待办专题(2):闭环思维构建待办中心业务价值链(闭环篇)

2 评论 2105 浏览 7 收藏 10 分钟

导语:TO B产品的目标是管理直达、效率提优,是技控替代人控,是流程驱动运行。待办是企业效率的典型场景,本文从待办的“理念”、“闭环”、“中台”、“运营”四个维度,对TO B产品的设计理念进行了阐述,与大家分享。

一、专题概述

待办中心是TO B产品中最为常见的功能模块,其体现了企业服务中“管理直达、效率提优”的核心目标。

纵观多个SAAS产品和践行多个项目,个人愈发感觉、在未深度实践企业经营,是无法设计好待办中心产品功能的;也愈发察觉,市场的SAAS产品也并未真正围绕“待办”这个企业经营常态做好产品架构。

本文围绕“待办”这个企业经营常态做产品专题,共分为“理念”、“闭环”、“中台”和“运营”4篇文章,本文为待办专题第二篇。

  1. 待办专题(1):3个待办中心理念构建TO B待办价值杀手锏(专题篇)
  2. 待办专题(2):闭环思维构建待办中心业务价值链(闭环篇)
  3. 待办专题(3):1个待办中台实现TO B待办服务生态(中台篇)
  4. 待办专题(4):GSM在TO B待办运营中的探索与实践(运营篇)

二、无闭环管理的企业经营现状

人性七宗罪中、懒惰是罪之一;所以办公环境其实对抗的是人的惰性之源;其二就是职场中人的职业素养千差万别,有强自驱力、事业心特强的员工;也有被动执行、小富即安的员工。

所以一条待办的生命周期实际是坎坷颠簸、效率堪忧。比如,我们就有这样的情况发生:

  1. CEO有一条单、一直在出差,又不好意思去催促,影响了业务运行;
  2. 营销中心要求所有销售必须学习的一门产品课程,各营销部门完成比率是多少?
  3. 审批链条中到底是那几个节点最影响效率,能不能透视出来?
  4. 在部门任务下达时,能不能随时发起待办,且可看到待办完成进度?
  5. 一个部门的待办完成一直排名倒数,高层领导能不能一键发起沟通,而不要通过秘书传达或月例会传达?
  6. 能不能随时看到整个公司的待办完成情况,透视部门管理效率?

如上情况,将会通过本篇的闭环管理得到解决,现在进入正题。

三、为何需PDCA管理闭环

在阿尼塔.S.霍兰德的《现代会计信息系统》中对企业经营有抽象的定义,企业在为顾客创造价值的过程中,都是由业务循环、管理循环和信息循环进行相互协作、共同运转,从而构成企业从战略制定到行为修正的PDCA循环。

企业管理必须要有循环、否则管理就会无序和失控;预算管理、绩效考评、营销推进、制造排班等企业管理动作也都必须有管理闭环。同理,待办是“必须做的任务”,也是企业管理中的一个关键动作,也必然需要管理闭环。

四、待办管理事务特点

PDCA是管理闭环的基础元件,依据唯物主义的发展观,事务有其普适性也有其特殊性。待办需满足PDCA的普适性,也拥有其个性化的特点。

我总结待办有两个个性化特点:一为标准化、二为实时化;标准化助力计控、实时化突破香农定理。

五、特点解说1:标准化助力技控

绩效改进之父,吉尔伯特的行为工程模型(BEM)提到,影响绩效的关键因素除了员工个人的知识、能力有关的因素外,还有环境因素。而且环境因素导致的绩效差距占75%,只有25%的绩效差距是由个人因素产生的。

技控就是通过简化事、赋能人,通过改进环境因素,构建简单快捷的数据、资源、流程、工具和考评策略,从而大踏步的改进绩效。

待办任务是企业经营的管理动作、人控的策略就是用人力成本去堆砌、关注的是人的个体(企业人员异动率居然被很多人所忽视),人控动作不外乎一遍一遍的宣导培训、一次一次的催促跟踪、建议专岗去通报管理。

而在技控思维下,一切则变得简单高效。在待办中心价值链中,我通过将如上问题落实成系统去管理。

比如:

  1. 若出现超期未处理,以前需要管理人员导出表格去通报、现在系统自动通报待办人,若7天未处理则升级到该待办人的直属领导,让直属领导去处理;
  2. 若领导看到哪个部门不达标,以前领导通过微信去告知秘书找到该部门负责人,现在领导直接在统计报表上点击负责人头像,就可以发起语音、拨打电话、发送邮件;
  3. 若出现要一群人做待办,以前则需要拉一个群,或抄送邮件,然后做跟踪;现在则直接一键发起待办,选择责任人;然后待办自动形成一个统计报表,每天自动发给管理员。

并且,为了形成待办技控的标准化管理体系,我们还构建了5个标准制度,所有接入待办平台的服务均均签署这5个服务协议,如下是协议:

六、特点解说2:实时化突破香农定理

信息传递遵循的基本规律(香农定理)中提到:有限的资源是无限的,而无限的资源却是有限的。

无线信道并不是可以任意增加传送信息的速率,它受其固有规律的制约,就比如城市道路上的车一样并不能想开多快就开多快,还受到道路宽度,其他车辆数量等因素影响。

企业经营中的待办任务传递也遵循信息传递规律,一个任务是否可快速得到执行,并不完全决定于执行人的个人能力,还和任务下达人的关注频次、执行人所处的环境、所用的工具有关。

换言之:以往的任务推进工具,不外乎就是月例会、项目管理人的周期性统计通报、管理者的耳提面命。这些推进工具,就如同城市道路一样,无论是跑车、卡车、自行车,都受限于这个环境。

而若将任务管理工具线上化、移动化后,提供实时可见的看板、钻取分析报表;提供早报晚报的实时通知服务;提供嵌入待办进入IM工具、一键下达任务指令;提供统一的待办列表页面、移动PC随时可见;提供标准实时的超期通知和超期管理通报。

这些实时化工具就如同将城市道路换上了高速路,没有红绿灯、没有60码限速、没有穿插的电动车。信息传递不再受限于香农定理。

也就是说、待办的实时化,就是将管理动作变得随时可触达、没有秘书、没有邮件、没有PPT、没有月例会。实时化的标准就是:管理动作高频、信息链条缩短、通知激发动作。

 

本文由 @ boyka  原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

给作者打赏,鼓励TA抓紧创作!
更多精彩内容,请关注人人都是产品经理微信公众号或下载App
评论
评论请登录
  1. 写得太棒啦~跪求更新~~

    回复
  2. 看您的文章受益匪浅,希望有机会付费咨询,有公众号吗?

    回复