WMS系统的采购入库设计

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所有关于商品需要进入仓库的业务行为都可以称之为入库,其中最频繁的入库则是采购入库,采购入库的结果是将商品放到合适的货位上,并增加库存。下面我们来详细介绍仓储管理系统中的采购入库流程、入库单设计和入库系统功能。

一、入库流程

1. 预约送货

供应商接到采购订单以后,在发货之前先和仓库的相关人员预约送货时间,供应商系统中进行在线预约,预约成功以后,便可以按约定日期将商品到仓库;

2. 到货确认

仓库收货员核对来货清单和实物,一致后,提取系统中的预约单,核实数量等信息无误后,提交实际收货信息至仓储管理系统。

  • 入库单推送至仓库之后,在WMS中生成入库任务;
  • 相关商品到仓库之后,选中对应的入库任务进行确认,生成相应的验货任务;
  • “确认到货”的步骤可以保证验货任务池的纯净;
  • 同一个入库任务允许到货多次。例如采购A货物3000件,一次到货1000件,分三次全部到货;

3. 验货打码

验收员提取已保存的收货信息,打印验收单(或借助PDA、收货台车)对到货商品进行验收,验收合格的商品可进入仓库指定区域上架,若不合格,则拒收。若发现收货员录入数据有误,验收员也可修正数据。

  • 条码:全部重新贴码OR部分贴码(有条码的做映射,没有的重新贴码);
  • 到货确认后,生成验货任务,验货员用PDA验货;
  • 确认反馈合格品和不良品的数量;采购单只确认接收合格品,不合格品退还供应商;
  • 若部分到货,则该入库任务重新回到“确认收货”任务池;
  • 退货单将合格品和不良品都录入系统中,不良品会上架至不良品库区;
  • 当验货完成之后,通过WMS系统打印相应数量的商品条码,由仓库员工进行贴码;

4. 商品上架

上架员按照系统推荐的货位将商品上架到相应的货位上,若推荐货位不合适,可由上架员自行调整实际货位;

上架库位分配原则:不同供应商、不同批次、不同SKU是否允许上架到同一库位;优先已有库位或者附近,不同库区的库位限定品类;

上架:在PDA上生成相应的上架任务,员工按照PDA将商品上架到相应的库位上;首先扫描库位码,然后商品条码,最后确认数量;上架后更新库位库存信息;

二、入库单结构设计

仓储管理系统中的入库功能以入库单为载体进行流转和处理,也叫预期收货通知。入库单可以由供应商的预约单生成。

以采购入库为例,一张采购订单会被供应商多次预约送货,在仓储管理系统中会相应生成多张入库单,入库单生成以后,在收货、验收和上架环节中,分别生成收货明细、验收明细和上架明细,三者之间是1:n的关系。

根据入库的节点,入库单可以设计为新入库单、收货中、验收中、上架中、上架完成、已取消、已关单几个状态。

状态说明如表8-5所示。

三、入库功能设计

仓储管理系统中的入库功能主要包含供应商预约单管理、到货登记、收货、验收、上架、收货错误修改等,下面我们将逐一进行介绍。

1. 供应商预约单管理

管理规范的仓储管理系统都具有送货预约功能,以便根据仓库的收货能力管控供应商的到货(仓库收货能力一般会集中维护到基础数据中心或某个供应链系统的管理后台中,集中管理各仓库的收货时间、各品类每日能承载的收货件数等,此功能不属于仓储管理系统范畴),采购订单下达供应商系统后,供应商在送货前先在供应商系统中预约送货日期及时段,以及送货数量,预约成功后,会生成预约单,在仓储管理系统中同步生成入库单。供应商凭借预约单送货到仓库,仓库中的相关人员便能根据预约单号匹配仓储管理系统中的入库单进行收货。

我们可以将预约单状态设计为待审核、预约成功、已签到、验收完成、驳回、已取消,仓储管理系统中操作对应节点进行状态变更并与供应商系统进行同步。

2. 供应商到货登记

供应商送货到仓库以后,由仓库中的相关人员在仓储管理系统中进行到货登记。到货登记过程主要为分配签到号及收货月台,签到号一般按先来后到或预约的顺序来生成,。

供应商签到成功后拿到签到号,便可以去对应的收货月台区排队等待叫号并收货了。

3. 收货及验收

供应商预约单管理和到货登记都是基于预约单进行操作,从严格意义来讲,预约单并不是仓储管理系统中的流转单据,因为退货入库、调拨入库等业务并不需要预约单,但各类业务最终都以入库单的形式进行收货、验收和上架,所以入库单才是仓储管理系统中流转的标准单据。

收货员主要针对来货进行实物的清点,核实实物与供应商的随货同行单(供应商提供的供货清单)、仓储管理系统内的入库数量是否一致,如果有差异,需要与供应商沟通后,以实际数量录入系统。如果来货涉及多个批次(如多个批号),在收货环节应按批次录入收货数量。收货信息保存后,仓储管理系统会按照批次生成规则,根据录入信息生成SKU的入库批次信息,并变更入库单的状态为“收货中”。

在很多仓库中,收货和验收是一体的,即相关人员在收货的同时也完成了验收操作,这样就可以将两个功能合并为一个;

收货和验收可以使用 PDA,或者移动台车等移动便携式设备来辅助完成。如果整张入库单都验收完成了,可以给供应商系统一个回执,通知供应商采购入库的情况。

4. 入库货位推荐

验收完成以后,仓储管理系统会对确定入库的商品进行货位推荐,这是仓储管理系统中很重要的策略之一,用以指引上架员将不同品类和不同管理属性的商品送往不同的库区上架。如果没有货位推荐,可能存在不同品类的商品混放(如干燥商品和潮湿商品混放)、商品放入不适合的库区(如冷藏品放进了常温库)等情况。

5. 上架

入库的最后一步是将商品上架到货位上。

根据上架的方式,可以分为按单据上架、按区域上架、按容器上架等。根据上架的工具,可以分为PC上架、PDA上架、自动化设备上架(AGV、自动化立体库)等。无论是哪种上架,其底层逻辑都只有一个:将商品与货位进行关联,产生商品在仓储管理系统中的真实库存。

之所以说是真实库存,是因为在验收以后其实已经产生了推荐货位的已分配库存,但此库存记录只是为了预占货位,并不是真实有效库存,在实际上架时如果发现系统推荐的货位不合适,上架员可以调整实际上架货位或拆分商品,只有在最终上架后,才会将已分配库存转为商品和货位确定的实物库存,并清除商品的已分配库存数量。

以最常用的PDA上架为例,上架员按照推荐的货位顺序,先扫描商品条码或容器条码,然后扫描货位条码完成上架,如果当前推荐货位放不下,可以扫描其他货位,或者将商品拆分到多个货位进行上架。

上架后,说明此商品真实在库了,需要同步入库流水至中央库存系统,加库存,以及通知财务系统做财务存货和应付账款处理,如果是退货入库,还需要通知售后系统和财务系统做退款处理。

6. 收货错误修改

在上架确认之前,如果相关人员发现了收货和验收环节中的错误,如批次信息录错、数量录错等,需要在仓储管理系统中进行修正,这就需要仓储管理系统提供收货错误修改功能,错误修改完成以后,系统应该更新收货和验收明细,并重新推荐货位。

7. 采购关单

下发仓库的采购订单最终是需要关单的,关单方式有入库完成自动关单、超期自动关单、人工关单三种,处理超期自动关单和人工关单逻辑时,均需要询问仓储管理系统,如果仓储管理系统中的入库单已经取消或已关单,是不允许关单的。关单成功的采购单,不能再进行收货了。

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  1. 写的通俗易懂,流程很详细! 另外请教个问题: 当供应商分批到货的情况下,那么采购订单和到货通知单的数据关系为1:N对吧? 仓库人员在WMS里根据到货通知单进行收货清点并且上架完成上架任务后,是否需要在ERP里做个采购入库单呢? 如果接口回传的话,一般是怎么做的呢? 刚接触这块的业务,有些拿不准。

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