【干货】如何主持一场高效率的会议

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如果你在国企和大一点的公司,学会开会和参加会议是必不可少的职场技能,我自己主持的会议到是比较可控,基本这几步就完了,去一些非去不可却非常无聊的会议,就带着电脑或笔记本,做到后面一点,利用开会的时间处理工作,效果还行。

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在开会时用思维导图做会议记录,效果很不错。

1、项目早会:

  • 8人以下,每人2-3分钟,站立,每人三个问题
  • 昨天工作完成情况
  • 未完成原因和遇到的问题
  • 今天计划任务

2、短会或周会:

3、重要一点的会议:

当年做项目总监时,经常需要跟多方进行反复扯皮,把一本中的会议模型修改后,应用一段时间效果还行。

A:会议召集

  • 开展讨论
  • 开展项目评估
  • 使用评估结果确定合适的利益攸关者代表
  • 确定会议程序与内容
  • 决定是否开展建立共识程序
  • 确保得到权威人士的授权

B:角色与职责分配

  • 指定人选:召集、沟通、协调、记录、主持、专家、利益攸关者代表
  • 设置关于候补代表和观察员的规则
  • 形成书面的日程安排、基本规则、工作计划、项目预算
  • 确定与代表人和社区的沟通方式

C:会议讨论

  • 讨论要公开、透明
  • 需要时引入专家判断
  • 设置小组委员会
  • 通过讨论寻求团队利益最大化
  • 头脑风暴的发言不作为承诺
  • 设置专业调解人来引导对话
  • 只使用一份统一文本来与异见方沟通
  • 按需修改议程、原则与deadline

D、达成协议

  • 以书面形式寻求一致同意
  • 以有条件的承诺书来处理风险或不确定性
  • 采取协商的决策程序
  • 询问谁无法接受协议
  • 要求反对者提出所有人都能接受的改进建议
  • 所有协议均采取书面形式
  • 与所有利益攸关者和机构保持联系,并且将协议决定传达下去

E、促使各方兑现承诺

  • 与所有利益攸关者沟通,确保他们同意协议内容
  • 让所有利益攸关者签署书面协议,表达个人支持
  • 将协议提交给决策人
  • 如决策人否决,重新召集讨论
  • 执行中监督审查过程

4、其它建议:

这方面最好的书是《罗伯特议事规则 》,最好买一本去看看。可以分享几条心得:

  • 只去参加必要的会议
  • 准时开始,准时结束,有可能的话,尽量站着开会,这样结束的最快
  • 明确会议时间、目的、流程,确保每个人了解会议内容。
  • 让提出问题的人给出解决方法,并列出优缺点,在会议上二选一或三选一
  • 会议后分发会议记录到参与人邮箱,明确会议的结论,任务、执行人和期限,及时追踪和确认。

 

来源:warfalcon

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