超全知识管理技巧,再也不怕学了就忘!

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随着日常基础的信息越来越多,如果不做信息和知识管理,我们个人掌握的信息无法完全转化为自己的知识。但这种技能学校不教,日常也少有人分享,具体怎么做?这篇文章,作者系统梳理了知识管理的整个知识点和方法,希望可以帮到大家。

在上篇文章“如何管理知识,让知识真正为你所用?”中,带大家了解了什么是知识、知识的类型,也指出了互联网时代个人面临的四大知识难题。那么,如何化解难题,高效管理知识呢?

本期文章便为大家分享知识管理的有效方法。ps:文章篇幅较长,文末为大家整理了重点,一定要看到最后哦~

01 为什么需要知识管理

首先,再重申一遍知识管理的重要性。一是我们身处内容时代,信息泛滥,同时也面临信息茧房问题,需要自主挖掘、筛选高质量、高价值的知识。

二是生有涯而知无涯,我们不可能在有限生命中学习无尽的知识,需要通过知识管理来筛选,将有限的注意力聚焦到真正有用的知识上。

三是大脑更擅长思考与决策,并不擅长存储、记忆,需要知识管理系统,通过外部存储的手段,来代替大脑进行存储,帮助大脑更好地思考和决策

小知识:什么是“信息茧房”?

“信息茧房”指的是人们关注的信息领域,会习惯性地被自己兴趣所引导,从而将自己的生活桎梏于像蚕茧一般的“茧房”中的现象。

你越喜欢看什么,系统就越给你推同样类型的内容。在这个封闭空间内,你看到的,都是别人想让你看到的。

持续管中窥豹,不仅离真相越来越远,也逐步丧失了全面看待问题的能力、独立思考的能力。

02 知识管理常见问题和误区

尽管知识管理很重要,但关于知识管理的问题和误区也屡见不鲜。常见问题包括:

  • 缺乏深度:只有广度,纵深不够;
  • 单一化:缺乏关联,知识孤岛;
  • 难以检索:没有分类,分类不合理,只管存不管用;
  • 质量不高:理论冲突,资料可信度低,不够新鲜,缺乏更新。

存在这些问题的原因之一便是对知识管理的错误认知,常见误区包括:

  1. 把对信息进行收集与整理误以为是在做知识管理,但事实上信息整理≠知识管理
  2. 认为只要能及时检索到需要的信息,就进行了有效的知识管理,但事实上信息检索≠知识提取;
  3. 认为学习就是要全面吸收所有遇见的知识,而不管知识间的联系和有序性,但事实上海量的知识≠有序的知识

03 正确理解知识管理

那么,什么才是知识管理呢?以下是认可度比较高的三个观点:

  1. 知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行管理和规划的活动。
  2. 知识管理是将数据/信息动态转化为知识/智慧的过程,帮我们更好决策和行动。
  3. 知识管理的最终目标并非管理知识,而是改变自己,解决自己的问题,让自己获得成长。

04 知识管理的类型

根据主体的不同,知识管理可分为个人知识管理企业知识管理两大类型。

1. 个人知识管理

个人知识管理(PKM,Personal Knowledge Management)是一种新的知识管理的理念和方法,一般指个人通过工具建立知识体系并不断完善,进行知识的收集、消化吸收和创新的过程,最终有利于个人工作、生活。

这里需注意的是,应将个人知识管理与另一个概念个人信息管理(PIM,Personal Information Management)区别开来。二者存在细微的差别:

  • PKM是一种概念框架和策略,用以组织和整合我们个人认为很重要、需要纳入个人知识库的信息,将本是随机的信息片段转换成更系统的信息并扩展个人知识,过程中涉及信息→知识的转化
  • PIM则更关注的是个人信息的收集、分类、加工、储存、维护和使用,以便最高效、最大限度地实现信息效用价值,过程中不涉及信息→知识的转化,仍停留在信息层面

事实上,很多人正在做的事其实是信息管理,而非真正的知识管理。

2. 企业知识管理

美国德尔福集团创始人之一卡尔·费拉保罗认为:企业知识管理是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力,是为企业实现显性知识和隐性知识共享的新途径。企业知识管理具备三重含义:

  • 个人知识集体化:把个人脑中的知识变成集体的公共知识;
  • 隐性知识显性化:把个人或集体长期积累的优秀经验总结、规范、标准化成一个模式;
  • 建立共享知识系统:个人或集体通过系统的知识共享平台,让每个人的能力都通过共享得到放大。

另外,同样需注意下,企业知识管理和企业培训也存在区别。

一般而言,培训是一个直接传递知识的过,由于传递人员的经验问题或者知识源的问题,可能导致较大的知识损耗。而知识管理的过程通过对隐性知识的挖掘和一系列知识管理的活动,可以有效提升知识转化的效率,体现企业内知识资产的价值。个人认为,企业培训是企业知识管理的手段之一,企业知识管理的范围更广。

与个人知识管理不同,企业知识管理的主体是集体,映射范围广,要在企业内部让知识管理顺利运转,需要以下三大支撑要素:

  • 组织结构与制度:包括知识管理的组织结构、流程及运行制度、考核激励制度;
  • 组织文化:形成具有激励、归属感、授权、信任和尊敬的组织文化,为知识所有者间提供沟通交流的友好环境和氛围;
  • 技术设施:包括数据挖掘与知识发现、语义网、知识组织系统等。

结合前述的支撑要素,我们可以通过下述公式来更好地理解企业知识管理。其含义是,知识管理是在一定的环境下,通过技术将组织人员与组织知识结合,并进行分享,进而达到指数级增长的目标。

其中:

  • P指的是组织人员,既包含个体角色,也包括学习型组织;
  • K指的是知识,既包含知识本身,也包含知识的活动。需注意的是,这里的知识并不是指所有有用的信息,而是指组织内部的个体的、部门的、企业的,甚至是行业的不同的知识层次所综合组成的知识网络;
  • +指的是技术,包括方法、工具;
  • ()为环境,包括文化、制度;
  • S为分享,是一个动态的过程,包括知识管理的流程、知识管理的应用创新;
  • =为目标,包括知识管理的目的,知识管理的规划。

05 如何进行个人知识管理

由于企业知识管理涉及的主体和要素较多,通过个人力量难以撬动整体,且本次分享的目的也主要是围绕个人的知识困境,因此,这里着重讲解如何进行个人知识管理。整体可以分为以下5个步骤:

1. 信息获取:直接决定信息的优劣

我们从各网站、书籍中获取的信息是知识输入的方式之一,信息的质量直接决定了信息的优劣,进而影响后续信息→知识的转化效率和质量

那么,如何选取有效信息,剔除知识中的杂质,实现知识的降噪?

首先,要明确你想要搭建的知识体系,用逆向思维去思考这个知识体系的目标,为达成这个目标,需要获取什么。

举个例子,很多人想要学习一个新的领域,总是妄图从头学起,但世界上的知识,不管是哪个领域的,都没有一本指导去按图索骥的说明书,比如“哲学”,这时候不应该想学习哲学都要学习“什么”,而是你自己“为什么”要学哲学,是什么让你想要掌握这方面的知识,从为什么入手去反推

接着,用批判性思维/淘金式思维去判断、收集正确而有效的信息。

小知识:什么是“淘金式思维”?

淘金式思维是一种互动式的思维方式,指的是主动对信息/知识进行取舍,带着提问的态度去与看到的信息/知识“辩论”。

淘金式思维自我核查方法:

Step 1: 对他人传播的观点,要思考其目的

Step 2: 留意他人观点中的问题和漏洞

Step 3: 客观评价他人的观点

Step 4: 在他人合理的观点的基础上形成自己的结论

2. 信息采集:借助工具快速网罗需深度阅读的信息

你是否经常用微信文件传输助手/个人微信号、各应用自带收藏夹、各类型笔记工具等工具来做信息采集?但这些工具都不是信息采集的最佳工具,对于知识管理的作用有限。

微信文件传输助手/个人微信号主要用于多设备间的文件同步,并非信息收藏,长时间累积将导致信息难以查找和管理。各应用自带收藏夹会造成信息割裂,导致信息无法统一管理和取用。

各类型笔记工具较前两种好,但非最优解。笔记工具的初衷,是个人创作。一旦笔记系统中,同时混杂了搬运(即信息采集)和创作,长时间累积将非常臃肿、混乱。且现有的笔记工具很难提供阅读进度、标注、回顾、自定义版式等等功能,而这些功能对信息处理又起着至关重要的作用。

那么,什么样的工具才算好的信息采集工具呢?个人认为,该类型工具必须具备以下4个标准:

稍后阅读工具基本满足上述标准。稍后阅读指的是当你在任何平台上看到好的内容,都可以集中把它们采集在一个地方,后面有时间再读。

3. 信息处理:实现信息到知识的转化

采集完信息后,需要对信息进行处理,目的是实现信息到知识的转化。如何处理信息呢?关键措施在于阅读信息并关联自己进行思考。以「解决问题」为最终导向,来快速收割真正有用的信息,然后,通过做行为指引,来指导之后的行为。

为什么强调需要关联自己呢?主要有2个原因:

一是根据艾滨浩斯遗忘曲线,最容易遗忘的是那些不重要的、无意义的、没有兴趣的、不熟悉的内容,而快速将内容变得重要、有意义的方法就是关联到自己,因为从人性而言,每个人最关注的都是自己。

二是只有那些能运用到工作生活、能指导自己行为的信息,才能算作知识。

4. 知识整理:将转化的知识体系化

完成信息到知识的转化后,需要进一步整理知识。为什么需要进一步整理知识?因为信息虽然处理后转化为了知识,但仍是零散不成体系的。埃隆·马斯克和查理·芒格都曾指出知识体系化的重要性。

搭建知识树(也可称作知识管理系统、知识库)是知识体系化的有效方法。知识树是一种金字塔结构的知识体系。树干对应框架,叶子对应知识,果实对应多次学以致用后沉淀的智慧。

为什么通过搭建知识树可以实现知识的体系化呢?一是知识树作为外部大脑,可以进行知识的永久快速存储和取用

二是知识树的金字塔结构形式,可以让知识成为体系,对抗碎片化;

三是通过对知识树的反复存储和取用,可以加快形成长期记忆,使我们记得更牢固。

小知识:

长期记忆的形成和巩固,依赖于对神经元的反复刺激后,神经元之间突触的强化和诞生。而不断的存取过程,其实就是对神经元的反复刺激,让我们不知不觉中记得更牢固。

那么,如何搭建知识树呢?整体可分为以下5个步骤:

对于笔记工具的选择,需注意的是,千万不要经常换工具,陷入工具坑。不要别人推荐一个工具,觉得好,就去用,要用自己的思维去掌控软件。要根据自己的“事”去驱动软件,而不是让软件来控制你的行为。

对于知识树框架的搭建,可采取GTD系统法(Getting thins done)。GTD系统法的核心是把所有待办任务都从大脑里移出去,清空大脑,用外部的工具去管理任务,不遗漏任何一件,让大脑的全部资源都用来思考。

GTD工作流有五个步骤:收集、厘清、整理、归档和回顾,将其应用到知识管理上,可以演变为GTD笔记归类法,即将知识笔记归为五大类:

  1. 收集箱:负责收集所有的笔记,这个阶段不必操心该放到哪个分类,所有好东西均先存放此处,但收集箱一定要规律性地定期清理,好的习惯是保持知识管理系统高效运转的关键;
  2. 等待处理,主要承载当天的日程、备忘录、记事本、沉思录、日记本等;
  3. 将来可能,主要承载计划、规划、想法、点子类的东西;
  4. 归档资料,作为知识的大本营,最终所有的信息和笔记都会被归入“归档资料”文件夹中,以供复习和使用时随时调取;
  5. 专题研究,当下对某个主题话题感兴趣,单独放入此处研究。比如我最近对摄影比较感兴趣,就可以单独针对这个专题建立一个文件夹,专门服务于摄影,当研究出成果了,再把它归入到归档资料中。

搭建完知识树框架后,需要进一步规则化归档资料,以盘活知识。为避免归档资料的混乱、无序,资料应按照一定的规则进行归档,包括最简层规则、目录编码规则、统一命名规则和标签化规则

最简层原则指的是让打底文件夹数量、文件夹层级尽可能少。对此,可找一个能把所有笔记都包括进来的维度,将打底文件夹按该维度进行分类,如以笔记的“用处”维度划分为学习类、工作类、生活类。打底文件夹有了,还需要根据需求对文件夹做进一步细分,那么如何管理下一级的文件夹,就需要用到目录编码规则。目录编码规则指的是将文件夹按层级进行目录编码,让文件夹的层级与层级之间建立起层次清晰的逻辑关系,并实现自动排序。

统一命名规则指的是文件夹和笔记按统一规则命名,便于直观地了解文件夹/笔记的核心内容。

对此,可通过黄金圈法则(是什么、为什么、如何做)来命名文件夹,按照“主题+作用类别+标题”的格式来规范化命名笔记文件,比如说“写作-方法-如何搭建框架”。

需注意的是,在命名文件夹时,意义不明的层坚决不要

很多人在整理笔记时会建一个命名为“其他”的文件夹,这往往是因为我们搞不懂某个笔记属于哪个类别,不好分类,所幸全放在该文件夹里。但一般而言,我们在用的时候是不会去翻“其他”这个文件夹的,因为我们的大脑对它没有概念,导致我们并不能快速想起里面放了什么,也不清楚里面应该放些什么,又怎么能指望提取的时候找到呢?因此,该文件夹其实是无效用的。

最后是标签化规则,给一个知识同时打上多个标签,多维度归类知识,便于快速提取。

事物的分类可以有很多个维度,如果把某事物仅按照一个维度归类,就相当于把它给定死了。知识也一样,很多人之所以做了很多笔记,却无法在需要时快速找到,原因之一便是把知识给限定死了。

比如你学到了一个写作技巧“如何搭建框架”,如果仅把这个技巧归到 “写小说”分类中,那就只有写小说的时候才会想起它,但实际上这个技巧完全可能套用到写报告上。

但需注意的是,类别和标签不必特别多,应以终为始:知识管理的核心在于快速提取

完成资料的归档后,还需部署索引体来进一步提升知识检索的效率

首先,我们先来理解下储存体系统和索引体系统的区别。储存体是用于管理文件夹的系统,而索引体是用于管理标签的系统。

前面所说的归档资料是储存体,我们通过标签调取笔记或信息,而索引体系统,就是把标签与标签之间建立起逻辑关系,形成体系和结构,最后内化成我们的知识体系。为了让两者更有辨识度,文件夹系统作为储存体,识别符号为「C」,标签系统作为索引体,识别符为「S」。

部署索引体同样可分为以下五个步骤:

同理,这里也举个例子帮助大家更好地理解索引体。左图的索引体标签分类参考了“儒家的最高理想”分为“修身、齐家、治国、平天下”四大类,整理归档资料的规则也可用于索引体的搭建,比如说它也用了最简层原则、目录编码原则、黄金圈命名法则。然后,从右侧图可以看出,在笔记文件内处处打标签,可以帮我们快速定位到文内具体位置,而不是仅在文内开头或文末打标签。

最后,知识树的搭建不是一蹴而就的,我们需要不断地填充知识、持续地完善知识树框架。填充知识时,应遵循一个原则:只保留对自己有用的东西。应该意识到,文章不是不可拆分的整体,而是一个个标题、事实案例、金句、观点、故事、思维方式等等构成的素材合集,只需将对自己有用的部分拆解出来。

此外,在填充知识时应注意:

5. 知识内化:让知识真正为自己所用

完成知识体系的搭建后,则到了最后一步:知识内化,它直接影响知识是否能真正被吸收,为自己所用。知识内化的常见方式有写作、知识分享、自我复述、开展培训等。

个人较推荐公开写作,因为可以借助外部压力,提高自己的写作标准;借助外部反馈,提升自己的写作技巧;借助外部激励,驱动自己长期坚持。

06 个人知识管理建议分享

最后分享一些个人知识管理的建议:

  1. 知识管理要围绕个人成长规划。种树之前,先明确你想要的花园是什么样的。
  2. 做知识管理时,使用是核心。最有用的知识管理,是基于“事”使用知识。
  3. 持续筛选优质信息源,信息源决定了输入质量,也影响输出质量。
  4. 做决策的时候,要参考不同的信息源,相同的信息使用两次,不会产生两倍的效果。
  5. 不要陷入极端坑,对于知识管理来说,TO DO 是王道。只要觉得好用,迭代即可,无需将知识库推倒重来。
  6. 重要的知识和信息要进行定期回顾,避免「用后即弃」、「存后即弃」,有助于增加智慧。
  7. 信息是有实效性的,要及时清理过时和无用的信息,避免后续搜索信息时,发生臭黑水沟捞针的现象。
  8. 信息知识输入加工后,要养成在公开平台定期输出的习惯,完成知识升华。没有输出的输入,只是无数个 0 的累加而已 ,0 的累积不可能实现从 0 到 1 的突破。

划重点

1.)知识管理是对知识、知识创造过程和知识的应用进行管理和规划的活动,其最终目标并非管理知识,而是让知识指导自己获得成长

2)个人知识管理可分为5个步骤:

  1. 信息获取:直接决定信息的优劣
  2. 信息采集:借助工具快速网罗需深度阅读的信息
  3. 信息处理:实现信息到知识的转化
  4. 知识整理:将转化的知识体系化
  5. 知识内化:让知识真正为自己所用

3)搭建知识树是知识体系化的有效途径,同样可分为5个步骤:

  1. 选择存放知识的笔记工具
  2. 搭建知识树框架
  3. 规则化归档资料,盘活知识
  4. 部署索引体,提升知识检索效率
  5. 知识填充,并不断完善知识树框架

4)采用GTD系统法搭建知识框架时,可把知识笔记归为5大类:

  1. 收集箱:负责收集所有的笔记
  2. 等待处理:主要承载当天的日程、备忘录、记事本、沉思录、日记本等
  3. 将来可能:主要承载计划、规划、想法、点子类的东西
  4. 归档资料:知识的大本营,所有信息和笔记的最终存放处
  5. 专题研究:当下对某个主题话题感兴趣,单独放入此处研究

作者:Problemer,公众号:问问运营笔记

本文由 @Problemer 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 非常好 有群吗?

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