计划靠口号,熬夜改方案,不会用甘特图的人有多难?

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产品经理或不少岗位角色都需要面临多线任务并行的情况,这个时候,我们要怎么做好时间管理和项目管理呢?或许可以试试使用甘特图。这篇文章里,作者就拆解了甘特图这一工具及其使用方法,一起来看看吧。

每个人每天同样的24小时,为什么有人能活出48小时的感觉?你要花上两三天才能搞定的事情,别人只用一天就全部稿定?

这其中的差距,除了天赋和能力的区分外,最重要的因素是对时间、对项目的管理和掌控能力。要提高时间管理和项目管理的能力,推荐大家使用甘特图。

甘特图是很少被人认识重要性的一个有力生产力工具,只有领略到它的好处的人才知道,希望今天的分享能挽救大家的各种计划。

一、什么是甘特图?

甘特图又称为横道图、条状图,是项目/任务管理中非常常用的一种图表类型。

通过活动列表和时间刻度表示出特定项目的顺序与持续时间,非常适合二次优化我们的长期计划,通过对甘特图的运用将中长期的目标切割成一个个可控性更强的短期计划,从而让计划落地,提高行动的效率。

这是一张是年度计划甘特图。

  • 不同的颜色表示不同的计划;
  • 每一行表示一个任务;
  • 每一个框表示要在本月完成的任务;
  • 填充颜色的表示任务已完成,白色表示没完成。

甘特图通常可以一眼看出以下信息:

  1. 每个计划的开始时间和结束时间;
  2. 一个人在一段时间有哪些任务;
  3. 哪些任务可以同时做;
  4. 每个人任务完成多少,还剩多少;
  5. 任务之间是否互相依赖,如果互相依赖的话,要保证前一个任务按时或提前完成,不然会影响之后任务的进度。

所有计划的进度一目了然,一张图就能掌控全局的感觉真好~

二、为什么要使用甘特图?

甘特图有两个作用:

  1. 明确各个计划完成的起始时间,让所有的计划了然于胸。
  2. 根据计划的完成情况来调整下一步的计划,之前的计划没完成,之后的工作要提前紧张起来。

值得一提的是,要想让计划按时按量完成,配合一张详细的计划图,把任务进行倒推分解,任务细化到每周、每天,每个月在甘特图上调整一下计划完成情况,保证对计划完成情况心中有数,自律的人都是这么做的。

三、如何绘制甘特图?

甘特图的表达形式有多种:坐标轴甘特图、表格甘特图等,借助表格做甘特图相对容易,以下以表格为例,为大家演示做甘特图的方法。

Step1:画表格

新建一张流程图,点击工具栏左下方【更多图形】按钮,添加【表格】图形组件到工具栏中。

Step2:添加任务和时间

添加上时间和任务,同时预估每个目标的起止时间,拖拽左边工具栏的方框到编辑区,覆盖住整个时间段。每个计划的完成时间段建议先想好再做,做好计划严格按照甘特图来执行。

方法1:用填充表格颜色表示进度。适合天/周/月度开始,天/周/月度等完整时间结束的任务,一般任务完成的时间单位和表格标注的时间单位保持统一。

方法2:用线条或其他图形表示进度。做甘特图可普遍使用的方法,任务完成时间精准度高。

用不同颜色、不同长度的线条表示任务进度。

用不同颜色、不同圆角长条表示任务进度。

Step3:计划微调

年度计划建议一个月微调一次,正常完成涂成相应的颜色。标出现在的时间,就可以看出哪些计划是未完成的,哪些计划是超前完成的和已经完成的。

当你绘制好甘特图以后,你会发现计划是可实现的,而且是有节奏的,但是这种调整,在你没有画图之前是不能发现的。甘特图可以让你的目标更清晰、更容易实现。

本文由 @观察月亮的小白羊 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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评论
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  1. 可以专业的画甘特图的软件
    zz-plan.com 非常简单

    来自四川 回复
  2. 楼上说得没错,现在很多办公应用都自动生成的。不是只用个甘特图,而是要结合任务来使用,而跟任务挂钩后,甘特图也可以自动生成,没必要自己弄。

    来自福建 回复
  3. 很多东西直接模板就行了,没必要自己弄

    来自浙江 回复
  4. 多谢小白羊的分享!😀

    来自广东 回复