设计团队如何摆脱工作效率低?

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编辑导语:工作效率是职场中的一个老生常谈的话题,工作效率低下有很多原因,也有不少的解决办法。本文作者从三个方面为我们解答了设计团队如何摆脱工作效率低这个难题。

大家好,我是益达,我们今天还是继续聊一聊一名UED总监不好当系列问题,我们探讨的话题是:“设计团队如何摆脱工作效率低?“(不想做CEO的设计师,不是好总监)。

我相信每个人都希望自己可以高效做事(或者身处一个高效的团队),这样可以大大提升投入产出比,将有限的生命拉长(加大成功的概率)。如果一直可以高效的去做任何事情,就可以快速达到目标,走上人生巅峰,赢取白富美(或许只需加一点点的好运气)。

其实我们的设计团队也理应如此,不断向前一路狂奔,最终赢得成功。

那么如何保持高效运作呢?

这不是一个简单的问题,往往影响因素错中复杂,我们可以将其拆解成内因和外因两个部分:内因取决于每个成员自身能力和态度(敬业度、满意度)以及所处理的事务(难易程度、匹配度);而外因取决于沟通协作和外部坏境,内外因素相互影响相互转化。

这些问题,都是需要被一一关注且需要不断优化。

然而优化外因恰恰就是你(你的领导)可以做的,而且是必须要做的事情,那么如何通过优化外因,使其内化,让成员工作变的更加高效呢?

以下几点可以有效提高团队工作效率,看看你(你的领导)做了吗?

一、给予指导 合理搭配

万事变迁都可以从“人”出发,作为一个普通人工作是保障基本生活的途径之一,或许也是唯一(一定是贫穷限制了我的想象力)。我目前年薪近70万左右,其实并没有达到理想水平,看来还是要去培训机构升级一下。

一方面,我个人觉得有必要一直不断拓展能力提高工作效率,可以多拿点钱的同时不用担心被淘汰;另一方面,也感叹职业生涯中遇到了几位良师益友(竞争对手)给我指明前进的方向,帮助我提升业务水平,突破瓶颈,跨过迷茫期。

如果你像我一样不得不工作的话,遇到一个协作非常高效的团队,愿意带你的领导,你会发现自己的成长会变得异常快速,能力也会大大提升。

就好像一组运转的齿轮,大小虽然不一,快慢也会有所不同,领导的领导方式就犹如润滑剂可以释放更多势能,从而可以相互促进,螺旋加速。

人非机器,每个成员不可能一直保持高速运转,难免会有精神懈怠或者能力跟不上的时候。

这时恰恰需要团队的支持,领导的指引。再次赋予成员新的势能(俗称打鸡血),这不只是喊一喊口号就够了,你(你的领导)需要唤起成员最初的梦想,再次确定方向和目标,给予及时的反馈和明确的指导。

一对一的谈心,往往是最好的方式。心若在,梦就在,还能继续走下去。

除感情牌以外,我们还需要一些坚持要做的事情,比如需要定期的意见反馈(往往成员会对领导最为不满意,但敢怒不敢言)、定期的专业能力培训(帮助成员成长,是提效最简单的方式之一)、团队之间协作,需要不断磨合(多元化的组合实战,配合会更加顺畅),定期的价值观宣导(统一思想,有力往一出使)。

人永远都是问题的根本,也是解决问题的钥匙。

这句话同样适用于你(你的领导),尝试去做了该做的事情,做的不好这是能力不足,可以提升;如果去不做,那是态度问题。

那么这个锅UED总监真心要背?

1. 阿里巴巴的【师徒制】

我一直反复说到的事情,每一位新成员加入团队,都会配备一位师傅(老阿里),入职第一天,师傅会引导新手了解各个入职所需的行程,任何问题都可以随时请教(感觉像游戏角色刚创建,新手的引导任务,核心其实是传递技能以及阿里的价值观)。

1)三个月:【保姆计划】

这个是需要师傅去完成的(初期发育期,高阶玩家会带一带新手),这也是新成员可以快速融入团队的一种方式。

2)六个月:【转正计划】

是需要准备项目总结,述职报告,汇报阶段性成果,需要突破和沉淀以及目标。

想一想都是美好的,那也不完全是,其实这三个月还是六个月都是有考核的,三个月是评估新人是否能活下来,六个月却是新人是否能带来效益(是否能扛揍和能赚钱)。

培训的时候需要遵守2个原则:

  1. 高强度:一定要使工作量达到1.5到2倍的强度;
  2. 高淘汰:10%-15%的淘汰率,淘汰可以加速团队的优化。

还有2个核心重点:新成员的意愿和能力,一个人永远看要看态度;阿里巴巴有很多培养干部的方式,包含三大类:文化制度、产品知识、技能心态。

记忆深刻还有【16字辅导方针】:我做你看,我说你听,你做我看,你说我听。手把手培养新人,传授技能和经验的方式。

【轮岗制】不只是针对管理者,成员也是如此,这是为了让明星成员浮现出来,淘汰那些职场“小白兔”;同时,解决成员进入职场倦怠期所带来的问题。

二、更新工具升级装备

这一点不容分说,工具装备的先进水平,必然大大影响工作效率。

从我2007年开始接触Adobe Photoshop CS3 到如今的 2020版,还是使用Wacom 数位板,从无压感版本到如今带有屏幕的移动电脑版,每一次更新升级,都会有新功能、新技术来帮助我们设计师加速提升处理工作的效率,大大降低时间和人力成本。

一个时代的变革也会从一个工具开始发酵,引发新的势能,开始逆袭。

在工作中,你(你的领导)如果非常注重装备工具的升级(那就偷着乐吧),这不只是可以抢鲜使用一些高科技装备之外,还会带来一种敢于尝试,不断探索的团队氛围,这是一种源动力,促使团队走的更快更超前(领导有钱,可以使劲用)。

反之,就好比驾驶马车参加赛车比赛,工作效率必定低下。我们不只专注于业务层面工具的更新,同时我们也考虑项目协作、数据呈现、资产管理等等。

在我们的社群里,经常听到小伙伴想推动新工具的时候,常常会引来一句无奈的回应:“请不要改变我们一贯的工作方式“。

团队升级或者更换一款工具,如果涉及面很广的话,推动难度确实会增加不少。没有节奏的更换会带来不必要的风险,导致不可弥补的后果——团队资产丢失、团队协作产生隔阂、业务遭到终止等等,这些都不是我们希望遇到的。

这个时候,我们需要领导评估风险和统筹安排。

就拿我们团队以 Sketch 全线切换 Figma 为例:首先,需要了解软件新的功能是什么,可以解决什么样的问题;预估能带来多大的效益,大面积推行需要涉及多少人员,需要多少成本。

更换前,通常通过小项目,范围性实际测试效果;验证后,招募感兴趣的成员尝试更换,此时原先的工具还需要照常使用,不受影响,并行使用确实很辛苦。

过程中制定相关教程案例和成果效益展示,制定操作流程。最后顶层宣讲,全线更换。基本按照从下往上渗透,普及概念单点突破,从上往下传达,强制实施全面覆盖。

在这工具更换升级中,你(你的领导)起到非常关键的推动和引导作用,如果不鼓励,也不提倡创新,那这个锅UED总监真心要背?

记得14年加入阿里巴巴,我们团队全线从Photoshop设计界面、illustrator画图标、Axure画交互原型,切换到全新的软件-Sketch。

18年建成Sketch 组件库,云端同步规范和组件样式,每一次改变都是一次阵痛,每一次阵痛都伴随着蜕变,迎来新的气象。

在这过程中我们团队也尝试过更换 Adobe XD (免费的)但没有成功,其原因还是在于团队协作和设计资产的复用和迁移问题上无法得到更大的价值,如今和团队的小伙伴开始尝试将工作迁移到新的设计协作工具- Figma ,是否可以真正的升级更换成功,还有待全面验证。

然而2020年这一场疫情,迫使一些线下传统的办公协作方式转至线上远程办公,同时也将一些资产迁移至云端,新的变革也即将到来,你们开始准备了吗?

这里分享一些来自阿里巴巴设计团队开发的实用工具和规范,一定可以帮助设计师和运营同学提高工作效率,所谓的“设计让商业变的美而简单”,他们确实在付诸于行动。

设计平台:Dapollo – 阿里小程序设计平台、白鲸-营销资源组建平台、赤兔-智能设计平台、蚂蚁公益设计平台、哥伦布-体验研究设计平台、犸良-一站式动效制作平台、鹿班-智能设计平台,以及其他工具:语雀-文档知识协同工具、云凤蝶-移动营销建站工具、Kithchen-工具包等等。

内部服务阿里各个业务线的工具软件还有很多没有对外赋能。

三、智能办公,快乐工作

据数据统计,人的一生大致有 3 分之 1 的时间都是在工作,我们每天往返住处和公司之间,两点一线,周而复始。

对于“996”或者“9116”的设计师或者高强度的成员而言,工作空间的好坏就变得至关重要。简洁、大方的办公空间,足以影响成员工作的心境;空间展现品牌文化,加深成员的使命感,间接提升团队的工作效率。

工作空间设计从硬件可以展现企业的软实力,也可以体现一家企业的文化和氛围,可以增加成员对企业的信心,提高敬业值;增加客户的信任感,从而增加业务,创造营收,团队成员的工作效率也就自然而然的提高了。

除此之外,人性化的制度和积极的团队氛围,也起到非常关键的作用。

打造积极的团队氛围在此不过多赘述,可以看一下我这篇文章《设计团队氛围不好,领导该不该背锅?》。

相对于无形的团队氛围的打造,有形的人性化制度以及工作空间的设计就容易一些。

比如:弹性的工作时间安排、免费的班车定点定时接送、低价的早中晚餐、免费的饮料供给、加班提供调休假期、成员定期团建旅游、成员及家人体检保险、假期礼品赠送、每周4天工作等等人性化的制度、多元化且富于特色的办公空间设计(母婴室、休息室、接待区、咖啡区、游戏休闲空间、大中小会议室、分享空间等等)。

帮助成员创造更多的价值,往往就是一个领导者的价值,以上种种都是你(你的领导)需要为团队努力去争取的。如果不为出生入死的下属(团队成员)争取更多利益,创造更优的作战区域,那这个锅UED总监真心要背?

职业生涯12年(加上实习)历经差不多有8家企业,长的有几年,短的也就几个月。历经了几位总监,各有各的特色,在他们身上学到不少东西。回想起来还蛮有意思的。

在阿里巴巴就职的时候,很幸运遇到一位好领导,一句话改变我非常多,也让我作为领导者(管理者)一直恪守的原则之一。

因为时间太久了,原话有些记不太清了,大致是:“你可以直接叫我的花名,公司聘请你是相信你的设计能力,聘请我是相信我的管理能力,虽然我的职级比你高,我们都是平等的。好好干。”

在腾讯就职的时候,也遇到一位非常好领导,完全授权,让你放手带项目,项目结束后会给于一些建议和指导。有一次设计完之后,领我去总经理办公室汇报,当时很害怕,之后却很感激。

还有蛮多对我影响很大的人和事,之后有机会分享给你们。

如果在某一阶段能结实那么几个一起成长的伙伴,或者遇到一位愿意帮助你提升的导师,或者阅读到一本可以改变你一点点的书籍的话,那真的很幸运。

在职场生涯中能遇到一位好的领导真心不容易,然而真正遇到的时候,却往往不珍惜。

四、总结

上述是我对身为领导者(管理者)如何提升成员的工作效率的理解和思考,也是我对自己的一场反思,有关一个领导者的领导力。成员的工作效率不高,说实话就是领导的锅!

团队管理真是一件不容易的事情,UED总监真不好做呀,来自上下层的夹击,可能只有一个办法就是——不断带团队赢,才能生存下来。

一个团队整体的投入产出比往往取决于团队中的人(成员)、物(装备)、场(环境)之间的和谐组合,相互促进,然而这些恰恰是作为一个领导者可以给予、提升和推动的部分。

赋能成员新能力、新装备、新环境,势必提升团队整体战斗能力。一个人可以走的很快,但是一群人可以走很稳,拥有同一个目标的一群人可以走很远。

 

作者:益达 ,个人微信:NICKY_YI  公众号:设计微日记(weuxdesign),公众号:三分设(sfun-share),现有言网科CEO

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