详解结构性思维:说清楚、听明白!

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本文笔者对结构思考力进行了分析和探讨,带我们另一个角度重新认识结构性思维,与大家分享。

这一次的笔记对结构思考力做了全面的梳理,也是对结构性思维的一次重新认知。

在日常生活和工作中,可能经常面对一种情况:当自己滔滔不绝的说了一大通,听众却一脸懵逼、没听懂。

这种情况发生在工作中会影响效率,自己也会挂上负面标签;或者可能是从四面八方收集到很多信息,但没有搞清楚他们之间的关系,从而错失了重要结论。

结构思考力可以帮助避免这个情况,让自己成为一个既能说清楚、又能听明白的人。

一、说清楚

想要说清楚,需要分三步走:识别信息、重构信息、写开场白。

1. 识别信息:隐形思维显性化

  • 当需要表达的信息比较多时,首先把信息拆到最小颗粒度,罗列出来;
  • 如果是议论性质的内容,需要区别出事实、理由、结论。

事例:紧急沟通

【背景】

小赵:李总,您好! 我是小赵,有件事情非常紧急,今早七点,我接到郑州交通管理局的电话,六点十分在郑州203国道上发生重大交通事故,我公司销售部的小马驾车与一辆大货车相撞,小马当场死亡,对方司机重伤,目前正在医院抢救,与小马同车的还有公司的销售员人员张三、李四和王五、三人都不同程度受伤,但无生命危险。目前事故责任还不能确定,我准备立刻前往郑州处理相关事务,希望跟您商量一下应对措施。

【回复(结构思考力的反例)】

李总:立即向主管总裁汇报;然后联系相关医院确保伤病员的全力救治; 再联系保险公司,协商理赔事宜;还有,联系伤亡员工家属;别忘了跟郑州交警部门确定事故责任,一定要全力维护公司利益;跟销售部门说,让他们确保货物安全,做好工作交接,处理好与供应商的关系,请他们理解;反正就是按照公司应急预案立即成立事故处理小组处理上述事宜。对了,别忘了做好伤亡员工家属前往郑州的准备。

【隐形思维显性化后】

  1. 立即向主管总裁汇报;
  2. 联系相关医院确保伤病员的全力救治;
  3. 联系保险公司,协商理赔事宜;
  4. 联系伤亡员工家属 联系郑州交警部门,确定事故责任;
  5. 多方协调维护员工和公司利益;
  6. 联系销售部,确保货物安全,做好工作交接;
  7. 处理好与供应商的关系,求得理解;
  8. 根据公司应急预案组成事故处理小组处理事故;
  9. 做好伤亡员工家属前往郑州的准备。

2. 重构信息:显性思维结构化。

思路清晰、内容易读的信息有四个特征:结论先行、上下对应、分类清楚、排序逻辑。 这里先放出重构后的效果,下面逐步说明。

对于上述栗子,结构化后的样子

(1)结论先行

将结论在一开始就亮出来,并且一次只说一个结论。方便听众抓住重点,从而好理解后面即将说的、围绕这一个结论的内容。利他原则、纲举目张是写结论时需要注意的2点。

1)利他原则

站在对方的角度,说对方感兴趣的、和对方有关的事情。这样的结论能够吸引到倾听者。

2)纲举目张

在总结/报告中,用主题句做为ppt/文档的标题句,用报告类别做为副标题(必要时也可以不加副标题)。

比如:产品0-1岁之路,说说当下收获与未来期望——2019年工作总结。(随便举的例子,仅示意) 在汇报ppt中,每张ppt的最上面一句话组合在一起=整个ppt要讲的内容,且依然可读。

(2)上下对应

1)讲理原则

上面讲了结论。结论需要证据证明,有事实支撑的观点是强有力的证据。结论、观点、事实三者的关系就很清晰了:通过观点(理由)证明结论,通过事实支撑观点。

结论、观点、事实

找寻支持结论的观点和事实时,需要注意讲理:分清事实和观点,用事实证明观点,关注事实多于观点。

2)严密论证

观点中的核心词需要有明确定义,这是为了保证听众和自己的认知保持一致。

社交网络中很大部分争议都来自对某个词的认知不一致,比如这句话中的“很大部分”就存在争议:多少算很大部分?这个量级的争议是否值得举例?每个人对此的认知是不一样的。

用于论证的事实完全可以依据不同的观点重新组合,面对有不同诉求的听众,将事实打散重组,一样可以迎合其口味。换句话说,上述树状结构是随着目标听众的情况改变的。

(3)分类清楚

1)MECE原则
这一原则用于保障结论不片面。讨论、定计划时,如果考虑不全面,有可能会得到完全相反的结论,不利于后续决策。为了保证分类全面,需要做到MECE原则。即:不重复、不缺漏。原始书面定义是:

  1. 各部分之间相互独立(Mutually Exclusive)
  2. 所有部分完全穷尽(Collectively Exhaustive)

2)全面布局

在上结构思考力的课程时我有一个疑问:如何做到MECE、避免黑匣子思维(幸存者偏差)呢?

经过一段时间的实践和这门课的指导后,我给了自己答案:明确界定讨论范围,明确分类标准。

讨论范围跟随讨论目标而定,不做无谓的分类和讨论,同时也能有效的指导分类。比如说,我们要讨论一款系统的价值与前景时,首先需要界定面向的用户群体,如:全部银行柜台职员;由于范围中已经明确了用户的定义,下一步的分类就很有指向性,如:按职能分、按层级分等。

大部分情况下,一维的分类不能足够使用,因此建议用二维矩阵帮助分类。比如上面说的银行柜台职员使用的系统,按职能需要分功能,按层级需要分权限,因此用二维矩阵划分能更加清晰。

在每一次行动前都应注意明确定义,从而做到全面布局。

(4)排序逻辑

1)合理原则

各层内部排序时只能有一个顺序,不可重叠。 常见的顺序有:时间顺序、结构顺序(从整体到局部)、重要顺序…… 在职场中最常见的排序是职级排序,也是一种按重要程度排序的方法。

2)优选矩阵(IUT模型)

优选矩阵用于给事物排优先级。相对单一维度的排序,是更综合的排序方法中比较简单实用的方法。 优选矩阵一共考虑三个因素:是否重要、是否紧急、变化趋势大不大。

几点说明:

  1. 每项分数从1到n,1为最差(如:最不重要),n为最好(如:最重要),同一因素中不同问题的分数不能重复。(排序方法反过来也可以,跟随个人习惯);
  2. 每个问题的三项分数求和后,按分数从高到低给问题排序,分数最高者优先级最高。

3. 表达环节

(1)概括表达:结构思维形象化

画好树状图以后,虽然结构已经清楚了,但还不是“人话”。因此此时需要做的就是把树状图概括成一句“人话”,表达的中心思想:先按优先级顺序阐明支持结论的观点,最后总结证明结论。

栗子:在……的基础上,从……几个方面,说明了……

事例:还是刚才的紧急沟通,概括后可以是这样说: 在跟主管总裁汇报情况的基础上,从医院、家属、交警和保险公司等多个方面,按照公司应急预案组成事故处理小组安排处理。

(2)序言结构

准备好有理有据的结构化内容后,能做到把自己想表达的东西讲清楚了,但下一步就是怎么在开场白时把听众的注意力吸引过来。

这里讲了一种比较容易复用的结构:SCQA。 SCQA结构分4部分,按时间顺序分别为:

  1. situation情境:用听众会产生共鸣、熟悉的情境引入,吸引听众;
  2. conflict冲突:用“然而/但是”引出,情理之中、意料之外,抛出钩子将听众的注意力钩住;
  3. question疑问:结合S和C自然而然产生一个疑问。这个问题也可以不直白的问出来,S和C激发出来即可;
  4. answer答案:就是结构图中的结论(树状图顶端),也就是上面整理好的结论。因此和Q一样,也不是开场白中必须的部分。

这里用风变小课的板书例子说明,供参考:

SCQA和后面树状图的关系

二、听明白

前面三节都是在讲输出,这一节要讲的是输入。训练接收信息能力的目的,是为了客观的、不带任何主观色彩的接收别人传递的信息。不猜测、不批评、不建议、不反对

工作中,对于没把握、产生猜测心态的事情,直接去问、去确认。

下面主要讲最常见的论证方法——归纳和演绎。大部分看起来很有道理的论证内容都是这样的结构。学会论证方法,能看出论证内容的结构,也就能发现异常论证中的漏洞。

1. 归纳

归纳分为完全归纳、不完全归纳两种。完全归纳需要调研全部样本,成本比较高。不完全归纳需要辅助其他论证手法,相对比较麻烦。

2. 演绎

演绎法经典三段式:大前提成立,且小前提成立,因此结论成立。

到这里就是结构性思维课程的全部内容了。为了方便自己对同一类知识点认知扎实,也融合了结构思考力课程的内容。

相比当时,现在的自己对当时的问题有了答案,对一些内容也有了自己的理解。希望在接下来的道路上能够继续成长,再接再厉~

 

本文由 @谭文文 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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评论
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  1. 清楚的表达自己的想法,识别信息,这点尤为重要,是职场人的必备素养。楼主还提到了要训练接受信息的能力,确实,对于别人说的话,能不能掌握核心要点,往往决定接下来沟通是否高效。对于刚入职场的小白来说,真的需要不断加强结构化思维!学到了非常实用的方法论!感谢分享!

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  2. 思维清晰,逻辑性强,值得收藏。

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