评估一个团队的效率,开一次会就知道了

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导读:产品经理的工作每天几乎被各种大大小小的会议充斥着,随着参与的会议越来越多,我们也能知道有些会议开得特别成功,有些会议根本就是在浪费时间。除了抱怨一些低效的会议外,我们作为参与者甚至有时是主导者,还可以思考下:如何组织或引导一场高质量的会议,如何做好会议管理。

一、为什么要做会议管理

1. 会议在几乎任何的组织形态中都必不可少,而且至关重要

但很多组织/企业没有足够重视,甚至没有建立起任何的会议制度及会议培训,导致很大一部分人对会议的认知就是:一群人聚在一起讨论一件事情。而很少认真思考召开和参加会议的方式和方法;

这样真的科学吗?

员工被大大小小的会议压的苦不堪言,“上班时间开会,下班时间加班赶进度 ”, 类似现象在不少企业都是常态,再寻常不过了。

很多会议管理软件应用而生,想要通过互联网软件的方式改善会议引发的一系列问题,但是软件也只能是一个辅助工具,并不能完全的解决会议引发的所有问题;

再好的工具都只是一个拐杖而已,无法依赖其替代真正的管理,要从根本上解决组织管理的问题,关键是对人意识形态/协作认知的引导并达成共识;

2. 会议的效率决定了团队的效率

一个团队的运作状态是高效还是低效,开一次会议就知道了。

低效的团队是这样开会的:已经到了会议预定时间,组织者几乎还要挨个再叫一遍,有些人被叫以后本能反应是磨磨蹭蹭:接杯水带过去?上个洗手间再过去?甚至有的直接不在工位上,还需要打电话叫人。等所有人都凑齐的时候,预定好的会议时间,已经过了十分钟了。

看到这里,不要庆幸的认为可以跟自己团队撇清关系,这种例子太普遍了。

会议的状态只是一个缩影,如果在重要的会议上都是这样浪费大家的时间,平时在看不见的地方懈怠浪费的时间就不可胜数了。

高效的团队如何开会呢?临近预定时间,参会人员都会提前几分钟陆续进入约定的会议地点,保证主讲人在预定的时间内能够按时开讲,按时结束。

会议高效的团队,其他方面也不会差到哪里去。确保会议的高效,是影响团队运作效率的关键,也是影响员工工作效率和激情不可忽视的因素;

3. 低效的会议害人害己

成为一名产品经理开始,就不断游走在与市场、运营、销售、开发、客户、其他产品、领导等的会议当中,我也是深深地体验过各种会议,每天一两个都是常态。不仅仅是产品经理,有时候开发也是大会小会不断,上班时间开各种没有意义的会,下班还要被项目经理各种追进度,没办法只能加班:不仅在公司加班,回去地铁上还要加班,甚至坐在马桶上加班···

一个个怨声载道,真的痛恨开会。因为会议没有给参与人带来任何的价值,只有负累,觉得浪费时间。但召开会议的人还一直乐此不疲,热衷于各种大会小会,却从来没有想过是自己的组织出了问题;这样只会让会议低效、团队低效;

一个有意义的会议,讨论主题永远与参会人紧密相关、充分讨论,不仅能够有效的推进事情,有时候还能理清方向,为参会人员解决一些难题,甚至减轻很多多余复杂的工作量;这样的会议有良性反馈,会让人有激情全身心参与到每一次讨论中,还能为会议之外的工作带来信心和动力,员工之间也更加凝聚团结、充满热情,一定程度上也避免了低效加班的恶性循环;

二、会议管理机制

高效会议不是凭空而来,下面是我在各种大小的会议中摸爬滚打过来,经过实践验证的一些经验总结,希望对您有所帮助:

1. 会议邀约

作为会议的发起者,有必要跟重要的参会人员提前协商并确定时间、地点,然后发出一份正式的会议邀请函给所有参会人员,并明确以下信息:

1)会议主题

必须要明确,参会人员据此评估自己与这个会议的相关性,判断是否需要花一些时间和精力提前看会议材料准备一下。避免了所有人都只带个耳朵来听,临场听下来也仅仅是有一个大概的印象,并不能在会议上充分沟通讨论,这样的会议就变成了一次单项的宣讲,效果会大打折扣。

会议主题也一定要准确,一些主讲人不注意,随便定一个主题,讲的内容却完全不是这些,听得参会者云里雾里的,想要生拉硬扯跟这个主题扯上点关系,却怎么都跟主讲人的思维不同步,这就真的不能怪参会人了,完全是主讲人的问题。很显然,连共识都很难达成,更何况充分讨论了。

2)主讲人

有必要明确主讲人,其他参会者就会给主讲人留够充分的发言时间和会议节奏的把控权。

主讲人也是对组织这次会议、主导会议过程、对会议结果负责的人。

3)会议目标

很多会议组织者都误把主题当成目标,而不讲目标,这是非常错误的。

会议目标一定要在会议开始或之前,告知大家。

因为会议的结果是要达成目标,而不是没有目标的按照主题发散,试想如果只有主题没有目标,那么有几个人开会就有几个哈姆雷特吧,大家很努力的发言和参与讨论,也不过是一群人把费劲的把”车“往不同的方向拉。一点都不夸张,没有目标就没有方向和参照,什么时候结束会议也是一个未知数,这个会议算成功还是不成功也无法判断。只能下班时间已经过去太多了结束会议,或者大家说累了结束会议;

有明确的会议目标,在很大程度上能够防止讨论跑题,就算是跑题了也能快速的拉回来,大家一起向着同一个目标前进,也避免了一些无意义拖后腿的问题出现,这样的会议才能是高效的。

而且很有必要把目标清晰的列在显眼的地方时刻提醒,因为有时候主讲人讲着讲着都忘了自己的目标或跟着人家走了。我遇到过这种没有目标的会议,在一开始就询问了主讲人此次会议要达成什么目标呢?可能因为提前也没有仔细想过这个问题,他随口给我说了一个答案。然后我全程参与到会议当中,朝着这个方向积极思考并讨论发言,后来发现主讲人讲的不是这个,又问他的时候答案已经不像起初告诉我的那样。面对这样的情况让我挺无语的,感觉白白浪费了自己的脑细胞;

4)子主题和时长

子主题能够让参会者初步了解,在大主题的范围框架里面,会重点讨论哪几个层面的问题,会让人更加聚焦的思考;

也方便参会者知道此次会议是否包含自己关注的问题,如果没有则可以在适合的时间节点抛出来,如果有则耐心等待即可;避免因为不知道主讲人的顺序,反复的询问预计后面会提到的内容,扰乱讲解节奏;

另一方面,不是每一个子主题都与参会者紧密相关,参会者也可以更合理的判断:哪些主题需要重点参与,哪些仅仅听一下有印象即可,或者不用参与;

子主题时长的提前预告,也方便参会者更好的配合主讲人的安排,明确此次会议的重点,就不会在略讲的部分太展开讨论;

5)开始和结束时间、地点

参与者可据此提前协调自己的时间和手头的工作,或告知自己是否可以参会;

开始会议的时候,可提前几分钟到场,等待主讲人按时开会;

6)附件

会议讲解的PPT等相关材料,如果可以,最好能够提前发给参会人。参会人可提前查看,带着脑子去开会总比仅仅带着耳朵开会好。道理大家都懂,就不啰嗦了。

2. 会议过程管控

一些会议管理的工具或软件,能够辅助我们做一些会议邀约,但是会议过程却很难靠机器管理,而这一块儿往往也是最重要,最容易出问题的环节。这里对主讲人的要求很高,不是随便一个人不经过任何的学习思考,上来就能做好会议管理的。

1)必要的开场:主题、目标、子主题、背景介绍

如果没有在会前讲清楚这些,直接上来就进入细节和话题,势必让人听的云里雾里的, 很多奇葩的问题也都会抛出来,费劲沟通了大半天以后才让人明白: “ 哦,原来你是再说这个 ”,真的浪费了时间,也增加了沟通成本。

所以在会议的开场,主讲人有必要强调会议主题、目标、子主题,甚至是此次会议召开的背景都介绍清楚,哪怕有人是已经知道的,只要有相关人不清楚也需要重申。如果某些成员之前的某些相关会议没有参与其中,就有必要告知之前会议的结论,保证参会者的思维同频;

毕竟组织会议是需要会议相关者从不同方面参与其中,组织者有义务给别人讲清楚你的诉求,明确需要别人协助什么。而不是仅仅是给某一位领导做汇报而已,只要他知道就好了。

否则,其他参会者很难参与进来,无法有效讨论,只是单方面的汇报和宣讲,他人能消化理解多少就看情况了。势必浪费了时间,也没有达到一个好的会议效果;

2)掌握会议的节奏和方向

做为会议的发起者,有必要掌握会议的节奏,对于会议的开始结束时间,最好保证严格的诚信。

因为大家都很忙,时间都很宝贵。如果你的会议节奏比较拖沓,不能如期结束,就会导致一些参会者必须要在其他的事情安排上失信于人。或者只能中途离开,后面的会议无法参与了。这样的会议会让高效和有时间观念的人讨厌,下次你再组织会议,就会考虑下要不要出席了。

对于会议讨论的方向和子主题展开讲解的时间,都要把控在预期内。

避免一些不准备重点讲的话题,被展开讨论收不住,导致重点内容没有时间讲解;另外会议中跑题,被无线拓展的现象也很常见,需要主讲人及时打住,拉回主线;如果主讲人没这么做,反而让事态蔓延,就是太不专业、不负责任了。

3. 总结会议结论

开会不是讲完就ok了,对于会议达成的共识和后续安排,需要主讲人在会后总结归纳告知参会全员,并询问是否有异议和需要纠错的地方。如果达成一致,按时结束会议,那么才算是一个比较好的结局。

会后也不要忘了把会议纪要发出来让全员知晓,并按照约定的时间,持续追踪会议结果执行情况。

会议纪要需要包含的内容如下:

  • 会议邀请包含的基本信息
  • 讨论内容分条概述
  • 会议结论分条概述
  • 会后安排分条概述,并标记执行时间;(需在会议上明确好时间,避免无执行)

4. 会后追踪

如果有会后安排,主讲人要负责按预期追踪执行情况。如果有下次会议,也需要将会后的执行情况告知大家;

三、落地问题

如果是过于复杂的制度/机制,可能会出现落地困难的问题,还好这些都是最基本的内容并不复杂,但是我也就制度的落地,谈几点自己的看法:

1. 适当借助管理工具

适当借助会议管理工具,能够更轻松容易的落地制度,并快速看到成效;

2. 会议制度的培训

要让相关人有共同的认知,一起努力打造高效的会议和工作氛围。

3. 设置一个专门的“会议主持人”

如果无法通过培训让相关人员达成共识,可设置一位“会议主持人”,负责每次会议从组织发起、会议过程 、会议追踪,甚至是定期的会议复盘。

(捂脸)写的太累了,剩下的贴个图吧,不展开说了。

 

本文由 @筱爻 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于 CC0 协议

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