社区电商仓储加工流程优化

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编辑导语:对于社区电商而言,水果海鲜等品类,每天都需要打包后再出库。那么,在做这个加工的系统流程时,我们需要注意哪些问题呢?本文作者对此作出了分析,一起来看一下吧。

对于社区电商而言,水果海鲜等品类,每天都需要打包后再出库。最近迭代了一个加工版本,之前对于加工理解是简单的打包,有了一个新的认知。

原先我理解的加工,是仓库即供应链的人员,将SKU在商品打包为另一个SKU,如橘子(3kg/框)打包成橘子(500g/盒)。

这一个简单的动作,我们在做产品做一个系统流程的时候,需要去追溯他作业的原由,为什么要将整框的打包成一盒的、打包的比例是多少平均一框可以打包多少盒、打包过程中产生的损耗怎么处理、是先卖了再去打包还是打包好再开卖等等一系列的问题?给商品贴标或者加个包装袋是否属于打包的过程?

带着这一系列的问题,结合现有业务存在的痛点,找寻目标需求。

01 了解痛点,以及存在哪些问题

为什么要做加工流程?做每个需求之前,都需要先了解我们做这件事的动机,再根据我们遇到的问题,去拆分成我们的需求。加工主要拆分成三个步骤:

  1. 运营创建加工单,提交供应链同事作业
  2. 供应链同事根据任务单,线下作业
  3. 供应链同事完成作业,反馈实际完成作业结果

大概我们可以拆分为以上三个核心步骤,那看一下每个步骤其中又存在哪些问题呢?

1. 创建加工

什么场景会创建加工任务呢?我们了解到社区电商一般会有两种创建:

  1. 一种是水果/成品的打包,在售卖的过程中,发现加工品销量高于原材料,及时创建下指令给到仓库加工。
  2. 一种是发货之前,对冷冻品的打包,如猪肉/海鲜类目的商品,放冰袋并用泡沫箱打包,确保在运输的途中不会损坏。

而加工任务传达给到仓库,一般都是通过人工Excel手动统计输入数值后,给到仓库。就会存在以下几点问题:

  • 创建加工单的依据是根据销量而定的,销量是一个动态变化的数值, 加工单可能创建之后提交到供应链,如有变化与供应链沟通,存在沟通过程中的偏差、或者误解。
  • 由于供应链出库之前,需要预留一定的时间进行加工作业。如果完全按照销量创建加单命令,则订单履约的时间将会拉长(社区电商模式,下单后次日到货)。不按照销量,则可能存在损耗偏差。
  • 依靠较为强的人工管理,由于创建到接收,都是通过及时的对接沟通。所以需要人有较高的工作能力,缺少系统数据驱动。

2. 导单作业

在运营人员将加工单Excel提交给到供应链的时候,供应链需要进行作业。但这个作业流程也并不是简单将原材料拿出来,再进行作业,过程中会遇到的问题:

  • 单据变化无法及时通知。仓库加工时间相对固定,下发加工单后,运营人员无法实时获取加工进度,如果要修改或者取消加工单,整个告知的流程较为繁琐。
  • 供应链作业的时候,领取原材料需要再通过系统查询,原材料在仓库当前的实物库存、以及存放的库位信息。查询数据满足后,操作领料。如不满足领料数据,还需根据实际场景,如货物未入库、需要向其他仓库调拨等情况,进行特殊处理。
  • 供应链在仓库领取原材料的时候,需要对应生成原材料出库/锁定实物库存的操作。确保仓库内,原材料的实物库存有被扣除/锁定。

3. 上传加工结果

作业完成后,需要及时反馈加工结果。加工结果的偏差,会影响商城库存、后端履约流程:

  • 在创建加工单的时候,释放可销售库存进行售卖。如果加工结果存在偏差,需要及时修正可销售库存,可能存在卖超等情况。
  • 加工完成后,供应链人员需要将加工品的库存录入,并摆放到对应库位,增加加工品实物库存。
  • 加工品相对固定库区库位存放,可以在履约时将完成加工的商品优先进行出库操作。
  • 针对每次的差异,统计反馈差异原因,检查差异,优化流程逐步减少差异。

02 需求拆分,解决问题

将流程及问题都列出来后,我们就可以根据线下操作流程存在的痛点,去逐一解决、完善流程规范化。

1. 系统创建加工单

1)通过系统查看销量与仓库实物库存进行比对,如仓库实物库存不足达到阈值,系统及时提醒加工。
这里需要在商品库有一定的数据基础,在创建商品的时候,SKU需要对加工品原材料有一个区分。

商品由仓库发货,那么发货仓库是否为实物仓储仓库、是否可进行加工打包,都需要进行基础数据配置。仓库不具备加工功能的时候,需要将仓库的加工任务一起汇总到上级仓库进行打包。

对比的结果是否需要进行一个阈值限制,规范低于阈值再进行处理,否则无需人工管理数据等。不同类目、不同SKU可单独设置阈值。

对于加外包装(如加冰袋铝箔袋、贴标装纸箱等)的SKU,可以系统定时按照销量生成加工计划,无需人工估算打包比例。对于原材料打散为加工品,特别是水果蔬菜、则需要人工根据批次、供应商损耗等、进行估算。

2)针对创建的加工单,直接提交到供应链。在供应链导单作业前,都可以根据业务情况变化,调整加工单数量或者关闭加工单。
3)如供应链开始作业后,如数量变更的话,则联系供应链后再进行处理。

2. 线上导单,线下作业

1)等待供应链打包人员到仓之后,供应链负责人可以通过后台批量导单,进行作业。此时对应需要将待作业的加工单状态修改为作业中。

2)导单的Excel,需要注意导出的内容的实用性。导出的内容需要涵盖:

  • 导出的仓库信息+加工品信息+原材料信息。
  • 原材料需要写明对应领料的库存,领料的规则常规是按照先进先出的原则进行领取。
  • 如原材料仓库实物库存,小于领料数量,是否允许导出操作。
  • 需要留有空格列,线下导出Excel打印,可手动输入实际领料数量、实际加工数量。便于作业完成后,根据单据在系统进行录入。

3)针对领取的原材料,需要在仓库进行锁定库存的操作:

  • 如领取原材料,即在导单或者仓库操作领料之后,对应需要锁定这部分的库存。在仓实物库存不变,但是不允许去操作修改这部分的库存,如盘点、发货出库等操作。
  • 锁定的库存原由:由于仓库操作是分工协作的,存在配货组、分拣组、加工组等,对于实物库存的操作可能是同步在进行的。所以加工作业的时候,需要锁定对应库存,防止库存用于其他操作,影响整个仓库的作业。

3. 手动填单,结果上传系统

1)在线下作业完成之后,将填写的Excel内容(实际领料数量、实际加工数量)上传到系统。

  • 线下作业根据第2步骤,导出表进行作业,作业结束后记录实际作业数量。将商品摆放至仓库库位后,到系统上传作业结果。
  • 上传的加工结果,需要将锁定的原材料库存扣除并解除锁定、将加工品加工库存新增到仓库实物库存。

2)库位摆放快速便捷性:

  • 如有剩余原材料,系统自动摆放回原出库库存。对于加工品,系统可以给到一个默认的加工品摆放的库存,便于供应链快速完成加工结果上传。
  • 区分常温、冷藏、冷冻的加工品对应存储库存不同。在发货出库的时候优先将加工好的品出库。

3)差异结果管理:

  • 上传结果差异的时候,需要记录差异原由,对差异原由进行分类,汇总分析,不断调整优化加工任务。
  • 如已释放过可销售库存,差异可能会导致卖超,如少于释放可销售,需要对应回收可销售库存。如多于释放可销售,可以对应选择是否增加可销售库存。

03 总结

关于仓储加工的流程,其实还会跟商品、物流等模块相关联。由于加工是仓库每日必须的工作,所以优化加工的流程,一方面是提高了仓库的作业效率,另一方面,也减少了库存的偏差、防止卖超或库存积压的情况,还有一方便是加工的效率提高了,可以提升后端履约时效,对整个供应链的作业都是长久有益的。

 

本文由 @yimi 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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