PRD:SaaS平台OA系统迭代需求文档

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编辑导语:审批系统是企业中常用的系统,那么,应该如何进行规划和设计?也许你需要一份需求文档来帮助梳理用户需求,清晰目标与流程规划。本篇文章里,作者结合实际案例,梳理了一份OA系统迭代升级的需求文档,一起来看一下。

本文为OA系统依照客户需求进行迭代升级的需求文档。文章共分五个章节就新功能进行阐述,希望对您有所帮助。

一、修订记录

二、需求背景与目标

项目背景与目标

目前SaaS背景:现有的SaaS功能,SaaS系统已有发票的验真、结构化处理发票的数据、发票认证、抵扣等功能。

目标客户背景:客户为一家传统的石油国企,现在客户员工有几千人,很多都是一线员工,且财务平时跟报销发起人经常不在一起办公,需要邮寄签收材料,现在都是线下多部门处理,效率低,管理比较混乱。

目标:建立系统型报销流程,减少报销流程复杂度,帮助客户提高工作效率。

任务:在现有基础上增加财务审批的功能。

三、主要流程与状态机

1. 流程图

2. 状态机

四、需求列表

五、功能详细逻辑

1. APP端

1)通用页面设置

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初始页(选择职级及所在部门)

这两个界面为用户注册成功并登录后的初始界面,两个界面按照用户选择情况递进,作用在于从选项区别各个用户之后的工作界面,避免工作界面程序冗余。

两个界面仅出现于新用户注册之后,后期职能发生更改需要到其他设置中进行切换。

APP主界面、更多菜单导航栏界面、审批导航栏界面

点击主页面的【更多】按钮,从屏幕左端向右滑出扩展菜单栏,首排第一个功能设置为【审批】,点击【审批】,进入审批项目详情页。

进入审批详情页后,第一排为各种审批申请的通用功能,分别为【提交申请】、【审批事项】、【抄送】和【归档】,为企业所有员工通用界面,且跳转至【审批】界面后,APP显示页面为【提交申请】主页面,下方为所有申请事项列表。

其中,本次迭代主要内容是优化APP端的财务类的【费用报销】功能­。

2)各版本操作设置

① 员工版审批设置

主要页面设置及申请操作:

审批主页面与选择申请费用报销后进入的费用报销填写页面

员工财务报销操作:

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审批页面中,【审批事项】页面、【抄送记录】页面及【归档记录】页面显示内容

单击【费用报销】,进入费用报销详情页,项目选择选择参与的项目(项目信息录入工作由项目负责人操作);报销类型包括但不限于差旅费、餐费、团建费等,内容描述为该项目报销内容详情;报销金额输入需要报销的金额;图片为上传纸质发票,上传电子发票即上传电子档票据(支持PNG、JPG、PDF等格式)。

用户点击【审批人】栏中添加符号,跳转至通讯录选择财务业务员;【抄送】栏选择申请抄送人;保存草稿为暂存该申请,【提交】为提交给上一级审批人。

  • 【审批事项】中,普通员工可以查看自己的历史审批记录;
  • 【抄送记录】为将自己的申请抄送别人的记录;
  • 【归档记录】为审批结束后,自己的申请归档记录。

流程查看:

  1. 第一张为【审批事项】主页面;
  2. 第二排分别为“业务员审核中”、“财务审核中”及“审批通过”页面;
  3. 第三排为“业务员”及“财务”驳回页面。

员工查看流程界面:

提交申请后可在【审批详情】页面中看到每个申请的进度(审批人、审批时间以及申请的信息),选择【存储为草稿】即将审核过程暂存至草稿箱;【撤回】为撤回申请;【修改】为修改申请,且不管申请推到哪步流程,选择【修改】并【重新提交】申请后,该申请转变为“新申请”并重复最初步骤(申请跳转至业务员审批)。

修改申请:

员工修改信息界面

与申请界面保持一致,最后的【提交】按钮变为【再次提交】,后台进行提次数数据记录。

② 职能部门(业务员&财务)版审批

业务员主要页面设置及审批操作:

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【审批事项】中,【审批中】、【已审批】和【申请记录】页面

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【审批事项】子界面

内容

  • 【抄送】包含抄送过来的申请信息列表;【归档】有所有员工申请通过并归档的信息列表;
  • 【抄送记录】界面与【归档记录】页面。

业务员

  • 【审批事项】中,业务员可以查看所有员工的审批申请信息,且所有信息按照【审批中】、【已审批】及【申请记录】分类;【申请记录可以查看所有审批事项的进程,包括“同意”“不同意”和“审核中”;
  • 【审批中】和【已审批】可按照时间先后顺序、员工信息、报销类型等进行筛选查看,点击【详情】进入申请详情页进行审批;
  • 【抄送记录】为业务员申请抄送给相应人员列表记录;
  • 【归档记录】为所有人员申请归档记录。

财务

【审批事项】、【抄送记录】与【归档记录】显示内容与业务员相同。

操作流程

业务员审批界面:

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内容

  • 审批中页面包含“审批信息列表”与管理信息列表功能;
  • 审批详情页面包含申请的详细信息以及同意&驳回操作界面。

审批中页面与审批详情页面:

不同意提交页面、同意提交页面及抄送页面

内容:分别包含驳回对象、提交对象、抄送对象以及提交/抄送意见

业务员抄送操作界面:

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从左到右分别为查看业务员环节不同意页面、业务员同意页面以及同意并抄送页面

内容:包含申请基础信息以及审批进度信息。

审批状态查看界面:

业务员进行审批信息查看,根据审批进度进入不同页面:对于审批中的申请,审核通过后跳转至【同意提交】,提交至下一级(财务),【不同意】即驳回给申请人,且可以进行信息抄送,【抄送】后退回至流程页面,流程页面记录抄送人。

财务审批界面:

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审批中页面与审批详情页面

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财务审批操作界面

不同意提交页面、同意提交页面及抄送页面

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从左到右分别为查看财务环节同意页面和财务不同意页面

内容包含申请基础信息以及审批进度信息以及抄送信息。

财务流程查看界面:

财务审批界面基本与业务员审批界面相同,不同之处在于进度流程推进至财务。

对业务员提交对审批进行抽查,并对所有同类型数据进行批量同意或批量驳回,批量同意之后可选择再次提交,提交人依照公司具体情况自行选择;驳回的申请直接驳回至申请人处;且审核通过的报销需进行归档,全员归档记录为业务员、财务、管理层可查看,普通员工可查看自己申请归档记录。

2. Web端页面设计

通用主界面

网页主页及【审批】主页

进入主页的界面为消息界面,选择最上方导航栏中【审批】右边转化为审批相关列表。

1)员工界面

① 员工首页、审批页面、申请页面及申请操作页面

从上到下分别为web端主页面、员工【审批】主页面、【新增申请】页面及在【新增申请】中选择具体审批事项后的填报页面

内容

  • 【新增页面】界面中占比更多的为各种类型的审批功能;
  • 【填报】页面为详细信息的填写与提交。

员工申请流程

  1. 选择【审批】,主页面出现所有申请信息;
  2. 选择【新建申请】,主页面出现所有申请类型(最近常用、日常、财务、人事等),选择财务申请,进入申请主页面;
  3. 申请编号自动生成,其余信息填写与APP信息填写规则相同,填写完毕选择【提交】或【存储为草稿】。

② 员工审批进度查看

页面显示从上到下分别为【审批列表】页面、【审批详情】页面,其余的为审批详情的各种状态显示。

③ 抄送给我、档案记录与审批设置

内容

  • 【审批列表】本人所有审批事项列表;
  • 【审批详情】点击每条审批信息,页面右侧向左滑出具体审批进度;
  • 【抄送给我】内容包括所有抄送过来的信息;
  • 【档案记录】包括本人的所有申请归档的记录。

员工查看信息页面

  • 【审批列表】:【审批列表】中,所有申请按照【审核中】、【不同意】和【同意】进行排列,可以通过“按照时间先后”“项目类型”等进行分类;点击具体信息,页面右侧弹出相应申请状态框,该信息仅供查看;
  • 【抄送给我】:查看抄送消息;
  • 【档案记录】:查看本人申请归档的历史记录;
  • 【审批设置】:普通员工暂无权限修改审批设置。

④ 申请修改页面

员工申请修改界面及申请修改详情界面

内容

  • 申请修改界面包含所有被驳回的申请;
  • 申请详情页包括具体申请填写信息,以及申请再次提交操作。

对于未通过的申请,员工可直接在修改申请页面查看,点击相关申请进入修改页面,修改完毕后选择【再次提交】或【删除】。

2)职能部门审批界面

① 业务员审批界面

前两张页面分别为业务员审批界面、审批详情界面,右侧为审批结束至下一级、不同状态呈现页面及抄送操作界面。

内容

  • 审批界面包含公司所有员工申请事项;
  • 审批详情有具体申请信息及相关物料展示,核对后对该申请进行下一步(同意与否以及抄送)操作。

业务员

  1. 【审批】业务员的【审批】信息为所有员工提交的信息,按照查看与否分为“新消息”及“历史信息”;
  2. 选择“审核中”的申请信息,页面右侧弹出申请详情,该页面供业务员操作;
  3. 同意申请将跳转至提交给下一级,驳回则直接驳回至申请人。信息提交之后即可抄送信息给相应人员。

② 财务审批界面

从左到右为财务审批界面和审批详情界面,界面内容与业务员相关界面相同

财务审批界面:

财务审批同理,驳回申请直接驳回至申请人。

③ 业务员【抄送】、【归档】及【审批设置】界面

从上至下分别为【抄送给我】界面、【档案记录】界面及【审批设置】界面

内容

  • 【抄送给我】内容包括所有抄送过来的信息;
  • 【档案记录】包括本人的所有申请归档的记录;
  • 【审批设置】为对员工申请时,所提交的物料进行自定义。

业务员查看页面

  • 业务员查看信息页面和普通员工相同,区别点在于档案记录业务员可查看所有员工申请的归档记录;
  • 业务员无权限设置【审批设置】。

④ 财务【抄送】、【档案】及【审批设置】界面

从上至下内容分别为【抄送给我】界面、【档案记录】界面、【审批设置】界面及【审批设置】详情页界面。

内容:

  • 【抄送给我】与【档案记录】界面内容与业务员相关界面相同;
  • 【审批设置】界面主要为编辑审批表操作页面,除了程序设定的审批栏,财务可以根据自身需求增加或删除相应的事项。

财务查看及自定义审批设置:

财务查看信息情况和业务员权限相同,不同之处在于财务有权限自定义审批设置,即由财务选择需要更改提交内容的申请事项,进入修改页面之后,参考现有的初始信息再对其他需要提交的材料进行自定义编辑。

提交的材料包括且不限于附件、日期、数字,且有【存储为草稿】、【预览】与【确认修改】功能。

六、总结

此次版本迭代同时迭代APP端与web端,根据客户需求同步上线财务(发票)审批流程APP端优化了一线员工(不在办公区时)报销审批流程,使得报销速度提升,web端使得报销流程更加规范化,更有利于职能部门对相关审批信息的设置。

 

本文由 @三只 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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评论
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  1. 这个prd我是看不懂,说详细的你真有有认真去看吗?

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  2. 好详细

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  3. 这…写这么长确定开发会有耐心去看吗,估计开发后面还是会跑过来直接问- –

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    1. 这只是长,可是根本也不详细啊,就是图,也没有说明,也没有描述。
      所以后一句说得对,开发一定会来问的。

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  4. 好长我的天

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    1. 哈哈,主要是对页面的解释需要详细一些

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  5. 非常干货!!

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