夯实基础数据,实现管理提升(四)

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在前面给大家介绍了基础数据的重要性、数据标准化管理等相关知识,本篇文章中,笔者梳理总结了数据录入上的一些问题以及处理原则,与大家分享。

产品应用上线后,我们会发现数据录入是一个简单的动作,但是同时也蕴含了很多管理上的道理以及规则。

在数据录入的过程中,需要和各业务部门以及系统协同工作,并且需要通过制定并且执行统一的基础数据标准和管理制度,将组织,流程和技术平台三者有机结合。

接下来,就给大家讲一讲数据录入源头存在的一些问题以及处理原则。

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在一般情况下,在多个业务部门协同共享使用基础数据的时候。就会面临着,到底谁录入这个数据的问题。例如如果是交易数据(交易合同,成交价格)只是营销部门使用,必然是营销部门进行录入。

但是如果是基础数据(跨业务,跨系统,跨技术)的产品信息,除了营销部门使用,还有成本部门,采购部门,财务部门使用。那么就会出现,由谁去录入的问题,如果处理的不当就会出现部门之间相互推诿扯皮的情况发生。

目前,基本上主流的分为两大原则:

1. “谁生产谁录入”原则

当各个业务部门需要使用某项基础数据的时候。如果采用谁生产谁录入的原则,优点是由于是生产该类数据的部门进行录入,在数据准确性上可以有充分的保障。

缺点是如果该类数据生产部门并不会直接使用或者根本不会使用,那么在录入及时性上可能会打折扣。

2. “谁使用谁录入”原则

如果采用谁使用该基础数据谁录入的原则,优点是由于使用业务部门对于数据的及时性要求较高,所以数据及时性可以保障。

但是由于该类数据的源头可能并不是生产的部门,那么需要先找到生产这类数据的部门进行沟通,沟通成本较高,且存在准确性,完整性的问题。

以房地产ERP系统的房间生成为案例,一般情况下,房间作为房地产的产品,使用部门主要是营销部门,开盘认购签约等业务流程都需要使用到房间。

但是房间的资料信息一般情况源头是在设计部门。他们对于房间并没有太大的使用需求。这个情况下,如果选择“谁生产谁录入”房间资料,就可能存在录入时间节点不及时的问题,导致营销部门业务可能无法正常开展。

如果选择“谁使用谁录入”房间的原则,可以保障营销部门的正常业务开展。

但是要注意,对于营销部门不需要的一些房间,例如:不可售的公建配套,租赁商业的房间,可能存在缺失的情况,导致数据的完整性缺失。

数据的录入,必须要保障的三大原则:

  1. 及时性:如果数据录入出现了滞后,则会产生很多冗余的垃圾数据,系统将失去使用价值。
  2. 准确性:数据如果录入的失真,则系统会源源不断的产生错误数据,对于高层决策将带来很大的影响。
  3. 完整性:数据如果只是录入了一部分,或者缺失某些数据,可能暂时不会影响某一个业务部门的业务正常开展,但是站在高层的视角去看,数据的完整性无法保障,同样也影响高层决策,以及其他业务部门的业务开展。

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面对共享的数据录入这类问题,源头录入放到某一个业务部门可能都面临着取舍,对应的处理原则都存在利弊关系。但是我认为同样也有解决办法,那就是业务驱动,制度保障,系统支持。

1. 业务驱动

数据是核心业务实体的客观反馈,所以说数据服务受益最大的对象是相关的业务管理部门,任何原则也好方案也好,必须要紧密依托业务流程。

所以,数据录入的前提保障就是需要对应的受益方业务部门主导工作并执行。

例如对于房地产行业,营销售楼卖房是最关键的事项业务之一,所以尽可能的保障这一部分的业务开展,建议还是由营销去管理房间的信息。

2. 制度保障

在上一章已经提到过了数据标准化制度管理。如何保障数据录入的及时性,准确性,完整性。

无论数据谁去录入,源头是哪个业务部门,都需要制度进行保障,要注意,没有制度保障的业务操作都是耍流氓。

3. 系统支持

作为系统产品设计,以及项目需求解决方案。都要结合业务充分考虑到系统层面的支持,数据在系统层面除了解决便捷性之外。还要配合业务管理,配合制度手段。这样才能更好的落地执行。

例如上面说到的数据录入,通过系统逻辑校验,比方说数据的完整性如果没有通过,则系统校验数据无法审核通过。

这样就倒逼业务录入人员,强制要求他们在录入的过程中,保障数据的及时完整。如果数据是有一些证照作为录入的凭证,同样也可以利用RPA机器人自动录入,保障数据的准确性。

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作者:成于念,微信号:415864696,感兴趣的事情很多,欢迎一起沟通交流。

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