我在大厂管项目:如何做好一份会议纪要?

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编辑导语:会议纪要应该是每个职场人都曾经经历过的,但是我们真的能把它写好吗?本文作者从会议纪要的重要性出发,结合具体案例分享了写会议纪要的关键步骤和需要注意的问题,希望对你有用。

在日常的项目管理中,会议是一种很重要的沟通方式,很多项目在立项之初就会进行会议的参会人,时间频次,固定议题等多项内容的约定,可见会议在项目团队和相关干系人之间传递信息的重要性。

关于如何高效开会的内容和教程非常之多,在这里不拓展来讲如何开会,而是和大家谈谈如何如何做好一份会议纪要。

01 为什么要做会议纪要?

会议纪要做为整体会议过程和会议结论和下一步行动的重要载体,不仅需要真实还原和总结会议中各方的核心观点,有用和有指导性的发言,还有对会议内容深度的整理提炼。以及在一些正式的商务场合还会作为双边合作的重要共识发布;

会议纪要不同于会议记录,做为整体会议过程和会议结论和下一步行动的重要载体,虽然简单,但是想要做好却很不容易。

常见的一些不够专业的会议纪要大体上可以归为几类:

  1. 流水账式会议纪要:洋洋洒洒记录了一大堆,每个人的发言都进行了记录,内容冗长无比,阅读和理解成本都很高;
  2. 空心树式会议纪要:只见框架,不见核心内容和要点,读完之后,大致了解会议发生了什么,却不知道最终产生了哪些结论;
  3. 断桥式会议纪要:缺少一些重要内容衔接,读完会议纪要后,各种疑问;

02 什么是一个好的会议纪要

我个人原则是:站在会议纪要的消费者视角,当一个未参会的人员读到这份会议纪要时,能够在较短的时间内(30秒-1分钟内),获得会议的议题,重要结论,核心观点和下一步行动,如同参加了一个浓缩版的会议。

基本上总结下来一个好的会议纪要要求是:

  1. 真实还原,不偏不倚
  2. 要点突出,结构清晰
  3. 内容完整,合理取舍
  4. 行动明确,责任清晰

03 案例剖析

一个会议纪要的实例(涉及隐私只保留会议纪要的框架)来做进一步的剖析:

会议纪要7步走:

第1步:提前指定会议记录人

在会议开始之初,挑选好合适的会议纪要负责人。

很多会议,在开始之初没有指定对应的会议纪要的负责同学,会议进行到一半,发现有一些问题讨论结论较多,很有可能会在会后忘记的时候才想起来找一个会议纪要的负责同学。

这种临时派工的行为很多时候会让被临时指派的同学倍感压力,因为很多之前讨论的内容可以大家都已经不太完整的记住了,如果这个临时指派的同学在之前还处在开小差的情况下,那就更糟糕了,不仅他回忆起来的片段少之又少,对于后续期望能够看到会议纪要的人,很遗憾也无法获得会议完整的要点。

第2步:还原会议参会人员

在会议纪要的开头,完整的记录下参会的人员以及缺席的人员,主持人和记录人。

为什么要记录下来缺席的人员?一方面是真实的反应参会的考勤情况,另外一方面我个人的习惯是对于一些重要的参会人员,如果临时缺席且会议又正常举行的情况下,作为会议的主持人或者记录人员,在会后主动向这些缺席的参会人员征询对会议结论的意见或反馈,是保证会议讨论达成一致和共识的完整性保障。

第3步:重述会议议题本身

在一个高效的会议过程中,主持人应该让参会全员围绕着会议议题有序开展讨论,以保证达成会议预期的目标产出。

同样在会议纪要的过程中,记录人应该专注于会议议题本身来进行整个纪要的梳理,这也是把本次会议的重点重提,让会后阅读的人员的重点更加聚焦。

第4步:讲好每个议题故事

每个议题在纪要的过程中,要当成是一个完整的故事来进行记录。

一方面是一些重要的背景和前提给到与会各方,然后参会者就这个议题和主持人给到的切入点进行详细且深入的讨论,或达成共识,或形成结论,或在某些地方仍存在分歧有待下次讨论。

在过程中,还有会有一些重要的方向性指导意见给出,也要完整的还原出来在,这种原话性的指导意见,忠于原话就好,不需要进行进一步的提炼和重述。

第5步:提供会议支持材料

如果有在会议前提前分享或在会议过程中支撑讨论的相关重要材料和内容,在会议纪要中,以会议支撑材料附件的形式附录进入会议纪要,以帮助会后的阅读者们获得理解上的支撑,以及参会者回溯。

第6步:进行议题反馈闭环

前面其实有会后征询缺席人员的反馈意见闭环;另一个重要的闭环就是在会议上达成的下一步行动,具体在会议过程中就要形成对该下一步行动的责任人,目标达成时间等内容,并在会后,或约定在下次会前完成。积极进行这些下一步行动点的跟踪,完结。

第7步:会议纪要的发送

发送前,邀请会议的相关核心人员进行必要的初稿审核,一方面是查缺补漏,另外一方面也是保证共识准确一致。

发送给到相关人员时,注意选择合适的发送渠道,比如我们有的时候会选择用钉钉文档的方式,有时在正式的会议纪要会使用邮件,有时会同时多渠道发送;

会到会议纪要本身的功能,发送渠道的选择因会议性质和内容而异,企业和团队的文化和沟通习惯而定,切勿一刀切。

其他的一些tips

  • 颜色的运用:我的个人习惯是,标题性质的内容用醒目的颜色来进行标记,帮助阅读者获得整体会议纪要的框架。在重要结论或指示性结论处用红色字体进行标记;在下一步行动部分,使用绿色,灰色,黄色,红色来标记下一步行动的状态和紧急程度;比如灰色就是”暂停/暂缓执行”,绿色为”已完成”等。
  • 字数的要求:尽量要求言简意赅,在正常的阅读速度下,30秒能够阅读完毕整个会议纪要为佳。
  • 会议纪要的轻重:值得一提的是,并不是每个会议都需要上述正式的会议纪要。取决于会议议题的讨论深度,广度和重要性。适当做一些因地制宜的纪要内容调整,你的会议纪要会更加高效。

希望阅读完你也能写出一份专业的会议纪要来~ 也欢迎留言交流你的项目管理其他方面的困惑。

 

本文由 @拾初 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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