从泛OA说起,谈谈Saas型OA产品成长之路

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传统的项目式做法不可取。项目成本完全不可控,项目风险巨大。因此必须转向SaaS模式,这种模式能有效的控制用户的很多不合理需求。

fanoashuoqi

OA英文名Office Automation,中文名办公自动化。

办公自动化的范围实在太大,弹性更大。随着技术的发展,OA的领地会越来越大,如果这个概念将来不被淘汰的话。

什么是OA?

广义讲OA包括各种办公用的智能设备,基础软件,以及办公管理系统(OA系统)。包括复印机、考勤门禁、电子邮件、IM、office办公软件等等。狭义的说OA是指办公管理软件系统,也就是OA系统。百度百科说,OA系统是指面向组织的日常运作和管理,员工及管理者使用频率最高的应用系统。这个概念当然很不给力,不过也确实没法准确描述,因为办公自动化的范围每天都在变。后文说的OA一般都是指“OA系统”。

OA概念的诞生有几十年了,一直寄托了人们美好的愿望,希望“办公”这件事能变得“自动化”,轻松愉快,人好偷懒。事实上现在“办公”的自动化程度的确比以前高了太多,以前的大量沟通和文案劳动已经变得简洁优雅了。但是技术在不断发展,人们在期待更高程度的自动化。虽然“办公”和“生活”的界限在不断模糊,但是自动化的脚步在不停的向前。

也许正因为如此,OA的概念虽然一直被看衰,被认为早已过气,但是却以各种各样的替身出现在信息化的舞台之上,各领风骚三五年,大家发现还是“OA”最顺口,最实在,最全面,最明白,挥之不去,张口就来,一直站在信息化舞台的中央。在各种管理和技术概念多如牛毛快似流星的IT领域,OA的叫法长盛不衰其实是耐人寻味的。

OA的诸多替身包括,EIP(企业信息门户),work flow(工作流)、KM(知识管理),BPM(业务流程管理),协同软件,企业社交等等,还有更高级的名字,比如XX综合管理系统,XX数字神经系统,企业内网等等。有些厂商可能会有不同意见,会说BPM或者协同办公平台不是OA。我们经历过很多次大大小小的辩论,详细辨别其中的差别,但总是无法划出清晰的边界,这些系统之间从功能到用法总是大量重叠,而差异与其说是系统之间的还不如说是具体产品之间的。更关键的是,虽然厂商颇多创新,但是从用户视角来看基本上还是OA的范畴。

在我看来,OA系统的基本特点有二:一是多数员工使用,二是业务相关。凡有此特点的系统都可以算作OA的范畴,或者叫“泛OA”。只是HR部门员工使用,普通员工不用或很少用的系统,叫HR系统;如果普通员工在其中办理入转调离流程,以及请假考勤的,就算是OA范畴。 主要是财务人员使用,普通员工不用或很少用的系统,叫财务系统或ERP系统,如果普通员工在其中办理报销借款的系统,就算OA范畴。这两个常见的例子都说明了OA系统的使用人是大多数员工而不是特定的一些部门或专业岗位。

业务相关性是说OA系统的功能和企业的个性化业务开展、运营管理相关,而不是通用的。比如邮件、IM、office办公软件虽然也是广义的OA,但一般说不能算OA系统,因为其功能是通用的,个性化极少。

多数员工使用的与业务相关的信息系统可称为泛OA系统。

本文后续提到“OA”均指“泛OA”,泛指企业内部各种多数员工使用的与业务相关的信息系统。

为什么要对OA的概念说这么多呢?因为市场上厂商的产品和宣传千姿百态,但本质上都是OA系统或OA系统的一部分功能。从企业(用户)角度来看,认清系统的本质是正确选择的前提。企业可以选择一个泛OA平台,逐渐完善扩展各种功能;也可以离散的选择一大批单项功能再根据情况作系统集成。这两种不同的策略将决定企业的IT架构、成本、效果。另外,企业作为系统的用户,其实并不怎么关心系统的名称叫什么,反正实现的是那些功能,叫OA比较习惯,比较顺口,也好理解。众多高级的系统名称(各种OA替身),其实主要是厂商自己的游戏,用户的视角比较朴实:满足需求就好。

另外需要特别说的一点是:传统OA系统基本上是企业私有部署的,近些年随着云计算的不断发展,面向企业的2B-SaaS应用如雨后春笋般蓬勃兴起,绚丽多彩,这些应用中大部分也属于“泛OA”。可见OA的概念生命力多么强盛。关于SaaS的问题,后文再细讲。

泛OA有什么?

按照“泛OA”的标准,OA系统应该包含以下5大类功能:

  1. 信息门户
  2. 新闻公告
  3. 规章制度
  4. 知识文档
  5. 企业网盘

业务流程(含运营数据+主数据,是企业结构化信息的主要来源)

组织结构,汇报关系

各种业务流程,包括与人相关的入转调离,与物相关的采购领用调拨,财务报销,公文审批,权限申请等等各种流程,

流程相关的报表、监控、分析

流程相关的主数据管理(企业常见的主数据很多,包括部门、人员、资产、客户、供应商、物料、科目等等,每个主数据一般都包括静态和动态两部分,这些信息都可以从业务流程得到,从而形成企业信息系统最重要的数据基础)

业务流程的发起和审批可能是多种多样的

企业社交

专门的企业社交功能,如企业IM、企业微博或论坛等,这些开放的信息交流平台可能不会很火,但作为企业员工工作和生活信息交流平台还是十分必要

公告社交平台信息的采集,整理

各种常用办公组件和基本功能

常用办公组件,如会议室预定,调查问卷,在线考试,办公用品等等

基本功能包括丰富细致的权限管理和日志功能,可以作为单点登录的入口等等

未来,与各种IT和智能办公设备的数据集成

根据员工账号集成复印机,电话,扫描仪,考勤机等,自动获取设备运营数据

根据员工账号集成VPN,交换机等网络设备

需要对“流程”做个说明。我们都知道“流程”这个词使用极为广泛,含义各有不同,但是在OA系统里“流程”一般是指多人协作完成的重复性事件。简单的流程可能是多人审批一个采购申请,可以称为工作流;复杂的流程可能涉及核心业务,如从采购-审批-下订单-到货-入出库-付款记账,这样完整的信息流对企业业务管理帮助巨大,有人称为BPM。不论是工作流还是BPM,都是对企业业务流程的处理,当然越完整越集成对企业的帮助越大,但是循序渐进逐步迭代实现也未尝不可。

既然是“泛OA”,功能当然会很多,很细,很个性化。不做进一步展开了。

泛OA的痛点

遗憾的是,今天的OA还不够好。远不够好。

OA系统基本上是国内产品的天下,这在IT领域非常少见,大多数领先的IT产品和IT技术都源自美国,学自美国。不知是不是因为没有美国榜样,总之中国的OA系统市场巨大,没有霸主,需求广泛,成功罕见。

作为一个企业的信息化负责人,想找到一款满意的OA系统非常困难。不论是百里挑一,还是一见钟情,选择了OA之后,总会发现实施难度比计划中大很多,使用效果比想象中差很多,难堪大用,游走在用和停用的边缘。虽说信息系统项目实施本就困难重重,需要一把手支持,需要打破部门墙,但我认为根本原因其实是OA产品不够好。

OA系统梦想很大,现实很小,说OA的痛点,其实就是说OA的方向。能解决这些痛点的OA,将是管理系统领域的王者,不论是私有部署的传统OA还是SaaS版泛OA。

1. 用户体验

OA系统从传统软件一路走来,一直是“管理系统”的刻板嘴脸,产品设计逻辑是“系统怎么做你就该怎么用”,所有的操作都繁琐,所有的界面都难看,从不为使用者方便着想,自认为只要业务逻辑正确就万事大吉。产品开发者自己不用,也不接触实际用户,自认为功能强大,实际上没人明白。如果是专业岗位,可以培训学习,可以逐渐熟练,但是作为普通员工,就会想方设法躲开不用。

用户体验是个庞大的话题,不可能三言两语说得明白。按照我的理解大体可以分为四部分:视觉体验,交互反馈,功能逻辑,满足感。

视觉体验即UI,就是系统的每一个页面和元素都应该看上去美观、舒适、协调、轻快。这需要从页面元素的布局、焦点、大小、颜色、间距等等方面都精心设计,并且在一个系统里保持系统的视觉风格。

交互反馈即UE,就是系统的操作者在使用系统时的交互过程,好的交互应该是在该出现的时候交互信息,在没必要的时候就没有交互信息。比如表单信息的填写提示,默认打开表单时填写提示信息应该越少越好,如果填写正确就不必提示,如果填写错误再给出有针对性的提示,比如“密码长度不够”而不是“密码错误”。

功能逻辑是更深一层的用户体验问题。比如有些系统的报表查询将大批字段逐个列出,让用户输入查询条件,貌似功能强大,但实际上非常难用,如果像搜索引擎一样在一个通用的文本框中输入查询条件,用户的使用感受和效率就会高很多。

满足感是用户在使用系统的过程中获得的一些额外的精神收获。比如积分、奖牌、赞、虚拟礼物,等级,或者是直接的类似打游戏的愉悦感。虽然OA本质上是劳动工具,似乎每个人都应该敬而远之,但实际上工作是能给人带来快乐的,OA系统也可以让人获得快乐,甚至是类似打游戏的成就感。

总体而言,传统OA系统的用户体验非常不好,这可能是导致系统使用效果不好的最重要原因。在移动互联网发展的今天,各种移动应用铺天盖地,用户体验可以决定一个应用的生死。虽然大型的OA系统提升用户体验不易,但不进化就是等死。

2. 系统集成

没有企业喜欢信息孤岛,优秀的OA系统应当连接企业的一切系统,成为企业的数据中心,成为企业信息系统的核心。孤立的OA系统不能实现真正的办公自动化。

为什么OA系统最适合成为企业信息系统的核心呢?

因为公司的运营信息都是员工产生的,因此员工使用的系统就会成为运营信息的最初入口,而全体员工都用的系统就是OA系统;所以OA系统往往自然而然的就成为了大多数企业运营信息的入口,也就成为了数据中心。反过来看,要想让员工更高效的工作,就应该在OA里提供他需要的所有数据,也能在OA里直接开展工作,比如下订单。这样就需要OA和ERP/CRM紧密集成。

单纯的工作流审批意义不大,与各种周边系统深度集成才有生命力。因为拥有最新鲜最真实最完整的企业运营数据,所以OA系统应该具备各种报表、统计分析功能,成为企业的BI,成为企业大数据的核心,成为企业领导获取数据了解运营情况的数据源。实时获取的真实数据远比后期加工整理的报表有价值。

OA系统应该和ERP、CRM、PDM、MES等业务系统集成,以实现人员、部门、客户、供应商、物料、固定资产、BOM、采购订单、销售订单、费用单据等等主数据的统一一致,并且实现从业务需求人发起申请到业务系统完成处理的完整的端到端的流程,保证各系统的信息随时一致。也保证OA中能出具给各级管理者看的报表。

OA系统也应该和AD、邮件、IM、SVN、JIRA、门禁考勤、动态密码等基础系统集成,以实现员工账号权限的一致性,既提高入职员工开通权限的效率和准确性,也降低离职员工权限忘记收回的风险。

公司内部系统的集成只是第一步,OA系统还应当承担起跨公司的数据交换,比如将采购订单数据和销售订单数据直接发给上下游合作公司,实现企业间的无缝协作。

无论是业务系统还是基础IT系统,其实市场上都有主流厂商,这种集成本来应该有完整成熟的实现方案,但不知何故,经常是每个客户在自行开发。

3. 业务灵活性

用户体验让用户喜欢OA,系统集成让用户离不开OA,但是OA还有一个命门,就是灵活性。

在OA系统的5大类功能中,信息门户、企业社交、常用组件、系统集成,这4项都可以实现高度的标准化,也就是产品如果做得够深入细致,都能以工具软件的形态出现,在产品级直接满足绝大多数用户的绝大多数需求,从而规避个性化定制的绝症。不过多数传统OA产品做的并不够好,可能是因为产品功能铺的过宽,也可能是因为觉得有些功能没什么人用,总之在用户体验和功能深度上远远不够。这种情况给很多SaaS厂商留出了巨大的发展空间。很多SaaS厂商抓住一个或几个功能点做深做透,在一个很窄的领域给用户带来了真正的价值。

“业务流程”是OA系统最重要的功能,最能体现系统给用户带来的价值。但是“业务流程”恰恰的善变的,通用的流程设计工具目前还远远不能满足用户的需要。

一类是不同企业或组织之间的“业务流程”不同,另一类是同一个企业的同一个“业务流程”会随着时间不断调整优化。这两类本质上都是考验OA系统对业务支撑是否足够灵活。OA系统不能一旦上线就一成不变,更不能要求所有用户业务处理方式都相同。

一个公司的差旅费报销制度和另一个公司不一样,一个部门的请假审批节点和其他部门不同,一个公司的采购制度发生变化从集中采购变成分散采购,这些都是再正常不过的事情,流程如何走,表单什么样,作为通用的产品几乎完全无法预知。

业务流程的灵活性不可避免,多数OA产品也可以做二次开发进行定制,也声称没有实现不了的需求,但问题是:二次开发成本太高。很多公司没有二次开发人员,时间又很紧迫,又不想花钱。何况,实际用户提出的需求经常是不靠谱的,他们经常考虑不周,出尔反尔。

面对这种情况,传统OA厂商通常试图通过设置通用的流程模型来满足所有用户的需求。比如柔性流程,规则引擎,表单引擎,触发器等等。这些方式可能并不坏,但是依然需要开发人员使用,普通用户很难自行操作。若想本质上改变对业务灵活性的支持,可以从以下一些思路着手:

建立丰富的流程模型库,让用户不是从零新建流程,而是挑选合适的流程使用。从量体裁衣变为挑选成衣。

建立可视化的所见即所得的流程建模引擎,包括表单引擎(用户可以像使用excel一样绘制修改流程表单),流程引擎(用户可以像使用visio一样画图,并点击右键定义各种流转规则),最重要的是,用户可以完全不用代码就实现符合逻辑的流程调整。

4. 技术先进性

从技术平台角度看,现在的OA系统必须满足以下要求:

移动应用

手机是天然的信息采集终端,比PC方便太多,移动设备将来一定是OA系统的主要使用方式。所以移动互联网的发展实际上给OA系统的发展带来了革命性的机遇。员工方便,领导爱用,领导甚至成为了OA系统的模范用户,这对于OA的推广和产品进化都至关重要。

移动OA不仅降低了使用门槛,而且真真切切的提高了办公效率。领导审批变得及时,再不能以“领导出差了”为由拖延审批,推迟签署合同。员工随时随地可以查到需要的资料和数据,也可以实时采集到业务现场数据,不必再事后补充。由于手机可以随时照相,也减少了很多由于信息误传导致的误解和低效。

虽然移动端至关重要,但OA系统本质上还是大型后台系统,也许PC端使用量越来越少,但服务端功能反倒会越来越复杂。没有移动端就像哑巴,服务端不强就像弱智。

虽然人人都知道移动OA极端重要,但是确实大多数的传统OA产品都还不能很好的支持移动端应用。也许是开发难度大,也许是产品理念仍然落后,很多公司的产品虽然声称全面支持移动端,但实际上移动端漏洞百出,功能简陋,兼容性和用户体验都相当粗糙,和2C的精品APP相比叫人不忍卒视。

微信

微信是移动互联网第一大应用,使用广泛,用户粘性高,几乎成为移动端的标准浏览器。所以支持微信使用的系统会更好推广,使用效果也更好。

智能设备

智能设备将是泛OA系统的重要组织部分。例如公司的门禁考勤系统,停车系统,无线路由,智能仓库等等,都可以通过手机把人的行为和地点自动记录下来,成为提高办公效率的主要手段。我们无法预测会出现多少智能设备,但企业应用一定会走上自动化采集信息的路,有可能用户感受到的是工作变得越来越便利,但实际上往往是有一个低调而可靠的泛OA系统在默默工作。越是后台,越是重要。

SaaS与泛OA

随着云计算的发展,大量的SaaS系统不断涌现。总体上,2B的SaaS应用分为两大类:工具类和业务类。工具类分为通用服务类(如微信企业号,IM服务,视频服务等等)和技术工具类(如开发平台,H5转换,云安全等等)两小类,不是我们讨论的重点,按下不表。

业务类的2B-SaaS应用是主流,非常多,分为电商类和管理类。其中大部分是管理类。

管理类的2B-SaaS应用又可以分为两类,一类是单点极致类应用,功能高度聚焦,业务逻辑比较清晰,适合一个大规模横向推广,比如报销类,招聘类;二是管理平台类,功能较全走平台路线,以直接替代传统企业管理软件为使命。这两类从用户的视角看,其实都是属于“泛OA”应用,只不过是从传统的私有部署形式变成SaaS形式而已。

从私有部署转为SaaS部署,毫无疑问是巨大进步。类似当年从单机软件转型为网络软件。那么2B-SaaS的优势劣势究竟有哪些?这个问题可以从不同的角度不同的立场讲很多,我这里只说我认为当前市场来看最关键的几点。

1.传统OA和SaaS模式的优劣势比较

面对传统OA和各种SaaS的泛OA应用,作为用户该如何进行选择呢?

小团队,首选SaaS

提高工作效率,无系统集成之忧,不需个性化开发,不担心数据泄密,选择SaaS系统最好不过,轻松上线,成本可控,维护简单。什么时候觉得不好用了,说停就停。

这里的小团队,可能是100人以内的小公司,也可能是大公司里100人以内的一个部门或项目组,甚至可能是一个虚拟组织,大家有共同的爱好或活动。

SaaS产品厂商想的是如何快速获得用户,然后提供优质服务,持续获得收入,但SaaS用户想的是,先试着用用,不好用就换呗。

成熟公司,目前还是以传统OA系统为首选

500人以上的比较成熟的公司,目前还是以传统OA系统为首选。因为SaaS虽好无奈功能太少,无法集成,无法个性化定制,可能整体效率不高反低,当然对于一些特定的应用领域,比如招聘、CRM等偏工具型应用,完全可以用SaaS系统,这是B2T。

2. SaaS模式对产品供方和用户有哪些不同的意义?

SaaS的优势,也就是云计算的优势。云计算模式是未来的方向,这毋庸置疑,移动应用是可以算是云计算模式必不可少的组织部分,已经不必单独强调了。

我们发现云计算实际上是由IT厂商来推动的一场革命,用户是被推动的角色。虽然是顺应技术发展的趋势,但也是因为商家逐利的结果。商家希望能利用软件零成本复制的特点提供更加标准的产品和可控的网络服务,从而更好的降低获取(服务)用户的边际成本。

因此云计算模式对产品的供方和用户来说体会到的优势是不同的。随着SaaS应用的不断深入,商家将降低边际成本,得到更好的软件产品,获得更多的用户,从而获得更多利润,同时还能更强的控制用户。但对用户来说,建设信息化的初期成本的确会变低,但自己的需求并不能被很好的满足,而且系统的实际上是和厂商共同控制的。就像我们花钱买了手机但实际上手机并不完全被我们自己控制。

我认为现阶段,总的来说对产品的供方的益处更大一些。我和众多传统管理软件的老板的交流得出的一致意见是:传统的项目式做法不可取。项目成本完全不可控,项目风险巨大。因此必须转向SaaS模式,这种模式能有效的控制用户的很多不合理需求。

3. 2C-SaaS和2B-SaaS比较。

2C-SaaS其实非常多,从免费邮件,QQ,微信,到淘宝,京东,百度地图,杀毒软件,面向个人的2C-SaaS应用早已成为每个人生活的一部分,2C-SaaS产品也诞生了大批伟大的互联网公司,高频刚需的应用就是最好的应用。而2B-SaaS产品有太多不同的逻辑,即便是被大家奉为鼻祖的成功典范salesforce也是仁者见仁智者见智,并非所有用户都喜欢。

分析2B-SaaS应用的角度可以有非常多,但是我们总的来说,有这样一些基本特点:

  • 云计算是发展方向,没有悬念,所以2B-SaaS前景广阔,机会很多。但SaaS不可能一统天下,私有部署的企业级应用仍将长期存在,甚至维持主流地位。
  • 2B-SaaS应用进入春天,蓬勃发展,但路还很长,还没有霸主。有趣的是,SaaS系统多数都是新兴厂商在做,传统OA软件的主流供应商向SaaS转型的步伐很缓慢。估计转型不易。
  • 业务类的2B-SaaS应用,中国用户需求和国外用户的需求差异很大,不大可能由国外厂商实现,好应用还是要等待中国互联网企业来实现。

 

本文由 @steamyoung 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

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