工作经验|设计项目又多又杂?这几个方法帮你管理排期!

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当面对多个设计需求以及其他工作任务并行的时候,你是否总是会手忙脚乱?如何合理安排自己手上各种事情的优先级,保证按时产出和质量呢?一起来看一下吧。

大概是临近年末都会比较忙的缘故,总有同学来问我有关工作项目管理、优先级排期的问题,比如:

“当面对多个设计需求以及其他工作任务并行的时候,我总是会手忙脚乱。怎么去合理安排自己手上各种事情的优先级,保证按时产出和质量呢?”

在实际工作中,设计师承接的需求和工作内容大多是五花八门、繁简不一。本文会从两个方面来做经验分享:

  1. 工作事件排序的优先级
  2. 工作执行方式的优先级

一、工作事件的优先级

关于工作排序,我最常用方法的是「四象限法」。即把工作按照“紧急、不紧急、重要、不重要” 的组合分类分成四个象限,分别采取不同对策:

工作经验|设计项目又多又杂?这几个方法帮你管理排期!

1.紧急且重要

这类工作优先做,也值得你花时间做。那什么样的工作是紧急且重要的呢?你的判断依据可以来源于「工作性质」「合作关系」两个方面,比如这项工作:

  • 是否是你 KPI 中要完成的重点内容
  • 是否是重点项目的重点环节主要问题
  • 是否是老板布置给你且对你有高期待
  • 是否是重点项目且需要他人配合
  • 是否不完成就会阻碍他人工作的正常进行

以上工作都需要你重点且认真地对待。这类工作同样也可以按照「四象限法」来做划分,横轴是工作与 KPI 的相关性,纵轴是协作人角色的重要性,按照一定顺序来完成工作:

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2.紧急不重要

这一象限的工作通常具有欺骗性,即往往因为紧急而让你感觉很重要,但实际上不应在此花费太多精力。

在时间上,你也可以按照半小时为限:

  • 如果工作时间为半小时以内,就立即完成
  • 如果工作时间为半小时以上,跟相关方做沟通,确定一个双方都认为可行的截止时间,按计划完成

你也同样可以将这类工作按照「四象限法」来做划分,横轴是工作耗时长短,纵轴是协作人角色的重要性,按照一定顺序来完成工作:

工作经验|设计项目又多又杂?这几个方法帮你管理排期!

3.重要不紧急

对于这类工作你需要做的是制定好工作计划,比如你可以将工作拆分成以天、周、月为单位的几个阶段,规定自己每天、每周、每月要有哪些产出,按照计划去做即可。

工作经验|设计项目又多又杂?这几个方法帮你管理排期!

4.不重要不紧急

一些琐碎的工作杂事,对于这些事情要学会拒绝。比如一些不重要的会议,没必要参加时,可以让参会人同步关键信息即可。

工作经验|设计项目又多又杂?这几个方法帮你管理排期!

你可以在白板上、本子上、数据表格或看板上画出这四个象限,接到一个工作就将它放到某个象限中,做完了就划掉(会很有成就感),以此来管理工作排期:

工作经验|设计项目又多又杂?这几个方法帮你管理排期!

另有一个建议,如果自己判断不出来某一项工作是否紧急和重要,可以询问你的上级,他会比你有更清楚的认知,给你更多输入。

二、执行方式的优先级

所有工作在执行的过程中,都可以遵循以下三个原则:

1. 先沟通,后执行

沟通永远是第一优先级。先了解工作目标、规划和预期再做执行可以少走很多弯路。

2. 先他人,后自己

如果有跟他人协调的工作,先解决他人的问题或给他人安排工作,再做自己应该做的工作,这样可以保证尽早交换信息,也可以让双方同时进行工作

3. 先汇报,后推进

完成一个阶段或者取得了关键进展,先跟上级汇报后,再做下一步动作,小步迭代,不憋大招。

以上,希望对你有帮助。

专栏作家

元尧,微信公众号:长弓小子,人人都是产品经理专栏作家。一线互联网大厂B端体验设计师,清华大学美术学院本硕连读。曾负责国内最大开源组件库Ant Design组件的设计和运营工作,目前负责国际业务线B端产品体验设计和组件库的搭建工作。

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  1. 合理安排自己手上各种事情的优先级,保证按时产出和质量,其实挺有难度的

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