一文详解审批流如何运作

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相信大家在日常工作中都有遇到过需要审批的时候,审批流是一种流程,用于审核和批准请求或文档。本文就审批流的五大构成要素展开分析,详解审批流的运作模式,一起来看看吧。

1. 什么是审批流?

审批流是一种流程,用于审核和批准请求或文档。 它通常包括一系列步骤,每个步骤都需要一个或多个人来审核和决策。 审批流通常用于规范化和优化业务流程,以确保请求得到适当的审查和批准。其本质是待审信息的流动方式及决策过程。

即申请者【角色】【权限】(人或系统)提供待审信息【内容】,交由相关审批人【角色】【权限】进行传递及处理【流程】【通知】,期间,每个审批者会基于自己的岗位职责与权限分工对待审信息进行核对(检查/确认…)【动作】、判断(通过/驳回)【动作】及协商(反馈意见…)【动作】,直至抵达最高决策层进行取舍。

2. 审批流的重要性

1. 提高决策质量:审批流可以确保每个决策都经过适当的审核和批准程序,从而减少错误和风险,并提高决策质量。

2. 提高工作效率:审批流可以规范组织内部的工作流程,减少工作重叠和浪费,提高工作效率。

3. 保证合规性:审批流可以确保组织内部的决策和行动符合法律、政策和规定的要求,避免因违规行为带来的法律和声誉风险。

4. 提高透明度:审批流可以让组织内部的审批过程变得透明化,每个人都知道自己的责任和角色,从而提高组织内部的信任和沟通效率。

3. 审批流的构成要素

审批流是一种软件系统,用于管理和自动化审批流程。 它由以下几个要素构成:

  • 流程模型:流程模型是流程的逻辑结构,用于定义流程的步骤、规则和决策。
  • 角色和权限:角色和权限是流程的执行者,用于定义流程中的不同角色,并为每个角色分配不同的权限。
  • 待审信息:待审信息是流程中需要审批的信息,例如差旅申请、购买请求等。
  • 动作和流转:动作和流转是流程中的主要操作,包括核对、判断、协商等。
  • 通知和跟踪:通知和跟踪是流程中的辅助操作,用于发送通知和跟踪流程的进度。

审批流通常使用软件来自动化流程,并可以在不同的组织中使用。 它可以帮助组织更有效地管理流程,并可以提高流程的效率和生产力。

一、流程模型

流程模型是流程的逻辑结构,用于定义流程的步骤、规则和决策。 流程模型可以使用图表或图形语言来表示,帮助用户理解流程的结构和执行方式。

流程模型包括以下几个关键要素:

流程步骤:表示流程的执行过程中的一个步骤或活动。流程步骤通常由流程的输入、过程和输出组成,是流程完成具体任务的单位。

注:流程步骤不一定包含发起发起人。发起人是流程的起点,是流程的发起者。流程步骤是流程模型中的基本元素,表示流程中的操作和流转,而发起人是流程的起点,是流程的发起者。因此,流程步骤和发起人是不同的概念。

流转条件:流转条件是流程中的规则,用于控制流程的流转。

流转条件是流程模型中的一种元素,用于决定流程在某个节点处流转到哪条路径。流转条件一般根据流程的业务逻辑或目标来设定。

决策点(交给谁审批):决策点是流程中的关键节点,用于决定流程的下一步操作。

Q:流转条件会独立于决策点存在吗?

A:一般来说,流程模型中的流转条件是与决策节点相关的。流转条件通常用来决定流程在决策节点处流转到哪条路径。因此,流转条件通常不会脱离决策节点独立存在。

但是,在某些情况下,流程模型中可能会出现流转条件与决策节点无关的情况。例如,在某些流程模型工具中,可能会提供流程变量或条件类型的元素,可以在流程模型中赋值或使用,并不一定与决策节点相关。

总的来说,流转条件通常是与决策节点相关的,但也有可能会脱离决策节点独立存在,具体情况取决于流程模型的目的和使用的流程模型工具。

例如,在一个请假业务中,流程步骤是:提交请假申请》审批申请》结束。 流转条件是:可能根据提交人是谁来设定,如果职级是经理或请假天数超过3天交由总经理审批(决策点),否则流转到经理审批(决策点)的路径。总的来说,流转条件一般根据流程的业务逻辑或目标来设定,以便在流程执行过程中根据条件选择合适的路径。

1. 协同办公平台-飞书-请假业务

表单设计:字段信息组成

流转条件就是当提交人是谁、假期类型是什么、请假时长在什么天或小时范围内。

注:飞书这里用的是请假控件组,因没有新增其它表单控件,所以流转条件这里只显示了系统内置的。控件组的优点是对于大部分用户场景已经够用,避免用户范错,易上手。缺点是缺乏灵活性。

2. 低代码平台-轻流-请假业务

表单设计:字段信息组成

流转条件:表单设计内的所有字段都可用来作为条件,判断符,值组成。这里其实就是一个规则引擎。

什么是规则引擎?

用于根据一组规则来决定如何处理特定的数据或业务逻辑。规则引擎通常包含一组规则和规则执行引擎,能够自动识别规则并根据规则执行相应的操作。

二、角色和权限

角色和权限是流程管理中的重要概念,用于定义流程中的不同角色,并为每个角色分配不同的权限。

角色表示流程中的角色,如流程发起人、审批人、执行人等。角色通常是一组共享相同职责和权限的用户的集合。

权限表示流程中每个角色所具有的权限,如流程发起人的权限是发起流程、撤销流程等;审批人的权限是审批流程、驳回流程等。

角色和权限是流程的执行者,在流程的执行过程中起到关键作用。角色和权限的设置可以帮助流程更加有序和顺畅地执行,提高流程的效率。

在设计中应考虑以下因素:

  • 流程的业务逻辑:需要充分了解流程的业务流程,并确定每个角色所承担的职责和权限。
  • 组织架构:流程角色和权限的设置应符合组织的架构,避免出现矛盾和冲突。
  • 安全性:流程的权限设置应考虑安全性,避免出现漏洞和风险。

三、待审信息

待审信息是指流程中需要审批的信息,也称为待审材料。待审信息通常包括文件、申请表、申请信息等。

待审信息是流程中的重要要素,在流程中起着决策和跟踪的作用。流程的审批人员通常基于待审信息进行审批决策,并根据待审信息进行流程的跟踪和管理。

待审信息在流程中通常由发起人提交,并由审批人员进行审批和处理。待审信息可以是电子文档,也可以是纸质文档。

例如:

1. 协同办公平台-飞书-请假业务

表单设计中所涉及假期类型、开始时间、结束时间、请假时长、请假事由等字段就是要让发起人填写的待审信息。

2. 低代码平台-轻流-请假业务

表单设计中所涉及申请人姓名、请假类型、开始时间、结束时间、请假时长、请假事由、上传附件等字段就是要让发起人填写的待审信息。

四、动作和流转

动作和流转是流程管理的重要概念,指流程中的主要操作和流程的流转方式。

动作指的是流程中的一个步骤或者任务。一个流程可以由多个动作组成,每个动作都有一个特定的目的,并且由某个角色负责执行。

在设计流程时,需要清晰地定义流程中的每一个动作,包括动作的责任人、执行时间、执行条件和流转方式等。同时,还需要对动作的执行情况进行跟踪和管理,以保证流程的有序执行。

通过:一般指的是审批人在审批流程中批准了申请或者请求。通过原因可以是可选的,也可以是必填的,这取决于实际业务需要。

驳回修改:一般是指审批人在审批流程中拒绝了申请或者请求,并指示发起人修改后重新提交。驳回修改原因通常是必填的,因为这能够帮助发起人知道如何修改才能达到被批准的目的。驳回修改动作可以把流程驳回到发起人,也可以驳回到上一个审批环节,或者驳回到指定的之前的某个审批环节。

重新提交:一般是指发起人在收到驳回修改的通知后,修改了申请或者请求并再次提交给审批人进行审批。

撤回:一般由发起人撤回审批流程。这是因为发起人是流程的起点,拥有最高的权限。撤回审批流程的选项通常由系统的配置项决定,因此需要注意撤回是否可用。

流转指的是流程从一个动作流向另一个动作的过程。流转可以是线性的,也可以是分支的。线性流转指流程按照一个固定的顺序流转,每个动作的执行都是前一个动作的后继。分支流转指流程在执行过程中可以根据不同的条件进行分支,流向不同的动作。

流转方式的选择会对流程的执行效率和复杂度产生影响。在设计流程时,需要综合考虑流程的业务特点、组织结构和资源情况,合理选择流转方式,以保证流程的有效执行。常见的流转方式包括:

  1. 线性流转:指流程按照一个固定的顺序流转,每个动作的执行都是前一个动作的后继。
  2. 分支流转:指流程在执行过程中可以根据不同的条件进行分支,流向不同的动作。分支流转可以使流程更加灵活,适应多种不同的情况。
  3. 循环流转:指流程在执行过程中会不断重复执行某一个动作或一组动作。循环流转常用于重复性的任务或者处理大批量的数据。
  4. 并行流转:指流程在执行过程中可以同时执行多个动作。并行流转可以提高流程的执行效率,但需要注意避免资源冲突和协调问题。

五、通知和跟踪

通知和跟踪是流程管理的重要概念,指流程中的辅助操作,用于发送通知和跟踪流程的进度。

通知是指流程中发送的通知信息,用于告知流程参与者流程的进展情况或需要注意的事项。通知可以是电子邮件、短信、系统消息等形式。

跟踪是指流程中跟踪流程的进度,用于查看流程的执行情况、状态等信息。跟踪通常使用软件工具进行,可以帮助用户更好地管理流程。

通知和跟踪是流程中的重要要素,可以帮助流程更加有效地执行,提高流程的效率和生产力。

例如:

1. 协同办公平台-飞书-请假业务

(1)通知

不支持自定义通知渠道,相关信息呈现由系统固定。

(2)跟踪

2. 低代码平台-轻流-请假业务

(1)通知

可以直接添加Q-Robot:选择发送邮件、发送短信渠道。

(2)发送邮件

选择收/发件人,填写邮件主题、邮件正文(支持插入字段,字段信息来源于表单数据可直接引用),附件。

(3)发送短信

选择收件人,选择短信模板。(短信模板需通过短信服务商审核)

(4)跟踪

六、思考如何接入第三方平台

在设计审批流系统时,考虑接入第三方平台需要考虑以下几点:

  1. 数据交互:需要考虑如何与第三方平台进行数据交互,例如通过 API 接口进行数据传输。
  2. 数据安全:需要考虑如何保证数据在传输过程中的安全性。
  3. 用户认证:需要考虑如何让用户在第三方平台上进行身份认证,例如通过 OAuth 或者其他身份验证方式。
  4. 平台兼容性:需要考虑如何保证系统在不同平台上的兼容性。
  5. 开发成本:需要考虑第三方平台对系统开发的影响,例如对开发成本的影响。

1. 数据交互

在审批流系统设计中,数据交互是一个重要的部分。对于第三方平台,需要考虑如何使用 API 或其他方式与第三方平台进行数据交互,这样才能在审批流程中使用第三方平台的数据。

具体来说,需要考虑以下几点:

  1. 数据格式:确定与第三方平台进行数据交互时使用的数据格式,例如 JSON, XML 等
  2. 数据传输协议:确定使用哪种协议进行数据传输,例如 HTTP, HTTPS 等
  3. API 文档:确定第三方平台提供的 API 文档,并确保系统能够与之兼容
  4. 数据存储:考虑如何存储第三方平台的数据,在审批流程中使用。
  5. 数据更新:考虑如何在审批流程中更新第三方平台的数据。

2. 数据安全

在审批流系统设计中,数据安全是非常重要的。特别是对于与第三方平台进行数据交互的情况,需要更加重视数据安全。

具体来说,可以考虑以下几点来保证数据安全:

  1. 数据加密:使用加密技术,如 SSL/TLS,对数据进行加密,保证在传输过程中的数据安全。
  2. 身份认证:使用身份认证技术,如 OAuth, JWT 等,确保只有授权的用户可以访问数据。
  3. 数据访问控制:对数据进行访问控制,确保只有授权的用户才能访问数据。
  4. 审计日志:记录每一次数据访问的审计日志,便于检测和预防数据泄露。
  5. 安全策略:制定并定期更新安全策略,对系统进行安全评估和测试。

3. 用户认证

在审批流系统设计中,用户认证是非常重要的。对于第三方平台,需要确保用户在第三方平台上进行身份认证。

具体来说,可以考虑以下几点来实现用户认证:

  1. 使用第三方认证服务,如 OAuth, OpenID Connect 等,允许用户在第三方平台上进行身份认证。
  2. 使用单点登录(SSO)机制,允许用户在多个应用程序之间共享身份认证信息。
  3. 使用自定义认证机制,例如用户名/密码等,在第三方平台上进行身份认证。
  4. 使用多因素身份验证(MFA),允许用户使用多种认证方式,例如手机验证码,生物识别等。
  5. 使用第三方认证提供商,例如Auth0, Okta 等,来简化用户认证流程。

4. 平台兼容性

在审批流系统设计中,平台兼容性是非常重要的。需要确保系统能够在多种平台上运行。

具体来说,可以考虑以下几点来实现平台兼容性:

  1. 使用跨平台的编程语言,例如JavaScript, Python 等,可以在多种平台上运行。
  2. 使用跨平台框架,如 React Native, Xamarin 等,可以在多种平台上运行。
  3. 使用跨平台的数据库,例如 MySQL, MongoDB 等,可以在多种平台上运行。
  4. 使用跨平台的协议,例如 HTTP, HTTPS 等,可以在多种平台上运行。
  5. 兼容性测试:定期进行兼容性测试,确保系统能够在多种平台上运行。

5. 开发成本

在审批流系统设计中,开发成本是需要考虑的因素之一。接入第三方平台可能会增加系统的开发成本。

具体来说,可以考虑以下几点来降低开发成本:

  1. 选择合适的第三方平台:选择支持丰富功能和开发文档的第三方平台,可以降低开发成本。
  2. 利用现有组件:尽量利用现有组件,而不是重新开发。
  3. 模块化设计:使用模块化设计,可以更好的管理系统的复杂性。
  4. 协作开发:使用协作开发工具,可以更好的协调团队成员的工作。
  5. 使用自动化工具:使用自动化工具,如持续集成/持续交付等,可以降低开发成本。

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  1. 行文概念解释不够精准

    来自广东 回复