脑图:我最常用的非标准化演示工具

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脑图,对于产品经理、需求分析师等打工人们来讲应该不会陌生,能够提高工作效益。下面这篇文章是笔者整理分享的关于笔者自身使用脑图的心得,非常值得大家推荐一看哦!

打工人们应该非常熟悉脑图,无论是哪种工具,Xmind还是思维导图,或者是更多的其他同类产品,脑图都广泛活跃于大家的工作中。脑图最常见用于头脑风暴,适合团队内共同讨论一个问题。

我是一个重度脑图使用者,每天早晨坐在工位上的第一件事,就是开启我的创意30min,我会将我一天中最需要思考的部分放到这张脑图里,列好结构后,在一天的工作中逐个去完成它。

今天,我从我的应用视角,介绍我的脑图使用心得。

一、产品经理为什么需要演示工具?

我把脑图定义为我的非标准化演示工具,与之对应的是标准化演示工具,主要是以UML为标准的业务流程图、用例图、E-R图等。

我从16年开始使用Xmind,并没有什么使用体验上的硬伤,所以一直沿用至今,并不是说其他的同类型工具不好,只是我只使用过这一款。今天的内容也并不是以Xmind为介绍对象的,更多的是介绍使用的方法本身。

下面我将用“昨天”、“今天”、“明天”和“历史的每一天”来代表典型的我需要脑图的场景。

1. 介绍业务背景【昨天】

无论是产品经理,还是需求分析师,都需要在与技术团队的澄清会议上,让技术同学迅速了解需求的背景和典型的业务场景。这是一个“故事”的开端。

比如下面是一个产品经理新了解一个行业的最初的业务流程。

或许,还有些不太直观,下面是我假设的执行案件的业务背景。

通过这样一张图,我可以迅速的向团队介绍当前的执行案件(仅示例,并非真实流程)是如何开展活动的。对于很多to B、to G的以流程为主导的业务系统来讲,当我们对整个线下开展的背景有了一定的了解,那么我们其实已经可以在纸上搭建出从0到1的草图了。

区别于标准的泳道图,这样一张业务流程图更简洁、更易突出重点。在需求澄清会上,介绍一个充满细节的流程图的信息有效传达率远低于这样一个长业务图。

甚至我们可以将它作为介绍的主干,例如办理人接管这一个大的节点中有很多的事项,这些事项可以再去关联到对应的标准化的业务流程图。这样每次理解的时候都是由主干出发,去攻克新的小难关。会比一口吃下一个胖子容易得多。

除了上面的示例外还可以使用脑图介绍角色之间的关系。这样的一张图更侧重于介绍各类角色之间的关系,并且基于此图分析盈利模式(明确服务方和被服务方,寻找商机)。

2. 根因分析【今天】

产品经理的第二项重要工作就是识别用户的痛点,鱼骨图是非常方便的一个工具,我们可以针对一个大问题进行拆分,例如,下面的任务逾期原因分析,当我们作为产品经理,试图解决团队内的任务逾期问题,那么分析到的每一个原因将会落实到每一个管理系统的功能点上。

以物料为例,我之前在某厂做过一段时间的硬件管理系统,每一次采购申请提交上来,流程会发给采购部的主管,再有主管根据日常工具进行分配。那么这样的工作效率势必是很低的。

在识别到这一问题之后,我们做的优化是:

  1. 在采购申请提交节点完成后,会根据物料类型和部门自动分配采购专员进行审批;
  2. 每个申请超时未处理后同步给主管,由主管转派给其他人进行处理。

系统上线后,采购的效率明显提升,整体流程缩短了0.5个工作日。

但是,几个月后问题又浮出水面,因为最初的开发时间很短,人员和分配规则是写死的代码。(是的,我承认这很蠢)。

金三银四,员工离职率较高,但是代码更新的速度并没有跟上,导致回到了系统上线前的状态。那么我们再次上线新功能,将整个系统内的人员配置规则统一化,并且支持前端配置即时生效。

这样,才算真的解决了一个业务问题的一个影响因素。

3. 介绍版本计划【明天】

在上一篇文章中,我介绍了如何管理需求进度。

其中,第一步就是在团队内部达成版本共识,那么我们就需要这样一张图,告诉团队成员,每一个版本的定位是什么,我们要完成怎样的版本目标。将来的产品路标在哪,会走向何方。

4. 对比差异【历史的每一天】

这里其实更简单的展示是展示我的版本修订记录,但是我觉得这样的展示有些牵强,所以我展示了我总结的PRD、MRD、BRD之间的区别。

二、合格的演示工具的标准

1. 拆分任务

拆分思维是我在工作中使用的最多的思维方式,脑图很好的应用了这个思维。我使用各类的演示工具的最终目的是让我的需求可落地。

在工作的新手村里,我被领导无数次的批评,“你的方案不可落地。”、你的方案没有价值。”我当时是不理解的,为什么不可以落地呢?为什么没有价值呢?

我没有做好真正的任务拆分,这里不是简单的A做什么,B做什么,第一个版本做什么,第二个版本做什么。

2. 划清需求边界

划清需求边界是产品经理在管理需求的基本功。

“需求评审的时候研发说需求实现不了,你会怎么办?”、“有没有和研发同事们争执过,如何解决的?”这是产品经理面试最常见的问题,常见的问题很简单,这是不可避免的。这里的解决方案其实非常直接:

注:我不相信,一个弹窗、一个列表会有开发跟你说“这个需求我做不了。”但是,你如果想要淘宝实时更新产品数和所在页,估计谁都会跳起来骂娘。

(以上仅是一个例子,也许很好实现,只是我很菜不会而已)。

3. 快捷、自由

一个合格的演示工具一定要快捷、自由。很多时候,我们需要的是一张无边际、易于涂改和调整的纸张。

随时随地记录下自己的思绪,更能帮助我们抓住一闪而过的灵感。

三、更多的场景

其实,脑图是一种工具,也是一种对待任务的方式。拆分任务,将大任务精细化拆分,处理成一个个独立且可验证的小任务,并且找到合适的人去执行它,这是我保证每一个需求可以落地的关键。

脑图也可以用来表述一些复杂的关系,比如,用脑图来记录小说的人物关系、用来记录专业知识等等。

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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