如何快速设计招投标系统

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企事业单位有时候会需要通过招投标的方式来采购寻源,那么,是否可以设计出一套招投标系统,来满足企业的业务需求呢?这篇文章里,作者就做了相应的产品规划和设计拆解,一起来看看吧。

企事业单位在采购寻源时,常用的寻源方式是招投标,招投标方式是严格按照国家招投标法来执行落地的,确保项目或采购的公开性、公平性和高效性,企事业单位能选出合适的供应商或承包商。那么如何设计招投标系统去满足企业的业务要求,接下来我们一一详解。

一、业务需求

目前企事业招标管理工作全部线下操作,工作量大,内部流程和外部供应商的交互均未做过程记录和全链路监管,不利于招投标寻源和评审,容易滋生违规;因此打造符合企事业业务特色的招投标流程,拓展内外部沟通交流渠道,建立有效监管体系,记录招标过程的诉求迫在眉睫。

二、产品规划

本方案满足企业招投标需求,包含招标公告、项目立项、报名、在线投标、在线开标、评标、评分汇总确认、中标公示等环节,并全程支持供应商数字化协同,适配更多寻源场景。

产品规划

三、产品设计

1. 设计思路

根据招标业务流程的不同阶段,设计对应项目数据和业务逻辑。项目数据为整个业务流程中的主数据,项目数据=项目主数据+业务逻辑数据+供应商报名数据+资格审查数据+供应商回标数据+开评标数据+定标数据。

项目主数据为通用数据,由项目立项创建。项目的创建逻辑根据立项数据来控制,立项提交后创建项目主数据(产生项目编码)。不同阶段的业务逻辑负责控制对项目数据的更新。

设计思路

2. 设计流程

将招标项目拆解为以下九个阶段:立项>信息发布>报名>资格审查>回标>开标>评标>定标>中标公示。

设计流程

3. 设计步骤

1)立项

立项为招标项目创建的阶段,主要包括项目基本信息,标书基本信息,招标内容,实施成员,实施计划等信息的填写。立项流程审批通过后,创建对应的招标项目。涉及到立项信息填写和调整。

立项

2)信息发布

信息发布阶段,为招标专员整理项目信息,邀请供应商的阶段。拟定邀请函,发给供应商。开标前可重复该阶段。发布信息可在公司外网、政府采购平台等公开场合露出,方便供应商了解和报名。

信息发布

3)报名

报名阶段是供应商参与招标项目的第一步。供应商可以报名和查看已报名的项目。

报名

4)资格审查

资格审查阶段是对供应商资质的审核,同时确认项目中报名的供应商数量是否满足,若不满足则可以重新发布招标邀请延长报名时间和回标时间。

资格审查

5)回标

供方回标阶段包含两步操作:缴纳投标保证金和提交投标文件。资格审查阶段完成,当前时间小于回标截止时间,供应商需登陆供应协同平台下载标书,上传投标文件,提交后供应商状态更新为“已回标”。这里包含招标项目完成或者终止状态时,供应商可提交保证金退款申请,由招标专员反馈退款情况。

回标

6)开标

招标专员开标,进行回标文件确认、报价确认等操作。

开标

7)评标

招标专员组织三轮评标议标,开标现场唱标,首轮报价+二轮报价+三轮报价,上传三轮评标价格记录。

评标

8)定标

招标专员汇总整理定标报告、组织定标汇报,线下报批,提交项目定标。

定标

9)中标公示

中标公示是项目的最后的一个阶段,中标公示发布后,同步修改供应商状态与项目状态。基于定标的结果,通过信息发布功能给中标供应商发送中标通知书。

中标公示

10)与下游系统联动

1)中标结果,可作为后续合同文本签订的内容,包含供应商信息、商品信息、价格信息等,实现上下游互联,降低采购员人工介入的成本和出错率。

2)招投标的价格数据,可以进入到价格主数据管理,作为后续业务单据的价格来源,比如采购单、采退货单等。

4. 其他

招投标系统是完整的采购寻源流程,所有的电子单据都可以作为有效的法律依据,符合财务和审计的标准。整个系统设计,以客户需求为准,实操是贴近业务实际情况,精简易懂,流程闭合。

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