假勤管理系统设计方法

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假勤管理是人力资源管理系统中的重要组成部分,通过假勤管理,能够更好的管理员工出勤情况,提高企业管理效率。那么,假勤管理系统该如何设计比较好?本文总结了相关流程,希望对你有所帮助。

假勤管理是人力资源管理的重要组成部分:通过假勤管理,管理者轻松掌握员工出勤情况,用工风险,随时随地完成审批,人员管理更方便;员工请假、调班、补卡均可在线提交申请,考勤异常系统自动提醒;HR每月无需费力维护考勤数据,系统自动汇总月报,并与薪资自动关联,更能智能穿透问题数据,快速完成考勤核对,提升HR管理效率。下面简单介绍一下假勤管理系统设计思路:

一、考勤规则设置

1. 考勤组

系统支持灵活设置多套考勤组,考勤组包含考勤人员范围、考勤组的负责人、考勤时间、打卡规则等配置项,支持设置企业不同岗位的差异化考勤类型,如:

  • 固定班制:考勤组中所有人按照相同的时间打卡,适用于办公室坐班,例如早晨8点半上班,下午五点半下班。
  • 排班制:自定义每人的上下班时间,适用于门店,在医院适用于医生医护等排班。
  • 自由工时:上下班时间不固定,可随时打卡,适用于销售等人员。

2. 班次设置

定义上班时间、下班时间及相应规则,配置点包含:

  • 晚到早走是否计为异常,例如公司正常上班时间是8点半,但是只要8点35分之前打卡就不计为异常;
  • 限制最早最晚打卡时间,例如晚上最晚打卡应为12点,否则计为缺勤。

3. 打卡规则

打卡规则定义了员工在工作期间是否需要打卡,以及打卡的方式如WiFi打卡或范围内打卡。设置不同考勤组的详细打卡地点和范围。如果单位使用考勤机打卡,系统应支持和考勤机进行对接。

二、补打卡管理

打卡:员工通过手机定位进行打卡,或者连公司指定WIFI进行打卡。打卡界面的设计应简单,友好。

上午状态:

下午状态:

打卡后界面有一些小tips提示语,打卡后随机切换。

例如:

上班:即将开启美好的一天、祝你天天好心情、继续加油哦

下班:好好休息明天迎接新挑战;安排好工作和生活保持愉快心情;  为明天的状态做好准备;

下班了,放轻脚步收获心情; 再忙,也别忘了照顾自己。

补卡:若迟到或缺卡,在应用内直接发起异常申请,审核通过的补卡记录自动统计为正常。

三、假期管理

管理端包括请休假规则设置、假期余额管理、请假申请记录等功能。

请假规则设置:请休假类型包括因公外出、病假、事假、调休假、年假、产假、陪产假、婚假、产检假、哺乳假、丧假等法定假。请假规则设置指定了员工如何申请请假以及请假的条件和限制。请假限制规则应能根据假期种类灵活设置,例如:

年假发放规则:事业单位职工连续工作满1年后,可享受带薪年休假。职工累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;已满10年不满20年的,年休假10天;已满20年的,年休假15天。

年假作废规则:年假有效期是永久有效、每年固定时间作废、还是按发放日起开始多少月作废。

产假申请规则:女职工生育享受98天产假,其中产前可以休假15天。难产的,增加产假15天。生育多胞胎的,每多生育1个婴儿,增加产假15天。

假期余额管理

假期余额管理假期种类、开始时间、结束时间、本期总天数、已休天数、剩余天数、截止时间等信息。员工申请年假,年假的可休时长来自于年假余额、调休假来自于加班转调休的余额。

请假申请记录:用于汇总请假明细数据,生成考勤统计及报表分析。

四、加班管理

管理端包括加班规则设置、加班申请记录查询功能。

加班规则设置:规定员工申请加班的方式,如计划加班、批量加班、休息时间加班等。系统支持多套加班规则,可实现工作日、周末、法定节假日加班在补偿方式上进行差异化管理,并支持员工自由选择加班补偿方式。符合条件的加班可自动转结为调休假并设定有效期;不支持调休的加班触发加班工资核算。

合规性控制:申请加班和考勤数据需自动校验。根据国家劳动法,员工加班时长每月不能超过36小时,超过的加班系统应予以警告,规避过度加班情形。

五、业务申请

系统设计员工端业务申请入口,如请假、出差、加班、换班等。

管理端支持不同业务的审批流程灵活配置,包括并行和串行流程,以及或签、会签和顺签等多种审批方式。此外,应用提供统一的待办事项管理,查看我的待办、我的已办、及抄送。

六、考勤统计

系统获取国家法定假期,双休日,并自动关联打卡、假期等记录,生成考勤工作日历。

pc端:

移动端:

考勤确认流程:系统根据考勤工作日历,结合请假、加班、出差等考勤数据自动计算应出勤天数、实际出勤天数、缺勤天数、自动汇总生成月考勤明细表,每月工资核算前,由HR部门发起考勤确认流程,给员工个人和所在部门进行确认。确认的数据与薪酬核算关联(如缺勤扣款,加班奖励等)。

考勤统计分析:可按周期(如年、月、日等)和主题(请假、出差、加班等)生成考勤报表,分析个人或团组考勤情况。例如出勤率、平均工时、请假人数、出差人数、迟到人数趋势等。

最后:考勤管理是人力资源管理的重要组成部分,需要和人事异动业务和薪酬业务紧密衔接,考勤规则设置的灵活性可以覆盖更多行业的考勤场景,智能化考勤管理也能为企业数字化转型提供助力。

本文由 @徐大小姐 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

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评论
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  1. 写的挺好,对于考勤顿感豁然开朗

    来自北京 回复
  2. 简单明了,没有那些花里胡哨的东西,全是最实用的👍

    来自福建 回复