不要再画流程图了,试试泳道图吧!

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文章深入探讨了泳道图的基本概念、与传统流程图的区别、作用、结构和组成,以及如何绘制有效的泳道图,提供了包括软件项目和商城运营在内的案例分析。通过本文,读者不仅可以理解泳道图的核心价值,还可以学习如何实际应用这一工具来优化自己的业务流程。

一、泳道图概述

1. 什么是泳道图

泳道图是由吉尔里·拉姆勒和艾伦·布拉奇在他们的书《流程再造》(1990)中提出的。

这种绘图方法使你能够快速而轻松地绘制和追踪流程,特别是跨部门和跨团队之间的协作沟通。

泳道图也叫跨职能流程图,由多条“泳道”框架与相应的流程内容构成,它利用其“泳道”特点清晰且直观地展现出流程环节发生在某职能群体之间的关系,简化复杂的程序,是一种简单、一站式的描述流程的方式。

每个“泳道”通常代表一个团队、部门或其他功能区域,而图中的方框、圆圈和箭头表示任务、决策点和流程的流动。

2. 与流程图的区别

泳道图的绘图元素与流程图类似,但在业务流程主体上,通过泳道区分出执行主体,即部门和岗位来。

流程图是描述一个事件过程的步骤,但当这个过程涉及许多不同人、不同部门或不同功能区域时,就很难跟踪每个步骤的负责人,解决此问题的有效方法是用泳道图把流程图分栏,这样能清晰地了解任务转交的流程。

与传统的流程图不同,泳道图的优势在于它可以清晰地显示多个流程是如何在多个团队或部门之间互相作用的。

3. 泳道图的作用

  • 流程管理:泳道图可以清楚地展示每个参与者在流程中的角色和职责,有助于更好地进行流程管理。
  • 问题解决、区分责任:在解决问题的过程中,泳道图可以帮助识别出每个参与者的责任和关系,从而更好地协调和解决问题。分清各职能群体之间的责任关系。
  • 团队协作:泳道图可以清晰地展示每个成员在项目中的任务和职责,提高团队的协作效率。
  • 规划任务、分析沟通:将项目在不同阶段所需完成的任务规划出来,呈现出流程各内容之间的关系,各相关人员可以各司其职,完成分配的任务,可以用于需求分析、产品设计、产品沟通等。

4. 泳道图的结构与组成

  • 泳道:泳道图的主要构成部分,用来代表不同的个体或组织单位。通常,泳道由垂直分隔线划分为不同的区域,每个区域代表一个参与者或对象。
  • 对象与活动:泳道图中的对象通常由矩形框表示,而活动则由箭头表示。对象和活动之间的关系通过箭头的方向和连接来表示。

5. 泳道图的类型

  • 部门维度:通过部门或者责任来区分,明确每个部门/人负责完成的任务环节。
  • 阶段维度:通过任务阶段来区分。
  • 活动维度:在不同的阶段,每一个网格中的活动都应该有相对应的部门来实施。

二、泳道图的单元组成

常用的泳道图单元分为开始、结束、流程、判定、文档、子流程、数据库、注释7个版块。

用了以上的单元后我们还要来撰写事件流。在泳道图的事件流构成单元有下面9个

  1. 角色:都有什么人参与到功能里来
  2. 事项:分别扮演什么角色,做什么事
  3. 信息的流向:要完成的任务,顺序
  4. 参与者:明确所有事件流的参与者,系统也是一个事件流的一环节参与者
  5. 关系:参与者之间的关系
  6. 目标:事件流的最终目标是什么
  7. 开始与结束:事件流的起点和终点
  8. 主流程:事件流的正向流程
  9. 异常流程:时间流的逆向流程

三、如何绘制泳道图

1. 前期准备

  • 明确绘制泳道图的目标和范围:这有助于更好地理解流程,并将其准确地呈现在泳道图中。
  • 梳理系统关键逻辑:确定所涉相关系统及其各自职责、任务,梳理各系统间关系,以及各任务及其执行过程。
  • 确立功能模块与核心流程:核心流程一定要清晰明了。

2. 绘制泳道图

  • 确定泳道数量:根据流程中涉及的角色或部门的数量来确定需要多少泳道。每个泳道代表一个角色或部门。
  • 标识每个泳道:为每个泳道分配一个名称或标签,以便清楚地识别每个角色或部门。
  • 分配流程步骤:确定流程中的每个步骤,并将其分配给相应的泳道。每个泳道应只包含与其相关的步骤。
  • 添加任务和责任:为每个步骤分配一个或多个任务,并将其分配给相应的泳道。确保每个任务和责任都清晰明确,以避免混淆。

1)设计泳道图框架:

  1. 使用图形库或绘图软件中的符号来绘制泳道框架。
  2. 使用不同的颜色或样式来区分不同的泳道,同时确保泳道的宽度适中,既不过于拥挤也不过于空旷。
  3. 选中图形符号,在【样式】中给泳道添加颜色区分。

2)绘制细节:

  1. 在泳道图中添加流程的具体细节,如箭头和文本框。
  2. 在每个泳道内,按照流程的顺序绘制箭头和文本框,描述每个步骤的具体操作、输入输出等信息。
  3. 输入内容尽量使用简洁明了的语言描述流程细节,避免冗余和模糊。

3. 检查和优化

  • 检查泳道图:查看是否所有的对象和活动都已经被正确地添加到了他们应该在的泳道中,是否所有的箭头都指向了正确的方向,以及是否所有的标注都准确地反映了对象或活动的内容。
  • 优化泳道图:根据检查的结果对泳道图进行优化,使其更加清晰、准确和易读。

四、泳道图模版

1. 软件项目流程

2. 商城运营流程图

作者:诺儿笔记本,公众号:诺儿笔记本

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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