第一次这么喜欢没边界感的同事!看钉钉 AI 助手如何 “整顿” 职场,开启高效办公的智能化革命

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人工智能(AI)作为科技领域的前沿力量,正在全球范围内引发一场深刻的变革,其中,AI Agent 代理工作流或许会是 AI 领域的突破口。我们可以借着钉钉 AI 助理,来做进一步的探讨。

农历年前办公室迎来了一位新同事,不仅主动介入每个人的会议记录、写周报、邮件处理等杂活儿,无论节假日都会在工作群和私聊激情输出观点,近期竟然还开始参与组织流程优化的管理职,直接跨越新人蜜月期拉满领导们的好感度。对于这样毫无边界感又爱出风头的同事,我们整个办公室却都超喜欢他!

这位同事就是钉钉于今年 1 月 9 日发布 7.5 版本后隆重推出的「AI 超级助理」,也是钉钉对智慧型代理人(AI Agent)探索的全新应用落地形式。其实从 2023 年 8 月钉钉发布数字员工时我就认识他了,但当时只能透过后台开发者界面接入,也较难针对个性化需求调整功能或工作模式;现在,除了没有开发基础的技术小白也能「自行创建」属于自己的 AI 助手,还可推上市场让其他个体或企业用户「共同聘用」,堪称办公软件界首屈一指的 AI 资源共创共享池。

(图片来源:钉钉 AI 助理市场,目前尚未上线)

一、AI 领域趋势:重塑 AI 沟通与效率优化的新范式

人工智能(AI)作为科技领域的前沿力量,正在全球范围内引发一场深刻的变革,而谷歌大脑项目联合创始人吴恩达,在三月底红杉资本(Sequoia Capital)的人工智能峰会(AI Ascent)上公开分享了对于 AI Agent 代理工作流将是 AI 领域的突破口,并在今年产生更多的行业应用模式助力效率优化,也谈及自己对 AI agent 设计模式的四种分类包括检查、工具使用、规划、多智能体协作,站在 AI 领域最前列呼吁大家开始关注这个方向的发展。

这显示以往较为割裂的生成式 AI 和工作流两个使用场景将在未来逐步和解。我们和 AI 的互动模式不再限缩于一问一答固化应答形式,而是在双向互动中共同进行反思、规划、迭代等过程来获取最优解,更不需要在不同的 AI 工具中来回切换以达到需求目的,达到个人乃至企业的效率赋能。

换句话说,从前我们使用 AI 的情境,类似传统主管对员工的单方面下发指令,很可能存在员工压根搞不清楚主管要什么就埋头苦干的局面,导致产出的结果不尽如人意,使得我们对 AI 工具的信任裹足不前;现在强调的 AI 人机互动则更趋近于一个团队中不同角色之间高频次交流的结果,并将此过程转换为下一个项目的模板或经验值,AI 可以变成是产品团队中具有前瞻性的战略师、改善客户体验的 UX 人员、或者是辅助产品开发的程序员,更贴合当前互联网产业的协作习惯。

(图片来源:吴恩达演讲视频截图)

二、直面 AI Agent 浪潮:钉钉 AI 助手来整顿职场了

AI Agent 强大的智能处理能力,能够存储从每次交互中获取的信息以应对更复杂或未知的问题挑战,通过知识经验积累和自我进化,给予企业全面性的解决方案并促进未来优化。从钉钉推出 AI PaasS、AI 助手等一系列操作,我嗅到了钉钉的三个野心:

第一,办公软件结合 AI Agent,由钉钉领头:在 2023 年钉钉生态大会上,钉钉宣布将智能化底座( AI PaaS)开放给生态圈内的客户,AI PaaS 由模型调度、模型训练、插件开发三大平台组成,企业可基于AI PaaS 开发符合企业需求和行业场景的 AI 应用,降低智能化应用的门槛,更暗示钉钉借此打造智能 AI 生态系的企图心。

(图片来源: 2023 年钉钉生态大会视频截图)

第二,深入各行各业,使钉钉成为行业的共创平台:钉钉总裁叶军在 2024 亚布力中国企业家论坛提到,AI 和钉钉融合将带来的改变,除了所想即所得和高效分解任务,更多的是关注行业或专属领域模型的搭建。个体或企业通过 AI 助手建立模板,通过钉钉开放的 API 及连接器,与 SaaS 应用、本地系统等既有系统对接,深化多领域、跨系统、泛场景的 AI 整合型应用方式,让钉钉成为真正的 AI Agent 平台。

(图片来源:钉钉创建 AI 助手的界面)

第三,插足 toC 战场,打破钉钉的刻板印象:由于钉钉有多项功能如文档编写、会议通话等等,在企业用户基础上也拥有不少量的个体用户,但过往钉钉过往并没有针对性的优化相关功能、仅专注 toB 的体验,在用户心中形成了下班后就不愿再开启的办公室桎梏;此次推出的 AI 助手将应用范围拓展到钉钉个人版,左上角一键切换个人或企业版本,使得用户更无痛的在操作钉钉上达到个人与工作和相互独立的切分,同时又能运用完善的 AI 助手功能达成不一样的使用目的。

(图片来源:钉钉个人版 AI 助理使用画面,目前还在 Beta 阶段)

三、产品经理视角:钉钉 AI 助手是我的得力伙伴

做为一枚 2B 金融产品汪,我需要大量与团队成员共同协作或频繁和企业内外部单位沟通,日常工作非常依赖企业协同工具进行管理与执行。钉钉 AI 助手并不是我用的第一款嵌入办公软件的 AI 工具,但先前在应用同类工具上存在的痛点,却在导入钉钉 AI 助手后获得良好的体验和解决。

对此,我建立了一个群待办事项小助手,示范如何从 0 到 1 搭建一个符合团队需求的高级助理。主要功能是透过个人新增待办事项可同步在钉钉的多维表更新,目的是使得其他与此任务有协作同事可以共同跟进处理情况并留下评论,加速团队协作项目时的紧密度。

步骤一:替 AI 助手命名并简介主要用途,方便团队其他成员在引用时更快了解助手的功用,也可将助手设定为仅个人可用。角色设定是我觉得钉钉 AI 助手非常特别的功能之一,有点像玩游戏时给 NPC 赋予的人设一样,让助手可以更快融入这个角色并知道自己的服务界限。

步骤二:配置助手应有的「知识和技能」。「知识」可透过上传企业内部文档或规范来完善助手,使助手在应答时能够更多依循企业资料库来衍生。

「技能」则可选择「能力」和「工作流」。在「能力」选单中,除了系统预设常用的请假助手、智能创作、预约日程等,最强大的是引入 OpenAPI 自定义功能,只要输入 URL 或自行粘贴代码就可激活更丰富的功能,例如下图中我就调用了开源 API 的企业员工查询功能,就算我们公司的员工超过一万人,用户也可通过关键字快速索引对应的人员联系方式,节省每次都要进入企业内部通讯录查询的不便。

在「工作流」区块,预先提供了多个模板降低自动化工作流的入门门槛,也可自行建立。选择以「与 AI 对话」发动工作流,即可让用户在与 AI 互动后由 AI 自动执行超过十种动作,例如创建日程任务或待办、在多维表上新增内容、自动发送互动卡片或对话等,通过简易的可视化编辑和变数设定就能完成流程制定,并即时在群聊中与其他同事共享。

我在这步先后选择了日期时间的功能以动态获取时间,再以创建钉钉待办和多维表新增记录的功能,让用户建立待办事项时自动同步内容和时间于多维表,使得多维表的共同编辑成员可浏览该任务的最新状态或进度,若有其他的协作成员也可将自己跟进的部分一同更新,在任务完成时由任务管理者审批及检核处理效率,对于产品经理在功能迭代时跨单位的协作有非常大的助益。

步骤三:最后替助手依照功能和特性选择合适的应答方式。像我的待办事项小助手主要为产品团队成员使用,不太需要过于正式严肃的语气,就设定了活泼开朗的回答模板,并设置了快捷键让用户不必输入指令也可执行对应的动作。

步骤四:调试助手并在发布前试运行。我在选择对应指令后助手完成了待办事项建立,并在追踪多维表中替我建立该笔事项的记录,大功告成可以开放给团队使用啦!

四、未来畅想:建立 AI Agent 生态系引领智慧办公新风尚

钉钉剑指成为「AI 落地的实践者」,预计在四月份推出 AI Agent Store 包含创新孵化、服务分发和交易的全新 AI Agent 平台,喊出三年内将产生 1000 万个 AI 助理供企业和个体用户使用,以期降低中国企业数智化的门槛。

(图片来源:杭州钉钉 7.5 版本发布大会视频截图)

在这趟与钉钉 AI 助手的体验之旅中,我深刻感受到了钉钉对这项任务的使命感:

其一,与自动化工作流的整合性:以目前的使用经验来看,大部分 AI 助手会被定位于「个人办公服务」,例如针对用户收到的邮件进行重点摘要、协助草拟或翻译文本等,不过这仅可增加个体用户的体感和效率,若要让 AI 助手能真正助力组织效率改善,与「组织办公」的自动化工作流整合才是关键,若工作流和 AI 功能是在不同应用上分别创建及运行则无法达到整并的效果,使得自动化流程还是依靠人而非 AI 触发,钉钉 AI 助手则在这点上成功破壁。

(图片来源:钉钉 AI 助手的自定义工作流功能)

其二,与组织既有制度、流程的结合度:引入新工具固然对后续的工作执行方式有所助益,如何融入组织已正在运行的制度相互结合,使得既有的流程也得以提升效率,也是企业在评估软件导入的重要因素。钉钉 AI 助手与钉钉软件内的功能高度结合,并加入企业内部文档例如规章制度、合同、新手指引等,定制化具有个别企业特点的 AI 助手。

(图片来源:钉钉 AI 助手内建的请假功能)

从前我们下指令让 AI 执行动作时,形同 AI 独自闭门造车的过程,只能被动等待未知的结果;现在则可在人为的环节设置中让 AI 按照我们的要求进行动作,重新构建一个近似于人类的思考和工作流程,让 AI 的输出变得更可控也更值得信赖。

钉钉 AI 助手通过持续学习用户行为模式,允许用户根据自身需求自定义AI助手的工作流程、提醒方式等,实现个性化办公体验,提升对各种工作场景的理解能力,提供更加精准的服务,并加强与其他办公软件、企业数据、硬件设备深度集成,打造无缝衔接的智慧办公环境,满足更复杂的企业或行业需求,更显示其在不断更新的科技技术风口上创新不懈和未来可期。

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