产品经理的日常会议,要怎么开才有效率?

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今天,和大家聊聊开会这件事,看似简单实则很难的一件事。

作为一名产品经理,工作中会涉及各种各样的会议。和老板的会、和运营的会、和设计的会、和技术的会,还有产品内部的各种会。所以开会对于产品经理来讲,是一项很重要的技能。

说实话,我自己刚开始是个特别恐惧开会的人,尤其是自己主持的会议,怕hold不住全场,怕冷场。随着开会次数越来越多,不断碰壁踩坑,也算总结了一些经验。今天分享给大家,希望对大家有所帮助。

产品经理的日常会议包括哪些?

我们先来看看产品经理的日常会议有哪些,比如:需求沟通会、需求评审会、设计评审会、需求排期会、需求宣讲会、项目复盘会等等等(每个公司对于会议的称呼可能不同)。

接下来简单给大家介绍几个会议:

  • 需求沟通会:主要是产品和老板、运营之间沟通需求的会议。经常沟通的内容包括产品版本需求、运营后台的需求、还有一些活动需求。这样的会议,在一个需求确定前,可能需要反反复复开几次。产品运营多多沟通,可以有效降低需求理解偏差。
  • 需求评审会(运营):当我们产品人员把需求转化为具体的功能界面后,便需要再和运营/老板/技术去开会,看看是否满足需求。这个会议,可以让我们从多方维度来思考这个功能的设计,让其更加完善。
  • 设计评审会:设计师主导的会议,召集大家评审设计图,确定定稿方案。这个会议可以有效降低设计图改改改的次数,让公司各部门对上线后的效果有预期。
  • 需求宣讲会:产品主导的会议,参会人员是技术人员。这个会议主要是为开发讲述接下来版本要做的功能,让大家对功能有心理预期,以便于接下来的工作量评估。会议内容包括需求背景介绍,功能流程讲解,数据的来龙去脉,一些特殊状态限制条件等。
  • 需求排期会:这个会议一般是和需求宣讲会在同一天完成,技术针对宣讲会上的需求,进行工作量评估,最终确定人员排期以及预计上线时间。版本上线时间确定了,一来可以让团队进度更可控,二来可以让公司各部门更好的安排工作计划。
  • 项目复盘会:这个会,相信不用我多说什么了。大家都知道复盘的重要性,通过复盘,我们可以发现每个版本过程中的问题,找到解决方案,让团队协作更高效。

其实,上述大大小小的会议,均涵盖在2类会议中:一个是自己主持的会议,一个是自己参与的会议。在这2类会议中,自己所处角色不一样,所需具备的技能也不一样。

怎么主持会议?

主持会议,这真是我工作后的一大难关。

作为会议主持人,全场的焦点聚集在你的身上,要负责把控整个会议的进度,调节会议气氛。听着好像不难,但在实际会议中,因参会人数较多,你一不留神就…跑题了,就要想办法把讨论内容重新拉回正轨,还会有冷场啊,会议时间无限拖延啊等情况。所以想要主持好一次会议,还是需要不断的练习和总结经验。

接下来,我们先来看看那些低效会议是怎样的,存在哪些问题,以及自己的一些建议。

低效会议1:缺乏背景介绍,直接开始讲细节

我们先来看看这种开会场景,如下:

事例中讲到的是一次技术需求宣讲会,产品经理在没有做任何功能背景介绍的前提下,一上来就说xx功能需求是怎样的,涉及的改动点有哪些。

从技术需求的角度来看,开发人员确实最想了解的是下个版本增加修改了哪些功能,涉及哪些改动,自己的工作量如何等。但是如果这些细节的改动脱离了需求背景,便很可能导致会议只围绕细节功能点去讨论,而忽略用户真实使用场景和流程,最终很容易导致有些场景技术上考虑不全。

(或许你会感觉上述场景似曾相识…)这是我刚开始参加工作的时候,时常犯的一个错误。结果就是,给大家讲的一脸蒙圈…还需要反反复复再沟通几次,大家才理解需求。

因为参会人员没有参与之前的需求讨论,如在会议开始时,我们不做需求来源和整体性的介绍,便会导致大家对全局没有概念,缺乏对产品功能宏观层面的理解,容易钻进细节之中,导致遗漏。

建议:在会议开始时,需要做一些背景介绍,流程介绍,让大家有整体感,做到心里有数。因为这样,大家思考的维度就不会局限于功能本身,会更开阔更全局的去思考问题。


低效会议2:缺乏会议主线和计划

我们先来看看这种开会场景,如下:

这次会议,是给我印象很深的一次会议。记得当时给我的打击很大,开会之后整个人就很低落。因为会议时间比预计的长了将近2个小时,最后大家都无心在听产品方案了。虽然会议结束确定了最终方案,但是回想整个会议过程,会议失控的让自己想找个旮旯儿钻进去…

好了,我们来说说这个会议的问题吧。

首先,会议缺乏计划

在会议开始前,我并没有想清楚整个会议的每一步该如何进行,没有在脑海中演练过一遍。作为会议主持人,如果脑子很混乱,那么一场会议又怎么可能会清晰呢?

所以对于临场发挥能力不是很强的各位,在开会前,务必要把整体流程过一遍,让自己的思路清晰。只有这样,才能更清晰的传达给其他参会人员。

其次,会议缺乏主线

在会议中,逐一讨论了各部门的计划和方案,但是缺乏一个核心。既然是产品主持的会议,核心肯定是沟通产品方案。所以在会议开始时,需要首先表达自己的观点和立场,这样大家可在此基础上去做延伸和建议,而不像上述会议中那样,有很多天马行空的跑题和无效讨论。

建议:

(1)会议开始前,制定会议计划

会议开始前,在脑中过一遍会议流程,预计的发展是怎样的,每一步每个节点要做什么,如何讲述才能让大家清晰明了。这些,都是需要在会议前想好的,否则会议失控的让你想找个旮旯儿钻进去。当然,除了失控的场面,还有可怕的冷场,最怕空气突然安静,空气中充满着尴尬。如何化解冷场,这就要看会前资料准备情况和临场发挥了。

(2)会议开始前,确定每个议题的预计时长

如会议中,大家在某个议题上讨论时间过久,便要中止讨论,以免造成会议时间延长过多。毕竟大家有自己的每日工作计划,如你的会议比预期时间延长了很多,一是耽误大家的工作,引来不满,二是会议效率较低。

(3)会议开始时,明确会议主线

作为会议主持人,在会议开始时,要首先表达自己的观点。不然就会被动的跟着别人的思路走,便很容易失控(具体看会议目的是什么,需具体问题具体分析)。

低效会议3:会议目标不够明确/目标过多/目标太大

在会议前,没有想清楚会议目标是什么,即本次会议要达到什么样的效果,得出什么结论。如果这些没有明确,那么很可能导致开了很久的会议,最终却无结论。整个会议等于白开了,制定不了下一步的工作计划。

如果会议目标太多,便很可能导致每一个目标都讨论不完整,不够清晰。而会议目标太大,会导致讨论很久都迟迟定不了结论,因为目标过大,所以涉及的内容必定会很多,便没办法当下拍板确定。

建议:

  1. 在制定会议时,便要想清楚,召开这个会议的目的是什么,要达成什么效果,得出什么结论。
  2. 每个会议达成一个主要目标即可,切记不要目标过多,因为目标过多,很可能导致最终没有一个完成。
  3. 会议目标不要太大,太大的目标让人感觉很空,范围很大,且可讨论的内容很多,在一次会议上很可能讨论不出结论。每次会议制定可落地的小目标即可,如想达成的目标很多,那就分几次会议,这样会更高效一点。

通过如上几个真实会议场景,给大家讲述了主持会议的一些建议。当然,会议基本的提前邀约(会议目的、流程&议题、时间、地点、参与人员等),会后会议纪要就不在这里赘述了。

如何参与会议?

是不是有时候在会议上一脸蒙逼?搭不上话?当被会议主持人Q到的时候,大脑一片空白,不知道该讲些什么?听会议上其他人讲述观点,自己也没什么好的想法?

这说明一个问题,会前没做准备,没思考!!

你以为大家会上滔滔不绝的言论都是临时想到的吗?

大部分可以在会上表达自己想法的人,多多少少都是在会前做了准备,仔细研究了会议议题。只有这样,才能更好的理解议题,因为在会前有充足的时间去思考。

所以,想要在会上没有那么丢人,老老实实在会前研究和思考下会议议题吧。这也是对于会议的尊重。

总结

一场低效混乱的会议,简直是噩梦,而且浪费大家的时间。所以我们在主持会议和参与会议时,要扮演好自己的角色,让会议更高效。

主持会议

(1)会议前

  • 提前邀约:发送会议时间、地点、目的、流程、议题、资料文件、与会人员等信息;
  • 做好充足准备:包括明确会议目标、制定会议主线和计划,明确会议流程,确定每个议题时间等。

(2)会议中

  • 先做整体性介绍,包括背景介绍、流程介绍等;
  • 注意把控每个议题的时间和进度,防止跑题;
  • 当某个议题进行不下去或讨论时间过久时,需考虑跳过,留作会后讨论或思考。

(3)会议后

发送会议纪要,明确下一步工作计划。

参与会议

  • 会议前,详细查看和思考会议议题;
  • 会议中,积极表达自己的观点,参与讨论。

如上内容,是自己工作这几年对于会议的总结,希望对你有所帮助。开会是产品经理甚至每个职场人的必备软技能之一,想灵活运用这门技能,就需要不断的去练习和踩坑积累经验。

大家加油吧~

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作者:拾月,4年产品交互设计经验,微信公众号:用户体验研究所(ID:PM_Cynthia)

本文由 @Cynthia拾月 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自 Pixabay,基于 CC0 协议

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评论
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  1. 手动点赞

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  2. 自己正在坑中。。。主持会议节奏把控力不好。。。

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    1. 是啊。我也是,有时候控制不好会议节奏

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  3. 真好呢,还有这样的会议环境。
    我们部门的会议啊,永远是我一个人在讲。讨论
    真不知道是真的尊敬我,还是不想听我废话。
    会后工作安排放下去就开发了事。 :roll:

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    1. 一个人的思考总是有限的。多人合作思路会宽广起来

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  4. 深有体会。特别是讲需求是,最忌讳直接讲细节。应该从宏观到微观,由主要到次要,有计划有步骤的讲解需求。 否则不管是领导还是工程师会接二连三的问题,效率及其低下。

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    1. 对的呢

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  5. 学到了,能力的提升就是在不断地总结和修改中,会议的情况深有感触,需要反思,好好改正

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    1. 是的。需要不断总结学习呢

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  6. 深有感触

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  7. 很规范

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    1. 😁😁😁

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  8. 日常

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  9. 一只猫

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    1. 哈哈哈哈

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