产品经理:“跨部门”协作——高效解锁“需求对接”秘籍

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在产品经理的工作中,需要经常跨部门、与多个岗位的人一起合作才能做好本职工作。这种情况下,如何对接跨小组、部门的需求,以及如何进行高效的跨部门协作?这个问题考验着很多才入门的产品经理。这篇文章,作者从自己的亲身经历出发,帮大家解决这个问题。

产品经理在工作中,对接跨小组、跨部门需求,已经是家常便饭了。

本文是笔者工作实践的亲身经历,有感而发,共勉~

一、实际工作场景

小张接到一个紧急需求,涉及到我所负责的产品的改动,需要和我进行需求对接。

小张提前约好需求沟通会,作为协作方的我,在会议上第一次听到小张讲解这个需求的需求方案,听得我一脸懵🥲。

ps:在这之前,有进行过一次比较浅显的初步需求沟通。初步了解到客户的大概问题,对具体的需求范围及场景是没有很明确的。

让我感到很“懵”的原因有 3 点:

1)小张开场第一句是说:“现在有一个紧急需求,需要实现xxx能力。”

2)小张第二句是说:“要满足这个xxx能力的实现,就需要做…巴拉巴拉。”

3)接着,小张开始讲解实现xxx能力的整体流程,小张从技术实现的角度讲解道:“这里我会通过一个xxx接口返给你xxx状态的信息,需要你这边处理…巴拉巴拉。”

听到这,我打断了小张的讲解,和小张说道:“不好意思打断一下,我没听明白,这个需求场景是啥?整体的业务流程是啥样的?不明白这个需求是要解决什么场景问题。你可以从业务场景和业务流程上引入展开讲解不?”

小张指着投放在屏幕上的流程图,回复我:“流程就是这样的啊,都在这里啦。”

…需求方案沟通持续进行中…

经过 15 分钟的沟通后,大家开始就产品方案展开讨论,讨论逐渐深入后发现整体的方案很复杂,改动很大。

而且发现很多需求场景不明确,大家在会议上就不确定的点展开讨论,根据现场的猜测,思考应该怎么处理这些待定的场景问题的解决方案,并在会议上讨论给出建议的plan A、plan B。

ps:这里面不确定的点,追根究底,还是回到了需求场景不清晰的问题上。客户使用场景不清晰,导致需求范围不明确,那么产品方案自然就无法全面覆盖需求场景的问题了。

经过将近 1 小时的沟通,和主导方一点一点地确认整体的需求内容,梳理待定的需求场景问题。我还是不清楚需要我配合完成的事项是哪些,即我这边的改动范围是不明确的。

最终会议结论是:会议后需要和业务方再次确认核心的需求场景问题,以便确定需求范围。会议结束后,主导方立马发出第二次会议邀约,参会人员包括产品经理和业务人员。

在第二次会议上,就需求核心问题展开讨论。沟通不到 10 分钟,明确了需要解决的核心业务问题。发现业务的诉求是比较简单的,只需要在产品原有基础上做一点小小的改动就可以满足业务期望。

二、分析需求对接过程中的问题

从主导方与协作方对接需求的实际工作场景中,可以分析出存在以下6个问题:

1、需求沟通的准备不足

小张虽然组织了需求沟通会,但显然在会议前没有充分准备好如何清晰地传达需求背景、业务场景以及具体需求给协作方。

首次沟通应该包含足够的需求背景、业务目标、产品愿景等信息,确保所有参与者都能理解需求的本质和目的。

2、缺乏明确的需求定义

在初步沟通时,需求的表述过于笼统,没有明确需求的边界和具体场景,导致后续讨论偏离重点,浪费了大量时间在猜测和假设上。

3、过度关注技术实现而非业务逻辑

小张直接从技术实现角度出发讲解,忽略了业务逻辑的阐述,这使得非技术背景的参与者难以跟进,导致沟通障碍。

在协作方还不清楚需求背景问题以及需求场景的情况下,主导方已经走到后面技术实现的环节了,其中信息差太大。导致双方对需求理解不一致,沟通不在同一个频道。

正确的做法应该是先从为什么要做(业务目标)、做什么(功能需求)、怎么做(技术方案)的顺序进行讲解。

4、需求材料不充分

小张虽展示了流程图,但未能有效利用它来辅助说明业务流程和场景,使得流程图没有起到预期的澄清作用

有效的辅助材料应该简洁明了,直观展示业务流程和需求要点。

5、会议管理不善

会议中花费了大量时间在不确定点的讨论上,而不是事先准备和明确需求。高效的会议应当事先明确议程,对已知问题有预判并准备好解决方案,减少现场猜测的时间。

6、需求确认流程缺失

需求的明确与确认应该在会议前完成,而不是会议中或会议后。这表明项目管理过程中缺乏有效的前期需求确认流程,导致团队成员对需求的理解不一致。

通过第二次会议迅速明确了核心需求,说明流程缺失导致前期沟通中的关键信息缺失。

三、为避免出现以上问题,作为主导方应该怎么做呢?

为了保障跨小组或跨部门需求的对接效率,团队应当从这 5 点进行改善:

1. 实施更有效的项目管理和需求确认流程,确保需求的明确性和可实施性。

2. 强化需求分析,在与协作方传达需求前,应先理清楚业务全链路流程,输出需求范围清单,确保所有参与方能获得明确的需求内容。

3. 优化会议准备,提前共享会议资料,明确会议目的和议程,提高会议沟通效率,确保大家在同一个频道上沟通。

4. 强化跨小组或跨部门的前期需求沟通,确保技术实现与业务需求紧密结合,避免技术先行。

5. 采用结构化的方法介绍需求,如采用“5W1H”原则(What, Why, Who, Where, When, How)来确保全面而清晰的沟通。

ps:如需了解“5W1H”原则,可点击查看技巧:运用”5W1H”分析法,高效提升你的生产力

作者:nana,公众号:娜是产品经理

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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