FMS财务管理系统:应收管理

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笔者前面介绍了FMS财务管理系统相关逻辑结构,本篇文章继续对应收管理进行了系统的介绍,希望通过此文能够加深你对FMS财务管理系统的认识。

上一篇主要介绍了财务进销存系统的数据流与模块组成,知道了FMS系统中数据的来源并从系统结构上说明了打造一个财务系统不仅包括用户直接使用的系统,它更多的是财务数据层层流转以及数据的核对、计算及业务操作流程。

从开篇就一直说FMS是一个业务系统,现在开始逐一介绍下每个模块,与大家共同探讨学习,本篇主要介绍一下应收管理。

一、应收

先回顾下什么是应收?

应收是指企业在正常的经营过程中因销售商品、产品、提供劳务等业务,应向购买单位收取的款项,包括应由购买单位或接受劳务单位负担的税金、代购买方垫付的各种运杂费等。

在电商系统中主要是指卖给第三方用户(C端和B端)商品或服务取得的账款;对于预付货款在财务中属于“应收”,待结算后会进行结转,具体看财务业务要求。

需要说明一下后续我们所说的应收都是指主营业务部分的。

在我接触的电商系统中的应收主要包括两部分

(1)ToC端用户订单的应收管理(无销售类合同)

主要包括C端用户的销售订单、销售退货订单;虽然目前都采用在线支付了很少有COD的支付方式了,但是用户都是通过第三方支付付款的,所以此部分涉及第三方支付平台的应收款与对账。

(2)ToB端用户订单的应收管理(有销售类合同)

大客户订单作为一种特殊销售单据,一般都是市场部与大客户签订了销售合同采用赊销的方式,根据规定账期财务进行收款并计算销售提成。

下面我们分别介绍下这两种场景。

二、ToC端订单流程

我们仍然先看一张图(如下):

1. 订单(或其他业务单据)

这里是指关于主营业务收入的单据,一般是销售订单、补发订单、换货订单、销售退货订单等。

面对的用户如果是B2C则是指C端用户,如果是B2B则是指B端用户,本人没有参与过太多的B2B业务,所以只以B2C的为例说明。

在这里如果有赊销业务(如大客户业务),那么还应该考虑到赊销的收款方式,这也是应收账款中很重要的一部分。对于补货及换货一般应收金额是零,销售退货则会退款给用户(通过原路退回或非原路退回)

2. 支付方式

订单的支付方式是非常重要的一部分,购物流程中的支付环节是非常重要的,如用户下单后是立即支付呢,还是延迟支付(可能有事或要再确认);如果没有立即支付,我们的订单给用户保留多久合适呢?这又涉及订单取消的环节,一般像外卖是保留15分钟,一般的B2C订单是保留30分钟。超过时间订单会自动取消,这些都应该以业务情况及用户体验而定。

随着技术和支付的便利性,现在采用货到付款(COD)的不多了,但在有些电商网站中仍然保留了货到付款的方式,主要是为了获得更好的用户体验。

采用不同的支付方式可能就会涉及多个交易公司,如支付宝、微信、银行、京东支付等等。

3. 第三方支付公司

前面说了支付方式,如果是采用在线支付则需要调用第三方支付公司的接口,这在支付流程中需要由前端系统对接(一般支付接口都会统一对接)。

对于支付的数据分为两种即收用户的款与退客户钱,此时我们的业务系统都需要详细记得交易流水号,业务单据号,支付金额、支付时间,交易公司代码等等,我们称之为支付交易流水;同时支付交易流水要与订单(业务单据)关联绑定,尤其是支付状态的回传是否及时,系统中还需要进行幂等性较验。

4. 代收款公司

对于货到付款的订单就会涉及到代收货款,一般由快递公司来协助完成。虽然是货到付款,但是采用现金支付的情况已经非常少了,快递公司都有手持,当客户签收时则利用手持POS进行收款(通过刷卡、微信或支付宝)。

虽然采用刷卡或微信、支付宝,但与第3步中的不同,此部分款项收到快递公司的账户中,我们一般会与快递公司进行月结(包括代收货款及快递费用)。

应收账款=代收货款-快递费用

5. 开票与对账

开票是指给C端用户开具的普通发票,现在都采用电子发票了,这部分后续在税票管理中单独介绍。

应收报表是FMS进销存系统中根据单据每日生成的,应收对账是根据我们生成的数据与第三方平台进行核对的过程(上面标绿的子流程)。

三、财务应收报表及对账管理

根据上面的流程,这里涉及两部分对账即:

  1. 第三方支付公司的应收对账:与支付宝、微信等第三方的对账;
  2. 代收货款的应收对账:与快递公司的代收款对账(如果款没有收到我司账户)。

实质上两部分是相同的,只是如果有COD的现金收款略有不同,对于第三方支付平台的手续费与快递公司的快递费是不同的科目,在应收报表中不需要体现。

对账流程如下:

1. 应收报表

应收报表主要的字段如下:

单号、支付方式、支付金额、支付时间、交易流水号、订单类型、订单来源、下单时间。

取数逻辑:按收款或退款的支付时间来获取,也就是财务上所说的“收付实现制”或“现收现付制”。

数据来源:订单或销售退货单等、支付流水(每笔订单按支付方式记录的详细信息)。

因为每个订单可能有多种支付方式(礼品卡、现金券、积分、微信或支付宝及银行付款等),所以在应收报表生成时,与前端系统的数据紧密关联,如果相关字段数据缺失需要与负责订单、购物流程等开发组进行协调沟通。

原则:在不影响生产流程时,涉及金额的信息要尽可能记录的详细。

生成频率:这部分一般不需要实时每天零点以后系统自动生成即可。

2. 对账单

数据来源有两种:

  1. 通过与第三方支付平台对接,通过接口每天定时拉取数据:需要一定的开发量,数据准确;
  2. 由财务人员根据定义好的模板整理好数据,手动导入:人工处理麻烦,费时。

取数逻辑:根据接口信息按第三方的交易时间获取,具体内容要与财务业务共同确定。

生成频率:每日拉取数据,有的平台对于查询有限制,如果数据量过大要与第三方的技术支持人员进行沟通。

3. 对账

数据源有了,下面就是核对应收差异。对账结果有四种:

  1. 双方数据一致,无差异;
  2. 第三方公司有数据,我司无数据:一般是时间性差异;
  3. 我司有数据,第三方公司无数据:一般时时间性差异;
  4. 第三方公司与我司均有数据,但是金额有差异:需要查明原因进行核对。

在处理应收差异时,采用什么样的策略?

在实现的生产环境中,时间性差异是我司与第三方平台最常见的场景,所以我们不能每天的对账不能仅仅以“应收财务报表”与“对账单”相同日期的数据进行对账。

  1. 确定对账的数据源,即出差差异时以哪方数据为基准进行处理;
  2. 对账期间,一般每日对于有差异的数据要追溯7天前的数据进行核对,消除时间差的影响;
  3. 对于是双方系统原因产生的差异,如果无法调整,则不能手动修改数据;
  4. 在已经明确差异原因后,要进行手动处理,差异金额的调账由财务在账务上处理。

下图是总结的相关术语供参考:

四、ToB订单应收管理流程

这里仅以大客户订单的为例说明,但实际的业务场景是非常复杂的:

1. 销售合同管理模块

此部分是根据大客户(如果是分销企业应该是普通用户)约定,签订销售类合同,包括付款方式、付款周期、发货时间及商品的售价、折扣等信息。如果合同执行完毕则不能再创建销售订单。

此部分可以参照电商后台财务管理部分。

2. 销售发货

根据销售合同,生成销售订单,按照合同执行计划给用户发货。

对于ToB的订单可以手动创建、批量导入;每一个大客户订单创建后需要进行转单即生成大客户的销售订单,然后按ToC的订单发货流程进行。

可以通过线上企业专区入口由用户自己下单,此部分又与购物流程等相关联。一般此种场景是有特殊的商品活动或折扣的,对于FMS财务进销存系统来说只是一种数据来源。

3. 应收对账及报表

如果是采用线上企业专区等入口用户自行下单且在线支付的(微信、支付宝等),这部分的对账单不仅要体现在前面的对账报表中,也要在此处有体现。

我的理解这种订单的来源不同而已,其余的应该都相同。

在上图中,只简单标识了是否赊销,实际的业务情况中也会有预付款等付款方式。每个销售订单都会对应具体的销售用户,此时可以根据销售数据生成应收销售报表明细,提供给市场及财务部门进行应收对账。

4. 应收回款

当客户回款后,需要在系统中根据销售合同进行收款操作;对于ToB的订单可以以大客户订单的方式创建,也可以以散单的方式,所以收款便有根据大客户订单进行收款,也可以按散单逐笔收款。

收款可以是多次,待款项全部完成此期的结算完成,收款方式一般是银行汇款,当财务收到款后需要同步操作,以保证单据的收款状态一致。

总结

以上只是简单介绍了应收管理,总结一下就是一个应收报表,一个对账单,外加系统对账。对账的目的是发现问题(解决因系统BUG产生的异常),保证应收数据的准确;对于ToB订单的部分如何下单、如何收款等如果详细设计后续在供应链系统列文章单独写一下,最后感谢您的阅读!

声明:本人水平有限,书写电商财务系统系列的目的是个人的总结,文章可能结构或描述比较乱,希望看到此文章的人能够给出建议,在此感谢!

#相关阅读#

《电商后台:FMS财务管理系统》

《FMS财务管理系统:数据流转&模块组成》

 

作者:倔强的大萝卜;公众号:倔强的大萝卜

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 楼主啥时候可以讲一下应付,我们现在集团业务较为庞大,刚刚接手,无人对接,电商新人+财务新人,有点难受。或者能不能私信加个微信交流下

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    1. 稍后整理下就会总结一下,感谢关注

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    2. 关注公众号里有以前写的应付部分

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    3. 应付结算部分今天整理了一下,您可以参考一下

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  2. 大佬你好。我们最近正在搭建自己的财务平台,看了你的文章收货很多,可以多交流下

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    1. 您客气了,专业的财务还是有难度,后续我尽量整理出大家都常用的内容,共同学习交流,分享,感谢您的认可

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    2. 在哪里关注您的公众号呢?

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    3. 直接搜应该可以找到

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  3. 目前哪些平台可以获取对账单?可以加个微信沟通吗?

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    1. 对于支付宝、微信或者第三方专门对接“银行、支付宝、微信”等有对应的接口可以进行获取数据(有标准的接口文档),但是我这里描述的对账单是根据拉取的数据进行整理自己生成的;一般银行的对接比较麻烦,我接触的几家公司都是财务同事通过网银去下载数据,然后导入到财务系统中,然后进行生成对账单,再进行对账。

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    2. 大佬在公司里面负责那么多的系统吗?感觉好强

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    3. 只是简单接触而已,细节上就原型毕露了😊

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  4. TO B最好加上授信、核销、账龄等功能

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    1. 确实,对于赊销的应该有授信额度的限制,核销和账龄部分写的时候真没考虑到,加上这些就形成闭环了,感谢您的建议。

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