B端系统——企业内部礼品库存管理系统设计(从需求到上线)

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一套线上的礼品库存管理系统该怎么适配企业需求进行搭建?这篇文章里,作者分享了相应的案例,梳理了从需求到上线的流程。想了解系统设计的同学,不妨来看一下。

某企业因为内部有一定数量的礼品(如采购礼品用于赠礼、员工福利等),设置了礼品仓库。由于礼品种类多、数量大,日常进出库频繁、盘点数据登记繁琐,仓库负责人提出建设一套线上的礼品库存管理系统来配合并优化仓库管理工作,需要包含入库、出库、调拨、盘点等仓储管理常用功能。

一、需求调研

接到需求后,先和开发一起与仓库负责人简单了解下上系统的目的、大致想要实现的功能。比如:为什么想上系统?目前线下使用有哪些不方便的地方;哪些功能需要放线下,哪些暂时放线下?

根据这些梳理出主要的需求点,并与需求方详细确认(引导需求方痛点)。

1. 现状和存在的问题

  1. ⭐⭐⭐【最重要的诉求】目前使用“纸质单据+excel表”管理,一次出入库需要同时更新3张表格,比较繁琐,且会出错;希望上系统后能提升效率、节省时间。
  2. 分公司仓库无法直接管理,只能定期收集汇总、核对表格
  3. 礼品申领时需领导确认,纸质单据签字、微信截图都有,不好查找
  4. 节日集中领用或内购时,可能会出现货品库存不足等情况
  5. 部分礼品(如食品、茶叶)有保质期,存在过期可能

2. 需求

  1. 入库、出库、调拨、盘点数据,自动关联总库存表
  2. 分公司库存表入系统,实时可查
  3. 礼品领用流程审批转线上(试行,不适合可以改回纸质申请表)
  4. 集中领用或内购时,设置单独的领用上限
  5. 有保质期的礼品要有提醒,比如6个月内到期的礼品提醒

同时,仓库负责人强调进出库和盘点需要线上线下结合,避免临时物料取用流程进度不及时产生误差。

二、概要设计

根据需求方最重要的诉求(少更新表格、减少出错),确定了“录入尽量少、最好都自动、数据必须准确”的设计原则。

1. 相关用户

因为需求方希望系统简单、方便,相关用户角色要尽量少。

1)员工。不参与库存管理,仅涉及礼品申领/内购、采购申请等。

  • 礼品内购时,可直接从内购虚拟仓中选择礼品(行政提前将一定数量的礼品调拨入内购虚拟仓);
  • 除内购外,不能看到库存,只能表述需求后由行政人员选择。

2)行政。库存管理人,包括:

  • 仓库管理,设置仓库和仓库管理员
  • 产品管理,管理产品信息

3)仓库管理员。入库、出库的执行者和确认者;一般由总部、分公司的行政人员兼任。

  • 接受员工的申请,发起入库、出库操作
  • 日常库存管理,如盘点、调拨

需求会议中,开发者曾提出不设置仓库管理员,由行政人员直接负责;但考虑到需求方提出的分公司仓库在异地、各分公司仅能查看自己仓库,因此保留了仓库管理员的设定。

2. 业务流程图

将主要业务入库、出库、调拨、盘点梳理流程如下:

3. ER模型图

考虑到需求方后期统计、盘点的需求,我们在ER模型设计中将库存的出库/入库/调拨/盘点记录抽象为实体,绘制ER模型图如下:

三、细节设计

在进行细节设计时,我们发现在原设计存在2个问题:

  1. 行政分别录入仓库、产品信息后,仍需逐条录入库存数量,录入量存在冗余。
  2. 调拨单中,如果将一个产品调入库存为0的仓库,系统实现起来比较复杂。

为了契合“录入尽量少、最好都自动、数据必须准确”的设计前提,在和开发人员讨论后,我们修改了库存数量管理的方案:

  • 录入仓库信息,录入产品信息(先后顺序不限)
  • 系统根据仓库、产品信息,自动生成库存信息,新库存数量设为0
  • 使用《入库单》更新库存

这样,1个仓库仅需1个《入库单》即完成库存数量录入,录入量少且更符合线下习惯;调拨单的实现也更简单。

四、项目上线

经历内测、需求方试用后,项目上线。

为了方便用户使用,我们在系统中设置了业务操作图,点击图标即可打开对应的表单。

五、结语

在本系统的设计和实施过程中,和需求方沟通时,我们能明显感觉到他们减少录入、尽量简单、数据准确的强烈诉求,这也是他们期望系统能做到的。因此我们在设计时,经常反复讨论,能不能不录?能不能自动?本系统中对库存数量管理的方案改动,就得益于这样的讨论。

在B端系统中,方案上一次看似简单的录入,日常工作中都可能积累成巨大的工作量;因此方案中的每一次录入、每一个字段都值得反复考量:能不能不录?

作为一个企业内部使用的系统,礼品库存管理系统“录入尽量少、最好都自动、数据必须准确”的设计原则同样适用于大多数B端系统。

本文由 @小草是棵树 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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  1. 感谢分享,受益匪浅

    来自四川 回复