如何写好年终总结?V4.0

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又是一年年底,估计很多打工人都在为年终总结和年度计划而头疼不已。一是不知道怎么写,二是不知道写什么。这篇文章,作者从数据的角度,给大家讲解年终总结的方法论,希望能帮到大家。

每到年底,就有很多人为怎么写好年终总结而发愁,耗费了很多脑细胞,也花了很多时间和精力,但可能还是不知道该写点什么好。

看似枯燥乏味的年终总结,其实是每个人都应该重视的「必修课」。

假如你辛辛苦苦、加班加点写的年终总结,却被领导说看不到重点,你会不会觉得很委屈?

比委屈更严重的是,你失去了一次真正展示自己才华的机会。

写好年终总结,核心就是要讲清楚两件事情:① 今年的工作做得怎么样?② 明年打算怎么做得更好?

其中第 件事是让你总结过去,展现工作取得的成果,包括:目标有没有完成?解决了什么问题?发挥了什么作用?创造了什么价值?发生了什么变化?……而不是详细记录你做事的过程或具体的工作细节。

件事是让你面向未来,把年终总结当成面向未来的一次竞聘,证明自己的工作能力与未来的工作要求是相匹配的。

前面做的第 件事情,其实也是为第 件事情服务的,也就是从过去解决问题的过程中,总结出值得借鉴的经验,以便提高将来做同类事情成功的概率。

写年终总结是需要策略的,不仅要平衡好工作中的亮点和不足,而且要有自己的深度思考,更要突出符合公司业务发展方向的成绩。

下面结合《用数据讲故事》和《数据化分析》中介绍的方法,把年终总结分成 3 部分:今年工作总结、存在问题不足、明年工作计划,分别对应:理解现状、分析原因、预测未来

  • 理解现状,就是运用目标思维、对比思维和细分思维,看见目标与现实存在的差距。
  • 分析原因,就是运用溯源思维、相关思维和假设思维,洞见实现目标的不同可能性。
  • 预测未来,就是运用逆向思维、演绎思维和归纳思维,预见未来的指数变化等情况。

一、今年工作总结

在今年工作总结中,可以重点运用「共赢思维」,突出展示自己给公司创造的价值,包括目标完成情况,把主要贡献放在最前面,让领导快速看到工作的亮点,清楚地看到你的优势和价值

一方面,让领导觉得你比较靠谱,工作很有章法,这一年取得了不错的成绩,或者即使成绩不够理想,但是觉得你未来还有发展的潜力。

另一方面,说明自己对工作也比较满意,这一年解决了不少难题,也做出了不少成果,并积累了不少经验,对未来的发展很有信心。

对于重点内容,可以体现在报告的小标题中,不断用重复的关键词来强调其重要性,最好能用量化的数字来呈现。比如:一张地图,⼀套体系,一支团队……

对于自己创造的价值,可以从公司、客户和自身的角度分别进行总结,尽量用数据化和结构化的方式来表达。可以运用「金字塔原理」:结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进。

当你在思考的时候,要从金字塔的下面往上爬,把困难的「爬坡」过程留给自己;而在表达的时候,要从金字塔的上面往下滑,把简单的「顺滑」结果交给领导。

年终总结工作汇报的关键,在于你的思维方式,心中要始终想着领导的需求,关注领导真正需要什么,并把它精准地表达出来,让领导觉得「你懂我」,最终实现共赢。

如果制定了年度目标,那么应该基于事实,多用数字说话,尽量客观理性,而不要说一些「假大空」的话,尤其注意别推脱责任,千万不要指责或怪罪他人。

如果超额完成任务目标,那么你可以总结成功的经验,假如这些经验能够复制推广,那么就能创造更大的价值。

比如,今年目标完成率为 150%,能取得这样的成绩,主要是因为 xx 原因,让工作效率得到了明显的提升。

为了让报告中的数字变得更鲜活,你可以借鉴《用数字讲故事》中的方法:

① 化整体为个体:让人更有代入感;

② 化无关为相关:让人更有体验感;

③ 化抽象为具象:让人更有场景感。

二、存在问题不足

在一年的工作当中,多少都会存在一些问题和不足,或者遇到一些困难和挑战,可以诚实地进行反思和总结,说明自己是如何应对和解决这些问题的,并展示自己的应变能力和解决问题的能力

如果没能完成任务目标,那么一定要汇报存在的问题,尤其是领导已经看到的问题,要知道躲是躲不掉的,最好能将其转化为利好的一面。

如果你不主动坦白进行汇报,可能会影响领导对你的评价,领导可能会觉得你是一个不懂反省,避重就轻的人。要诚实面对自己的缺点和不足,如果等到领导来指出你的缺点,那可能就不是缺点了,而是有问题。

但是,在具体表述缺点时,你一定要非常谨慎,不要直接暴露自己的致命缺陷。比如,总结失败的原因是自己太懒。最好能将缺点转化为积极的一面,比如,从失败中学到了什么新的东西?总结了哪些避坑指南?

对于未能达成目标的情况,可以重点分析关键指标变化的原因,推荐一套行动后检视法(After Action Review),简称 AAR,也就是回答以下 4 个问题:

① 原来的目标是多少?

② 实际的结果是多少?

③ 为什么会产生差异?

④ 下次应该如何改善?

前面 2 个问题,可以运用目标思维和对比思维,拿关键指标与预期目标进行对比分析。如果当初没有设定相应的目标,那么可以用去年同期的数据进行对比分析,找到变化比较明显的关键指标。

后面 2 个问题,可以运用细分思维和溯源思维,分析产生差异或变化的原因,并找到下一步改善的措施。

在分析变化原因的时候,可以尽量写得更深入一些,体现出你思考的深度,如果能配上一些鲜活的案例或故事,那么效果会更好。

分析原因不是为了追责,而是站在中立的角度,把事实和情绪分开,总结问题的要点,以便将来能够做得更好。

年终工作总结不是为了「翻旧账」,也不是对过去犯过的错误耿耿于怀,更不是取得一点点成绩就沾沾自喜,而是为了增援未来的自己。

如果你一直停留在过去,现在不采取适当的行动,那么未来终将被时代抛弃。

很多人都喜欢在年终总结中添加一些图表,这有助于提升报告的质量。但在具体制作的流程上,应该是先有分析结论,再用图表来辅助证明这个结论,而不是随便用些图表来显得好看。

虽然外观也很重要,但年终总结的主要目标并非追求好看。因此,不要为了好看而随意拼凑一些没用的图表,否则即使这些图表再华丽,也只是昙花一现罢了。

选择使用恰当的图表,能让人洞见可能存在的问题和不足之处,以便下一步做出相应的改进,这是做好明年工作计划的基础。

三、明年工作计划

在制定明年工作计划的时候,要懂得换位思考,多站在领导的角度考虑问题,与公司的发展方向保持一致,用全局观和「终局思维」来制定明年的工作计划。

对于有更高层上级的人来说,年终总结不是单纯写给上级看的,而是要给上级写他的报告时提供素材。

把公司目标、上级目标和自己的目标三者结合起来,形成一份「三位一体」的报告,在成就公司和上级的同时,也能更好地成就你自己。

比如,制定新的目标,探索新的领域,研究新的技术,继续做那些能让公司和自己变得更好的事情,开始做那些长期来看价值比较大的事情,停止做那些无法让公司和自己变得更好的事情。

总之,就是要让领导看到你的高度、宽度和深度,感受到你积极投入工作的热情和温度。

制定明年的工作计划,其实就是要用合理的行动,去实现未来的目标。不要在目标上跟领导讨价还价,而要合理评估完成目标所需的资源,并向领导发出明确的信号:我已经为迎接挑战做好了充分的准备。

四、最后的话

一年一度的年终总结,既是对今年的工作进行复盘,也是为明年的工作做好准备,值得我们投入足够多的时间和精力,认认真真地把它写好。

真正打动人的年终总结,不是靠外在好看的皮囊,而是靠内在有趣的灵魂,关键是看内容的价值。理解业务只能说明你有知识,而创造价值才说明你有真本事。

有 3 种增强年终总结价值感的方法

① 提供事实增量:包括新目标、新事件和新成果。

② 提供方法增量:包括新方法、新经验和新流程。

③ 提供价值增量:包括新问题、新挑战和新要求。

总之,年终总结最终是为了面向未来,所以重点要突出一个「」字。

年终总结应该是一份值得领导花时间去看的报告,而不是写一些正确的废话。比如,今年工作好忙,按时按量完成了领导交办的工作任务,明年计划在技术上有所提升……这些话看起来没什么毛病,但其实没什么用。

如果你平时缺少记录,那么到写年终总结的时候,可能绞尽脑汁也不知道写什么好;但如果你平时注意养成记录的习惯,并定期进行复盘总结,把工作成果沉淀下来,那么写年终总结就会轻松很多。

比如,把领导和同事们平时认可的邮件、聊天记录等截图保存下来,可以作为工作成果的辅助证据。

在写年终总结的时候,要重点突出工作取得的成果,但不要表现出傲慢的态度;要总结成功的经验和失败的教训,以便找到提升的方法和改进的措施,但不要夸大事实,也不要过度谦虚,更不要淡化你的价值和贡献。

另外,需要特别注意的是:年终总结一定要详略得当,保持简单和真实,敢于删减,因为领导的时间是宝贵的资源,通常都希望能花更少的时间,看到更多有价值的信息。

千万不要把年终总结写得像「流水账」一样,只是简单罗列各种事项,这样不仅无法抓住重点,而且也没能抓住问题的关键,就算你有时间写,领导也没时间和耐心看。

在完成总结之后,还要仔细进行检查和校对,确保没有出现拼写或语法等错误,避免给人留下不够认真的印象。

在年终总结的最后,可以加上一句激励自己的话,比如:

不恋过去,不负现在,

不惧未来,砥砺前行。

祝你抓住年终总结的关键时刻,为新的一年开个好头。

参考资料:

《用数据讲故事》(科尔·纳福利克,2017年)

《金字塔原理》(芭芭拉·明托,2019年)

《数据化分析》(林骥,2023年)

作者:林骥,微信公众号:林骥,《数据化分析》作者

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  1. 非常实用的建议🎁

    来自广东 回复