SRM项目实战:项目规划与实施

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我们做好项目立项汇报之后就要进行具体的规划与实施,那么如何做才能提高工作效率呢?本文作者就这个问题进行了具体的分析,希望能帮助到你的工作。

上一篇文章围绕立项报告中的「为什么做」以及「做了有什么好处」两个问题进行一定的阐述,今天这篇文章,再和大家谈一谈关于「谁来做」和「怎么做」的问题。

一、项目流程概述

采购数字化项目建设通常需要经历启动计划实施交付应用等5个阶段。项目建设一般分两种情况:自身独立开发或乙方参与(即引入SRM系统供应商)。

尽管两种方式在某些环节存在差异,但核心环节是相同的,并在项目过程中都需要遵循完整的项目管理方法作为指导,才能保证项目顺利推进,以下为两种方式的主要流程:

SRM项目实战:项目规划与实施

二、项目综合评估

数字化建设项目都是由企业需求驱动的,且后续应用也只有和企业的需求契合才能产生价值,采购数字化的建设和管理也不例外。在推进采购数字化之前,需要明确以下要点:

1. 现状评估

明确采购数字化管理战略、企业数字化综合发展情况、采购相关及上下游系统建设与应用情况等基本数字化背景,通常采购属于企业的 OTD(供应链管理(Order to Delivery)从订单计划到产品交付)模块,涉及到以下系统:

SRM项目实战:项目规划与实施

2. 需求梳理

如果采购数字化是由信息化部门发起,那么信息化部门需要联合采购部门共同梳理企业当前的采购业务流程、供应商管理制度,以及未来1-3年的规划,挖掘采购管理过程中存在的问题和需求。

除此之外,还需对生产、行政、质量等采购上下游部门甚至是外部供应商进行调研,整合上下游链路配合过程中存在的问题、需要改进的重点环节,考虑如何利用新技术新工具解决主要问题。

不论一个企业的采购流程是简单还是复杂,它都是从最基本的采购流程演变而来的,从业务角度来看,常见的基本采购流程如下:

SRM项目实战:项目规划与实施

3. 产出和投入规划

在正式立项前,需要明确采购数字化的目标、企业可投入的人财物成本及潜在风险等。一旦明确了战略目标和业务需求,且有充足的人财物投入,即可申请立项,初步梳理出来的需求场景可作为工具选型、蓝图规划和功能开发时的考量因素。

三、制定实施计划

项目成功实施的前提是能够基于组织的需求、资源和时间制定合理的实施计划,只有好的计划才能有效提升开发人效,缩短项目周期,实现项目预期目标。

在制定项目实施计划时通常需要考虑一下关键内容和步骤:

1. 明确项目范围

当企业规模较大,采购数字化需求繁多的情况下,一般难以同时规划全部需求,这时就需要根据不同模块的优先级规划多期项目,优先满足核心流程、数字化价值高的需求。

这时就可以基于「调研梳理出的需求场景」和「SRM功能模块框架」进行归整适配,确认项目要包括的功能模块和业务流程。

2. 确定项目团队

数字化项目建设一般都会涉及多组织、多部门之间的协同,只有在项目开始前确定项目经理和关键团队成员,并且划分好各自的职责和角色,才能保证后续项目可以顺利推进。

总体上可分以下三类:

  1. 项目组长:承担项目蓝图规划、项目推进、进度把控、跨部门资源协调等项目管理职责
  2. 信息化:承担技术评审、开发、系统对接、数据管理等技术职责
  3. 业务方:承担采购业务梳理、定义需求和场景、采购流程分析等业务管理职责

当然,为了保证交付的产品能真正的落地业务,信息化人员需要十分了解企业采购业务流程和需求。

3. 确认蓝图方案

通过对现有的供应商管理和采购业务需求梳理,评估并确认产品解决方案,制定详细的方案流程说明书,主要包括功能需求、数据需求和技术要求等。

4. 功能开发和集成

基于蓝图方案进行功能开发和配置,以及与上下游业务系统进行功能和数据集成,并进行系统测试保证流程闭环(包括功能测试、性能测试和用户验收测试)

5. 上线与培训

正式部署上线前,项目组需输出详细的操作手册以及公开培训的方式培养员工使用相关系统,提高数字化采购意识。同时需要筛选和招募一批有意向、配合度高的供应商进行小规模的协同流程测试。

上线完成后,需要建立业务反馈通道,定期收集相关员工对项目的反馈,并基于反馈与复盘的问题优化系统业务流程、改善用户体验,同时还需基于数字化管理的发展要求进行新功能的开发迭代。

作者:俗人日志;公众号:俗人日志

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