教训:一分钱引发的跨系统集成事故

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在企业财务信息化和业财融合的实践中,跨系统集成常常隐藏着诸多细节问题。本文通过一个实际案例,讲述了在应付账款系统集成过程中,因数据处理差异导致的“一分钱”事故,供大家参考。

某功能上线后的第一个月月结,财务突然慌慌张张跑来说,大事不好,应付账款对不上!

看他一脸慌张的神情,不像在骗人。于是安抚下他的情绪,让其坐下来慢慢说。

原来此次上线的新功能往ERP对接的单子,应付账款的进项税与发票对不上,排查后有几笔都会差一分或二分,要么多一分,要么少一分。

听后我大概知道问题出在哪儿了。

一、应付单构成

应付单据由多个表组成,包括表头(也称主表)、明细表、财务表等,如下图:

  • 表头为应付单主体表,包括单据的重要字段,如业务日期、单据编码、单据类型、供应商、结算组织等;
  • 明细表为具体费用信息,可填制多行,如费用承担部门(成本中心)、产品编码、税率、含税金额(明细)、税额(明细)、未税金额(明细)等;
  • 财务表为汇总的含税金额(汇总)、税额(汇总)、未税金额(汇总)、税率等。

二、财务核对

财务核对时,只看应付单《财务表》的税额(汇总)与发票所记载的进项税税额是否一致;但生成凭证时,是用《明细表》的税额(明细)带入到凭证中,如果明细与汇总存在差异,则发票的进项税与凭证(账务)必然出差错!示例如下图:

问题原因:财务中台向ERP传《应付单》时,只向明细表传了【含税金额】、【税率】,由ERP自行以四舍五入法分别计算《明细表》和《财务表》的【税额】、【不含税金额】,《明细表》逐行计算,而《财务表》时先将【含税金额】汇总再除以(1+税率)*税率从而计算出【税额】,故二者出差异了!

解决思路:实务涉税部分,财务是认票不认账,即以发票为准!所以应付单《明细表》【税额】之和 须等于 《财务表》【税额】之和。

解决办法:轧差法,总额减去明细行除最后一条外的合计,求出明细行最一行数金额。因为数据源在OA(费控),流程填报时已填写发票【税额】、【税率】等信息,并上传了发票影印件,那么在对接到财务中台计算应付单明细行的【税额】时,用OA【发票税额】,减去明细行N-1条之和(即除倒数最后1条之外的和),作为第N条的【税额】;传到ERP时,将明细与汇总的【含税金额】、【税率】、【税额】、【不含税金额】均传过去,使发票、中台、ERP三者数据保持一致。

确定解决方案后,与财务确认后修复上线,搞定!

事后复盘:涉及财务需求一分一厘都不能差,包括【含税金额】、【税率】、【税额】、【不含税金额】、【数量】,确保链条上、下游均保持一致。

作者:业财老曾,公众号:业财老曾谈,专注财务信息化20年

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  1. 老师您好,虽然通过轧差法保证了总税额=应付税额明细之和,但是轧差在最后一行的时候也会导致最后一行明细单据税额与对应的发票的税额会有差异。文中也提到了以票为准,所以这一部分差异怎么处理?走营业外收支吗还是?

    来自北京 回复
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