让头脑风暴更有效率,你需要注意这几点

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本文结合实际案例,从头脑风暴的好处出发,按照开一场头脑风暴的会议的时间线,介绍了过程中需要注意的关键点和问题,与大家分享。

头脑风暴,常见于互联网公司的一种会议模式,其特点是:耗时长、效率低、令人厌烦、没有结果……

当然,以上是很多小公司或者相对不靠谱的团队常见的状态,但是头脑风暴本身是一种非常好的形式。

我们每个人都有自己擅长和不擅长的,另外,没有任何一个人敢说自己的思维缜密度能够比十个人加起来更强。

更不用说在一些”破圈”或者需要进行业务开拓的场景,这些场景里,往往需要想象力的迸发,而一个人思考常常会被束缚。

因此,在这些场景里,头脑风暴就会成为一种很好的集合众人之力的形式,但怎么做好头脑风暴,是非常需要方法支撑的,否则就会出现文章开头的几种局面。

那我会按照开一场头脑风暴的会议的时间线,附带一个头脑风暴的实例,来和大家分享一下,我是怎么召开一场头脑风暴会议的。

一、事前

首先,头脑风暴是个会议。

在很多公司,所有的会议都可以临时召开,事实上不是这样的。

在任何会前,我都主张优先做好会议邀约和信息的提前同步,针对头脑风暴会议尤甚。

因此,在头脑风暴之前,我们要做好这场会议的安排,这非常有利于我们后面的会议推进。

1. 时间

我非常不建议召开临时的头脑风暴会议,包括产品评审、培训甚至是战略规划会议这样的会议,也是如此。这样类型的会议,内容较多,且需要大家共同参与,因此需要大量的调用所有参会人的注意力,来保证会议高效率进行。

因此一定要提前做好邀约,最好是提前1-2天进行邀约,让大家把时间空出来,保证这段时间能够全情投入。

可能有些人会说,头脑风暴本身就是需要马上得到一个结论,他怎么能是安排出来的呢,那就慢了。

那我就想问了,你的项目计划呢?很多问题其实不是头脑风暴本身没有效果,而是你的无计划导致的混乱使得最后产生不了结果。

2. 参会人

在头脑风暴的会议里,参会人的选择也非常重要。

通常针对一件事情,我们划分一级干系人、二级干系人和三级干系人。

一级干系人指的是这件事情的需求方,也就是核心干系人,这件事情的成功与否和他们有必然的关系;

二级干系人指的是这件事情的资源方,也就是帮助我们实现这件事情的人,他们需要知道为什么要做这件事情,需要付出什么;

三级干系人指的是这件事情受影响的群体,例如使用方,或者受益方;

通常我会建议只邀请一级干系人和二级干系人参加头脑风暴会议,另外也不是所有的人都需要参加,非常需要规避的一种人就是领导。

也不是说领导不能参会,而是在头脑风暴中需要规避“领导意见”,只有平权才能够充分激发大家的想象力。因此,如果不能够控制自己“王霸之气”的领导,最好还是不要邀请。

3. 议题和材料

另外就是在开会的头一天,或者提前最少2个小时,我们要发出会议的相关材料,并落实到人,保证大家都有接收到并且充分阅读了材料。

只有前置的思考,才能保证大家都能够给会议提供充足的养分,不是所有的人都能够有急智的,而想的慢并不代表想的没有价值。

举个例子:

还是讲上次说的动态公交的例子,也是最简单的一种头脑风暴。当时已经确定要做项目了,但是我们需要起一个好名字来注册商标,但是大家没办法达成一致,也没有什么特别好的想法,因此决定通过头脑风暴来完成这件事情。

于是,我提前两天通知了需要参会的同学,并且拒绝了董事长和CEO参会的意愿,邀请的都是项目组的核心成员,包括开发和测试,以及非项目组成员的一些运营同学和部分客服同学。

在通知他们之后,我拉了个小群,在群内同步了整个项目的背景资料,包括市场分析、目标人群、项目规划等。因为我们的会议约的是下午的时间,因此在当天中午,我还CUE了参会的每个人,保证他们都有提前看过材料,不至于开会的时候两眼一抹黑。

二、事中

头脑风暴会议开始了,我的建议是,作为会议组织者,不要参与到头脑风暴本身——你要保持足够的清醒来控制场面,以保证我们的头脑风暴会议能够按照预定的轨道往下进行。

1. 全情参与

本身头脑风暴是一件特别消耗脑细胞的事情,需要深度参与和思考,因此我建议主持人可以要求大家把手机都放到公共的区域,保证每个人都不会分神。

另外,在会议前就明确,每个人都需要提出自己的想法,但不设置上限,来保证有足够的创意被提出。

当然,全情参与也不代表想法有限的人需要被苛责,这个度就需要自己把握了。

在我们的名字头脑风暴会议中,所有人的手机都被放到了会议室的手机盒中,并且会前就告知了每个人都要发言,不设惩罚——相信你邀请的人都有足够的自觉性,惩罚会影响会议的气氛,尤其容易限制想象力的发挥。

2. 明确标准

头脑风暴想要得到一个有效的结果,非常重要的一步就是针对评判标准的讨论,如果没有标准,最后大家其实很难达成一致,会议的效果就会大打折扣。

我们在针对目标抒发了很多想法后,要确保这些想法都能被记录下来,然后就需要进行下一步——对标准的头脑风暴。

在我们的会议中,我再次简单介绍项目背景后,大家大概列出来二十多个名字,然后我们开始头脑风暴,作为一个动态公交,什么样的名字才是一个好名字呢?

当时同样列出来了十几个维度,我们针对每个维度进行投票和统计,最后选择出了最核心的5个要素:易读、好记、温暖、和公交相关、品质感。

3. 达成一致

在确定了这些要素后,我们制作了一个表格,把所有的候选名字按照这5个维度,进行了1-5分的打分,打分由全员表决,取平均数,设置2分以下为一票否决,即只要有一项的平均分不足2分,立即启用。

最后得分最高的结果,即是大家针对起名字的头脑风暴会议达成一致的结果。

三、事后

到了上面达成一致后,其实这次头脑风暴会议就结束了,但是会议结束并不代表这件事情完成了,作为会议组织者,一定要让每个参会人都觉得自己参加的会议是有价值的,即给予足够的反馈——哪怕是负反馈。

针对产品类的头脑风暴会议,最后达成一致的结果应该是一个产品方向,在会议结束后,应当马上启动产品设计,并根据产品定位和产品形态,输出基本的信息结构和功能结构,然后再次召集头脑风暴会议中的核心成员,向他们同步结果和下一部动作。

而针对我们的起名字会议,很不幸运,排名第一的名字已经被注册了,好在我们拿了前三的名字都去尝试,排行第三的名字是可以注册的——这是个差强人意的结果,好在这是个科学导向的结果,没有人对此提出异议,因为一切都是按照逻辑和流程进行的。

以上就是我针对头脑风暴会议的一些心得啦,希望对大家有所帮助,让你们的下一次头脑风暴,不再是一个4、5小时昏昏沉沉,记录一大堆会议纪要却没有结果的会议。

 

本文由 @Panay 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 谢谢分享

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