我的数字文具盒

0 评论 1713 浏览 1 收藏 20 分钟

工欲善其事必先利其器,选好辅助工具对处理任务有极大好处。本篇文章详细介绍了四个高效率、非常有用的工具,推荐想了解数字工具的同学阅读。

不知不觉做自媒体有2.5年了,如果算上此前一直写作时间,满打满算5年之久。

确切的说,我现在是一名还内卷在图文时代的自媒体人,专门研究心智思维、品牌营销两方面,日常会和许多人交流,如老板、高管、KOL等。

他们会分享经验,我会认真聆听,并结合自我想法来处理这些信息;单纯拿写作这条线上的项目来说,我用过很多工具。

比如:

开始的印象笔记、到后来的Obsidian 和 Notion,我一直在尝试搭建一个all in one的系统,但很快发现,对我这样讲究高效率,大规模处理内容的人来说,有些冗余。

虽然有些工具包括项目、日程、文件管理,但组合起来并不好用。

就像,如何在工具中管理项目进展和每日笔记的关系?会议记录应该写日记里,还是项目笔记里?临时想法,应该放在哪里?项目中各种附件怎么管理?有什么简单的方法来查看每个项目的状态?

最后,经过无数努力,终于在一个笔记工具中设置整个流程后,我发现,每次打开它都需要很大的决心。终于有一天,我还是放弃了。

因此,解决这些问题的根本方法,是要搭建一个真正适合自己的数字文具“盒”工具。这个“盒子”必须能够无负担地帮助我将任务、文件、知识,甚至工作流程融合在一起。

于是,我想分享一下,我是如何利用Mac作为数字工具箱,构建工作流程的。

一、ToDo

我不是总忙碌的人,但似乎有一些小事需要处理。无论朋友一句话、还是客户一些要求,如果不记录下来,可能会忘记,这些看似微不足道的事情,却关系到友情、工作和许多其他重要方面。

提起Todo,人们往往会提到OminiFocus和Things 3这两个应用。我之前也用过,不过,不谈体验如何,单是高昂贵价格,足以让许多人望而止步。

因此,不少人转向其他三方应用,如sorted、滴答清单、Microsoft to do等。这些应用中的确有许多出色功能。

但是,当我真正使用IOS自带的“提醒事项”后发现,完全沉迷其中,再也无法回到以前的应用中了。为什么?它的简洁高效,无需多余学习和适应,让我能更专注于实际的任务管理。

可以从两个方面来说:

1. 足够简单

打开「提醒事项」这个应用,会看到一个非常简单明了的界面。上面四个区域,帮我把提醒事项整理得井井有条,下面还有个列表,把各种提醒分类展示出来。

整个看起来一点都不复杂,我还可以用关键词搜索到要找的事情,或者随时点进去编辑,想建分类,直接点击添加按钮就可以,并且还可以把事项分类,调整顺序,甚至两个列表组合。

2. 联动性强

「提醒事项」有一些特别的功能,手机上操作可以通过iCloud、短信直接同步到Mac电脑上。这是个独特的功能,其他第三方应用目前做不到。

还有一个实用的例子:如果我把一个任务和某个联系人关联起来,当我和那个联系人短信聊天的时候,「提醒事项」会自动发个通知提醒你完成那个关联的任务。

我的小结、计划、微提醒都在这,总的来说,简单好用。

TODO和记录永远不分家,我们的大脑总是在自动地思考,在睡觉、醒来、走路、闲逛、工作等任何情况下,现在你可以停止阅读,闭上眼,什么也别想,默数 30 秒再睁开,随便什么姿势都可以。

你可能会发现,30秒内,你的大脑其实仍然在工作,可能会产生一些念头,比如:“为什么要闭眼?”或“接下来文章会讲什么?”或者你的思绪已经开始飘向其他地方。

没错,这就是所谓的念头。

它不受我们控制,就像车流一样在头脑中穿梭。《当下的力量》一书中说过:“我们总是在思考,却没有意识到,它会创造一个虚假的自我,产生恐惧和痛苦,这种不停的思考让我们难以找到内心的宁静。”

这里所说的“不停的思维活动”听起来有些深奥,但在心理学中,有一个与之对应的术语叫做“自动化”。这意味着人的思维很多时候被一些无意识的、自发的、瞬间发生的过程所驱动。

自动化思维的优点,可以节省认知资源。比如,可以通过一个人模糊的背影和走路的样子就认出那个人是谁。

不过,我有一个习惯,那些突然出现的念头,会把它记下来;为什么要记录?

首先,文字工作需要捕捉灵感,突如其来的念头可能是非常有创造力的点子。

其次,记录下来的念头反映了我的担忧、愿望或目标,通过审查这些记录,我会更了解自己的想法和感受;再者,有时候,一个念头是某个问题的解决方案,把它写下来,不仅可以帮助我记住,还可以随时回顾和发展。

同时,将念头从大脑中移出,放到纸上或数字设备中,可以减轻大脑工作负担,让我感觉轻松和有组织。

所以,记录念头,可以增强对自己思维和情感的理解,有助于个人成长和自我改进。

二、flomo(浮墨)

多半互联网人,应该用过。

我开始使用flomo主要被它外观吸引,后来感到不满意,于是尝试了其他工具。最终,我还是回到flomo。为什么?

1. 快速记录想法

我把flomo推荐给一些朋友,有人认为它是未完工的产品,连markdown都没有,我也曾因它太简单而尝试其他工具,比如在notion里写,或者试试其他有日记功能的工具,比如logseq、seeds、思源。

当我尝试其他工具后,我发现flomo的优势在于,它是「开始记录」最前面的一环,能让我迅速、轻松的记录想法。不需要纠结样式,让我专注写字。

notion、seeds、思源不是不好,虽然用它们记录零散想法不会感觉太沉重,但在手机上的使用不够方便。

很多时候,我的闪念会在不使用电脑的时涌现,如、通勤路上、见人时、跑步时、甚至洗完澡后我都会立即拿起手机在flomo上记录,而此时开电脑肯定不方便。

另外,使用这些工具时,我总会不自觉地考虑该用什么标签,如果不打标签,又无法筛选没有标签的记录,而flomo则允许我即使不打标签也能做到这一点。

2. 从来不整理它

我个人有强迫症。各种软件(设计、笔记、制图)只要开始使用,我会完全沉迷让它整齐划一。例如,我读过的书要进行分类。

但我发现,一旦完成这些工作,我就很少再去看它们,最终变成电子垃圾;不过,用过flomo后我从不纠结,它没有那么多文件夹,即使没有使用标签,我也可以轻松找到需要的记录。

虽然我不可能完全变成一个不整理的人,但整理不再是我的主要工作,而是一种可以享受的小乐趣。就像投资中,做某些复杂操作不能占据太多时间和精力一样,整理现在也只占一小部分注意力。

关于标签也会有人纠结,我到底要放这里,还是那里;就像今天写一段营销的话,明天有一段品牌营销的,你怎么归档?

在我看来,闪念出来的内容完全不用划分很细,这些初步的想法和念头是为启发和激发更深入、更全面的思考和创造。

它们的价值在于激发灵感,不是在于具体形式或分类,这就像用开胃菜来激发食欲,而不是成为一顿餐的主要部分;所以,一般当我打开电脑,会把它们放到我的主要信息管理软件中。

但是,问题来了。

在和人交谈时,突然有一些好的想法或者启示。我不能总是停下来记笔记,那样很不方便。解决办法就是使用手机的语音备忘录功能来记录。

可如果录40-50分钟音频,回来后,再把这些语音转成文字就变成了一件麻烦事。那怎么办呢?怎么才能把这些语音轻松地转换成逐字稿?

我通常会用”通义听悟“这个工具,直接在手机端实现。

三、通义听悟

通义听悟是一个AI助手,依托通义千问大模型和音视频AI模型进行实时语音识别。

如果你的日常工作或学习涉及开会、采访、上网课、甚至做饭,那么,它可能会大大提高你的工作效率。

更重要的是,免费的。

市面上类似产品有很多,例如讯飞听见、飞书妙记,但它特别之处在于,不仅将语音转为文字,还加入了AI功能,能实现全文概要、章节速览、发言人区分、发言总结等大模型功能,甚至支持中英互译。

手机我主要用语音翻译和实时记录,电脑端主要用两方面:

1. 插件功能

以前,如果我觉得某篇文章或视频内容不错,我会用cubox(稍后读软件)收藏起来,然后在回到电脑前再进行整理。

现在当有了插件,一切变简单很多。当我在电脑端浏览到不错的内容,比如B站视频、网页、段落图文等,我可以直接在原文件上操作,无需额外准备。

我还可以直接把音视频、网课实时转录成文本,甚至支持双语翻译功能。这个插件让我的工作流程变得方便快捷,解决我收藏后,不知道某个内容是否有价值的问题,从而大大节省时间、精力。

2. 自动提取PPT

你是否有过这样的经历?在培训或上网课时,突然看到一个极其重要的PPT,却发现无法下载。

以前,只能耗费大量时间慢慢敲出每一个字,或者费劲地截图保存,这种状况让人极度抓狂,但我现在有了”自动提取PPT“功能,一切都变轻松多了。

这款插件允许我从视频中轻易提取PPT,并且每一页下方还附带智能总结。对于那些曾经熬夜摘抄PPT的人来说,这真是一项改变生活的工具,不仅可以方便地摸鱼,还能减少头发的掉落。

我还是比较佩服这个产品经理的深刻洞察力,他们准确地找到了痛点,并提供完美的解决方案。

不过,为了提高效率,并非每个客户都有见面机会,所以,大部分工作不得不线上化,针对采访、对话我一般用飞书会议。

飞书会议自带妙记功能,妙记特别之处在于,不管我有几个人对话,它都可以按照不同的人把内容区分开来。

如果选择导出妙记,有三种文件格式可供选择,分别是飞书文档、TXT和字幕格式 SRT;如果我想导出 Word 格式文件,需要先导出到飞书文档,再从飞书文档中导出 Word 文件。

令我,困恼的问题有两点:

其一,作为个人用户,我会遇到一个不太让人高兴的限制,那就是,每次会议的时长只能持续45分钟。因此,如果我要进行更长时间的线上交流,通常不得不分成两个部分来进行。

其二,飞书会议是飞书的一部分,而飞书软件本身体积较大,有时反应迟钝。我感觉不是电脑系统问题,而是软件优化、体验没有做好,要是独立拆分,也许效果更佳。

虽然这些问题虽然不影响基本功能,但在实际使用过程中会带来一些麻烦。

四、Lattics

以前,我把信息沉淀在印象笔记,广告太多感到不便,于是转向Notion。然而Notion不能离线使用,让我有些失望。

接着,我用Obsidian半年,却发现它过于偏向技术,不够便捷,又尝试了思源,虽然它有些不稳定,但功能还不错。现在,我一直在使用Lattics,到目前为止,还算让我满意。

为什么?

Lattics不仅仅是一个笔记工具,它是一款类脑式写作工具。这个软件可以将大量的内容(对话、采访、阅读材料、思考灵感),从单独卡片串联成完整选题,它让整个写作流,变得更加有序、流畅。

举个例子:

假设我要帮客户撰写一篇关于营销的文章,我首先确定了主题,然后,通过使用类脑式工具如Lattics,配合flomo一片时间思考,创建一系列卡片来代表不同的子主题或方向,如内容营销、产品介绍、客户关系、品牌案例等。

接下来,我基于这些卡片创建连接,描绘了这些子主题之间的相互关系和作用。随着思考深入,我甚至在某些卡片下添加了更具体的节点。

整个过程允许我随时添加、移动或删除卡片和链接,保持结构的灵活性,随着我对主题的理解不断演变。

最终,就像拼凑堆积木一样,我完成了这篇选题,并将其组织成有组块(chunks)结构的文章。

这种方法,不仅使我能够充分挖掘和探索主题的各个方面,还提供了一种直观和灵活的方式来组织和构建内容,呈现出一篇连贯、深刻的文章。

所以,类脑式方法反映了思考的“非线性和关联性”。

传统知识管理想象成一个大柜子,里面有很多抽屉和文件夹,每一个文件夹里面都有一堆文件。

这些文件就像是孤立的岛屿,它们之间没有任何联系,想要建立联系的话,你得自己费劲地去打标签或者创建链接,而且很难跟踪它们之间的复杂关系。

而「类脑式」就像一个大脑。

大脑中,信息不是孤立的,是通过神经网络相互连接。就像你看到一辆车,然后联想到驾驶、旅行、自由等一系列的概念。这些概念在你的大脑中是相互连接的,可以轻松地从一个想法跳到另一个想法。

使用类脑式,可以轻松地创建内容之间的多维度连接,构建复杂的知识网络。不论是从上到下还是从下到上,都可以自由地组织和链接你的想法。

除上述几款软件,我还会用到marginnote 3、GPT

主要做什么呢?

针对白皮书,各种PDF文件,marginnote 3各种小功能(划线、脑图、批注、截图)能帮我快速提炼出核心内容,我还会用它来看书。

GPT自然就不说了,有时因为一句话表达不清晰,就甩给它帮我补全,针对一些不懂的概念,直接问它要答案,甚至提炼总结等等,国内一些大模型,也能满足基础要求。

至此,事项提醒、flomo、通义听悟、飞书会议、Lattics、marginnote 3、GPT,7款软件就像我的左膀右臂,连在一起是我工作、学习的强力助手。

五、总结

工具不等于效率。

折腾工具和产出并不相关,身边一些朋友用Word 、文件夹同样做出不错的成果,他们不关注工具,只重视工作流。所以,工具最重要还是自己要怎么用,不是吗?

专栏作家

王智远,公众号:王智远,人人都是产品经理专栏作家。畅销书《复利思维》作者,互联网学者,左手科技互联网,右手个体认知成长。

本文原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

该文观点仅代表作者本人,人人都是产品经理平台仅提供信息存储空间服务。

更多精彩内容,请关注人人都是产品经理微信公众号或下载App
评论
评论请登录
  1. 目前还没评论,等你发挥!