真正好的向上汇报,一定是简与精

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编辑导语:向上级汇报工作进度或结果,是每个职场人在工作中都会遇到的事情,一次好的向上汇报,能展现完备的个人能力和职场素养,提高职场能见度。那么,要怎么做向上汇报呢?一起来看一下吧。

向上级汇报工作进度或结果,是每一个职场人在工作的过程中都会经历的事情,不管是日常的例会,还是年度的年终总结报告,一次好的向上汇报不仅能展现完备的个人能力和职场素养,同时也是你提高职场能见度的好机会。

但并不是每一次汇报,所有人都能得到来自领导的良好反馈。

比如,在现实生活中这样的情况就常常发生:辛苦准备了一晚上的PPT,但是上司只说,先放着;你费劲巴拉说了半天,但领导可能头也不抬在看手机;甚至可能你一开口,对方就不耐烦地表示:“说重点”。

这个时候,我们就要学会考虑,采用何种向上汇报的方式,最能让领导满意,而不是让自己的辛勤工作成果,在别人眉头紧皱的表情和不满的情绪中被草草浪费。

01 能成事的人很多,擅长汇报的人很少

向上汇报一直是职场中必不可少的一环,完成一件事情的终点不在于你解决它,而在于完成以后以高效、准确、精炼的形式汇报给你的上级。

能成事的人很多,但是擅长汇报的人却很少。

美国半导体巨头科磊公司CEO里克·华莱士曾经说:一生之中,你只有两次是最孤独的,一次是死的时候,一次就是向上级汇报的时候。

因为汇报是你与上级之间最常见的沟通方式。

在盖洛普调查中发现,75%的员工离职是因为无法和上司处理好关系,所以掌握向上级汇报的正确姿势,会为自己的升职加薪、提升职业发展打下良好的基础。

那么问题来了,如何做好汇报?

首先,要了解你的上司,一次优秀的汇报基于你对上司的深入理解。

需要了解什么?其实可以了解的有很多。

领导的个人喜好、脾气性格、认知程度、过往履历、沟通习惯、信息接受类型(对方喜欢看文字信息,还是图片信息?听觉信息?动态视频信息?)等等。

最核心最基本的一个认知是,你要了解上司对你的汇报最渴望的期待是什么。

比如说,你的领导对结果比较重视,那你在汇报过程中就不要对工作细节说太多,而是直奔主题,说出领导想要的结果。

一项针对高管的调研显示,高管们对下属汇报的期待符合“KISS”原则:Keep it short & simple,保持简短和精要。

简短,是指汇报过程的简单明了,而不是长篇大论喋喋不休;精要,是指汇报结果要点名主题,而不是说了半天不提重点。

虽然你的领导没有负责具体的业务,但是他们每天接收到的内外部信息却是员工的好几倍,他需要快速的分析判断,做出应对各种问题的正确决策,还需要平衡内外部资源将决策贯彻落实,以实现组织的目标。

所以,其实上司每天无时无刻不面临高压挑战,时间更是有限,甚至争分夺秒。

因此,快速、简洁、直达核心的汇报是管理者对每一位员工的期待。

其次,上司之所以能成为上司,一般都有过人之处。

那么他想要知道的不仅仅只是对现状的描述,他要的是你所遇到的问题、你的目标、解决方案和所需资源,以及为什么?

并且希望你能提供可行性可落地的解决方案,而不是你等着他来解决。

在这个基础上,也就是说:我们不仅要先了解领导习惯接收信息的习惯,更要掌握如何打开正确汇报的方式。

02 能被领导夸好的汇报形式,都是什么样的?

可能很多小伙伴会说:道理我都懂,看了也能明白,就是不知道怎么去做。

那么,问题来了:如何把这些理论具体化的去实施在汇报的过程中?

在这里,可以借助一个结构化表达的工具:PREP汇报结构,虽然说不一定能让你看完就学会汇报完,但是它提供了一种简明扼要的汇报结构方式,可以让你在汇报中清晰找到一条你的路径。

1)Position 核心结论

在汇报事情之前,先列出核心的关键词或结论,尤其是跟目标一致的关键词,然后高度概括提炼成一句话,简单清晰的说明你的目标、方案提议和你想要的支持。

2)Reason 佐证依据

你的建议为什么重要?即阐述做出决定或确立目标的主要原因。

通常,价值和收益这两个因素,是最能打动管理者的,就是你要提供让领导信服的条件。

3)Evidence具体事例

说服管理者最合理的办法是讲述事实和展现数据,这两者是缺一不可的,关键要点陈述的好坏直接决定了汇报的成败。

4)Position 重申结论

重申核心观点是常常被忽略的部分,作为汇报者,不要奢求管理者会始终与你保持一致的节奏。

因此,不断的重申你的要点,会更好的让管理者认知到事情的重要性。

好的向上汇报过程,一定是思路明晰、数据充足、有理有据的。不仅能让领导知道得更多,可以帮助上司做决策,管理上司的时间,同时为上司呈现问题和解决方案。

而不是,领导听完你的汇报,一头雾水不知所云。

03 如何汇报坏消息,才能让领导不生气?

大家可能都遇到过这样的情况:一般的汇报可能相对来说还比较好处理,最让人头疼的是向领导汇报坏消息,毕竟大多数人都喜欢听好消息,谁愿意每天早上一到公司就听你来报告各种倒胃口的事情?

所以,如何汇报坏消息,才能让领导不生气?

不妨可以按照这3个步骤去完成:

1. 及时汇报,而不是等领导问

汇报坏消息的第一原则是:主动在第一时间向上级汇报。

如果说在你汇报之前,上司已经知道了这事情,那会被定义为你的失职以及不作为,会给上司带来一个恶意隐瞒、不负责任的印象,可想而知你的职业发展会受到很大影响。

所以,好消息可以慢慢说,但是坏消息一定要快说,而且千万不要谎报瞒报,或者干脆不报。

2. 一定要注意传达坏消息的场合和时间点

有必要的话最好是单独进行汇报,以免坏消息蔓延或者外泄造成更大的影响,或者在事情尚在萌芽的时候,就及时沟通汇报。

这并不是说领导要面子,而是在很多时候领导的决策都是来自全面而详实的信息,信息单一而闭塞,自然也就很难拯救危机。

3. 带着解决问题的办法去汇报

如果只是把一个烂摊子一股脑扔给上司,而没有解决方案,那么上司多半会觉得你没有解决实际问题的能力,说句不好听的:那要你又有什么用?

有的人可能会觉得自己并不想刻意的隐瞒问题,只是想先把事情处理完再说,但你要知道,第一时间向上级如实汇报情况是你身为下属的职责之一。

保持关注、保持警惕,在问题出现之前提前做好应对措施,而不是被动等待导致出现坏消息,这才是我们作为一个优秀下属最该思考的地方。

04 写在最后

职场上的沟通,是一个不断的信息交换,即不断汇报的过程。

好的事情需要汇报,坏的事情也应该被传达。

而我们身为一个职场人,应该学会如何把汇报这件事情尽量做的更加完美而不出错误,并且在汇报的过程中抓住“简与精”的精髓。

只有这样,你才能对得起那熬过的无数个日日夜夜和做不完的PPT,让自己的努力不至于被一句轻飘飘的“辛苦了”所打发。

 

作者:Ray先森,微信公众号:Ray先森,《预期思维:让自己的未来更值钱》作者。

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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  1. 不错不错 学习收藏了

    来自福建 回复
  2. 简洁明了的汇报给人第一印象就很好,毕竟很多人关心的是事情的本质、结果

    来自山西 回复