当与别的公司合作时,我们该如何沟通?

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与外部公司合作,什么才是产品经理的正确沟通方式?

不知道在你的职业生涯中有没有过这样的经历,公司的产品是需要两家公司的一起合作来完成的,其中涉及到产品、设计、技术、测试、运营等每个部门的协作,两家公司合作来做一个产品。

虽然作为产品经理不缺少跟技术、运营等部门打交道的经验,但那还都是局限在一个公司的范围内,解决问题的最终决定权也在自己公司的高管手里,很多问题都是可控的。但是与别的公司合作就不一样了,跟外包公司还不同,外包公司是一方出钱一方出力,甲方的话语权更大一些,乙方在满足甲方需求的前提下,可能也不会提出过多的主见,双方员工的心里都有一个默认的守则。

我要说的这种合作模式中,双方公司的地位是平等的,只是各自的分工、职责不同,这样的话在过程中更容易出现问题,各种小的摩擦更是不可避免。而对我来说,与外部公司的技术和设计沟通也还是头一次,合作的一年多来也有了一些收获,深深感受到沟通的重要性。

1.明确各自的职责

两个公司合作往往是因为各有各的优势,彼此取长补短,在项目开发前首先要明确好各自的职责。这事说起来这点挺简单的,做好各自的工作就好了,但是在实际过程中还是有很多模糊的地方,为了避免矛盾产生主要还是要明确各自的边界。

说个例子,我们跟对方公司合作的过程中,由于内容是放到对方家的平台上,为了避免内容风险,对方会给我们一定的要求,至于在符合要求的前提下上什么内容就是我们公司自己把控了。两家公司各自职责的明确这是合作的前提。

2.明确名词概念和文档中的内容

虽然同属互联网行业,对于行业内的一些常见的名词,例如产品,UI设计等,大家都很熟悉,但是不要自以为是,为了防止做无功用,彼此还是要明确一些,哪怕多问一嘴,也是有必要的。

我们就吃过这个亏,对方公司当时让我们提供一下产品详细设计文档,我们以为是产品需求文档,所以就把产品文档发过去了(为了体现专业性,发出之前我们还临时评审、修改了一遍)。结果后来却发现原来我们理解错了,人家说的“产品设计文档”其实是指技术开发文档。这就造成我们在错误的方向上花费了时间,而正确方向的事情,技术文档还一直没写,耽误了时间,最后没有得出想要的结果。

更重要的碰到这种事情,往往是说不清的,没法追责,所以为了避免出现这种问题最好还是提前沟通一下比较好。

除了明确术语概念外,还要提前沟通好合作中所需要书写的文档以及文档的内容。有了文档能够减少沟通成本,避免扯皮。关于文档,最重要是应该明确其中都要有哪些内容,只要文档中的内容,特别是关键点,有就可以了,形式不重要。

3.确定沟通方式和工作流程

沟通方式分两个方面:一个是确定一种沟通的工具,比如说邮件、QQ、微信等;一个是建立定期开会的制度,开会除了讨论已有需求如何实现外,还有一个好处是彼此可以就下一步的一些想法做一些沟通,有些事情做到双方的相关人士都知情。

不同公司之间的沟通方式和工作流程是不一样的,虽然在一个互联网公司中大致的流程都是相同的,包括产品设计、UI设计、技术开发、测试等环节,但是在具体的执行、产出物的标准上还是有一些不同的,所以在合作前还是要互相了解一下。

拿测试来说,即使都有测试环节,但具体的过程还是不一样的,一般的公司可能在内测后就会直接上线了,但是在有的公司就会有内测、众测和A/B测试这三个阶段,这样就会延长上线的时间。如果之前没有沟通好,认为测试只有内测一个环节,双方之间预估的上线时间不一致也会造成一些误会,影响其它工作如运营活动的准备时间。

对于产品经理来说,了解工作流程有一个很大的必要是不会耽误需求的开发时间。举个例子,如果有些功能是自己公司开发的话,那还好,对于技术的开发时间有准确的把握。但如果是需要对方公司开发的话,因为对方可能还有别的项目做,所以就需要提前把需求提给对方,把握好时间点,要不然因为需求提晚了,对方没时间做那麻烦就大了。

4.不要恶意揣测对方的意图

两个公司合作肯定会出现一些摩擦,虽然彼此的关系不像谈恋爱那么亲密,但也要建立起信任的基础。

让我感触非常深的一点是不要故意揣测对方,比如说对方是否有意使我们为难,对方是否有对我们的系统进行攻击等等。虽然这种情况可能确实存在,但是也要在经过实际验证后才能确定问题。

恶意揣测对方会造成什么不良的后果呢?极大影响团队的士气,特别是在两个公司的背景和团队实力相差悬殊的情况下,弱势的一方在某些方面确实会收到强势一方的要求,例如在代码的书写规范上。我们就遇到这种情况,虽然我们不是外包公司,但是由于产品性质和对方公司在行业内的地位,对系统的稳定性有特别高的要求。

如果对方的要求比较高,自己又无法理解,时间长了,次数多了,内心会积攒很大的情绪。这样一来就更容易揣测对方的意图,加上本身存在的公司地位的差距,会让员工的工作比较消极。

5.做好自己的事,严以律己

双方的合作中如果自己的下属受委屈了,领导会极力袒护,这可以理解,一个好的领导理应维护下属的利益。但还是要有公正的对待,对下属的工作态度和产出的结果有准确的评估,在维护下属利益的同时要判断下属有没有把事情做好。

有的领导一味的维护自己下属的利益,却忽略了下属能力欠缺的问题。甚者,有的下属也会利用领导的这种心理,工作上敷衍了事,遇到坎就让领导出面解决。

曾经有过一个页面的设计,我们的设计师出的设计稿,需要经过双方共同评审后才能通过,但是对方的设计师对我们设计的作品不满意,语言上有一些不妥。碰到这样的行为,可以强硬一些让对方道歉,但毕竟结果还是不理想,冷静下来还是要处理问题。

与技术上的问题不同的是设计稿的评审更多的是受主观因素影响。碰到这种问题,自己一方在尽其全力的前提下,如果效果还不太理想,双方彼此之间要给出具体的意见。之所以说是具体意见,也是为了模糊的说辞引起双方的猜疑,而且意见具体一些,解决问题的效率也更高一些。

#专栏作家#

云瑞,微信公众号:马虎眼,人人都是产品经理专栏作家。原片刻产品经理,6年产品人,走在内容社交产品路上,死磕产品设计,喜欢玩各种APP,玩桌球,打羽毛球,欢迎与大家交流。

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题图来自 Pexels,基于 CC0 协议

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评论
有话不说憋着难受!
  1. 我只是一枚小小的运营人员,最近和各种服务商打交道,接触得越多越觉得“真诚”难能可贵。有些服务商避重就轻、闪烁其词的功力比自身服务能力、技术还要厉害。做好自己分内的事,诚心相待,好聚好散!

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