,或者根本就已读不回。当然这也并不代表别人故意不回复你,也有可能大家工作比较忙,来不及回复或者看完以后有别的事情忘了回复,这件事就卡在这里了。

2. 对方互相踢皮球

当你找到相应的对接人A沟通时,两个人聊了几十分钟,结果他却告诉你去找B,而当你找到B时,B又让你去找C,最后问了一圈还是A负责这件事情,一上午下来啥也没干,尽在这耗费时间了,大大提高了沟通的成本。

3. 商量好的方案执行有偏差

一般我们沟通需求,中间会对有疑问点商量讨论,最终达成一致方案。然而最终确认好的方案,在最终执行时却有偏差,不符合你的需求,而对方却又说是你的需求描述不清楚,他们完全按照你的需求来开发的,跟我们没关系,于是互相推诿、推卸的情况出现了。

4. 定好的排期却上不了线

当对方答应了做我们的需求,之后会给我们一个排期,几月几号会上线,但是到了上线的日期之后,你却发现你的需求根本就没上线,跟对方一问,说有紧急需求插入,你的需求还没开始做呢,要不你找我领导沟通一下。

二、解决问题

那么该如何才能让跨部门沟通更顺畅,保证事情快速推进呢?

1. 寻找共赢点

部门之间都是平等的,所以说你没有办法强迫别人做你的需求,除了一些高优先级项目外,有来自公司老板的压力,对方可能不得不支持之外,其他的需求更多还是靠互相的沟通,别人才给你做。

另外每个部门都有自己的内部工作,外部的需求对他们来说就是“多一事,不如少一事”,所以在跟他们沟通时,他们显得并不积极。

所以在我们在跨部门沟通时,首先要学会换位思考,站在对方的角度考虑做我们这个需求对他们的好处,有了其中的利益驱动,他们的态度也会不同。

同时我们所提出的需求,最好能通过数据的形式证明其价值,这样别人帮你做了,提升较大,他们也好跟领导交差。

2. 利用好邮件

邮件是一个很好的工具,特别是在跨部门沟通过程中,给大家分享几个邮件使用的小技巧。

首先,通过邮件发会议邀请。有时候沟通需求,会涉及多个部门的同事,组织一个这样的会不容易,大家日常工作中比较忙,很容易忘掉或者迟到,导致会议没法开或者一大堆人等一个人的情况,所以通过会议邀请,设置会议开始前提醒就显得很有意义。

其次,可通过邮件同步结论。跨部门沟通会存在推诿、扯皮的情况,明明大家在一起讨论的好的事情,但是到最终执行时,又各自不认账,然后再需要重新沟通。

这种情况下就需要邮件来“留证据”了,每次会议沟通后,通过邮件同步会议结论,明确每个人分工,发送参会人以及他们的上级领导,保证事项正常推进。

最后通过邮件沟通,保留“证据”的同时,也相当于做了一个记录,方便后期去查找。

3. 相关人拉群沟通

事不关己、高高挂起的情况在跨部门沟通中很常见,对方互相踢皮球,你推我我推你。

针对这种情况,可以把所有可能相关的人拉到一个群里,然后你在群里说一下整体背景,然后让他们之间去讨论PK这块最终交给谁做,这样就能把你自己释放出来,节省你跟他们挨个沟通的时间。

4. 借助领导的力量

一般与你沟通和你是差不多的级别,说白了两个人都是干活的小兵,你提需求,他们正常接,最终的决定权还是在他们老板那里。

所以有时候当你推动不了,需要向上反馈,借助老板的力量帮你扫平障碍,老板们之间沟通确认好了,手底下的人对接就容易多了。

比如对方目前正在正常开发需求功能,你提了一个比较紧急的需求,正常情况别人是没法给你立即加这个需求的,可能要排期到一两个月以后了,所以你就是说一千道一万最终也影响不了结果,但如果你能让你的领导跟他们的领导达成一致,形成结论,那么这件事情就迎刃而解了,接下来你就可以顺利跟他们对接。

5. 脸皮厚一点

跨部门沟通,如果脸皮薄,那基本上就是寸步难行了,不是卡在这就是卡在那,作为需求方,要记住我们的目的,保证你的需求可以按时、保质保量的上线,一切向目标看齐,完不成目标挨骂的是你,升不了职加不了薪的是你。

刚开始的时候我也是这样的,跟别人沟通需求,别人不理你,你说十句话别人能搭理你一句就不错了,脸皮比较薄,觉得自尊心受到影响,不愿意再往前推进这件事。

但后来我想明白一个道理,你的核心目的是把这件事做成,这中间的过程其实没那么重要,职场里没人会关注你的自尊心,最重要的是把这件事干成,干成这件事就证明你牛。

后来如果他们一直不回复,那么我就一直发。反正感觉烦的是对方,或者直接去工位,对方不得不跟你当面聊。

6. 把控好进度

对方给了你排期之后,并不意味着你的需求一定会按照这个时间上线,中间还是会有很多风险,比如加进来其他业务部门的需求、一些紧急插入的需求等等。

这个我们就需要每隔一段时间就跟对方询问一下进度是否正常,也好能提前识别风险,保证需求能按时上线。

作为需求方,要敢于大胆干,协调好各方,积极的去推动,不厌其烦地沟通和追问工作的推进情况(反正烦的是对方)。

职场中一切都靠结果说话,既是挑战也是机会,只有从难的事情中获得的才是成长,各位加油哦~

 

作者:HQ(微信:hanqingguoji),社交路上不断前行的创业产品汪。公众号:产品那些年,不定期输出职场干货。

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题图来自Unsplash, 基于CC0协议

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