采购管理中的痛点如何破？从业务流程到产品设计全面解析，涵盖供应商管理、寻源、订单协同等关键环节，助力提升采购效率与管理水平。

业务

一、存在哪些业务痛点

1.采购管理工作需要大量人工处理文件、沟通，用qq、微信、电话、邮件人工通知，低效且占用人力多

2.50%供应数据企业内部未能及时共享，上游需求部门对供应情况掌握不及时（常用excel待人工整理后沟通）

3.10%-30%数据信息不及时，不清楚物料供应情况，缺料、呆滞并存。（有没有下单、货在哪里了，多下单）

4.手工对账5-10天，与供应商核对数据。（送货、入库；退货、扣款数据不同步）

5.内外部协作效率低，例如传统招投标3-4周

6.生成合同成本高150美元（人工电话传真差旅）

7.信息不共享，统计分析难，采购对供应商了解程度低，高层对采购部门了解程度低

8.管理不规范，流程不透明

二、业务流程

从采购业务需求的提出，到采购任务的执行，到最终的采购结果的完整流程。

流程说明：

1）采购需求

采购需求来源：

①计划

②内部需求部门提报（例如销售部门以销定采）

③直接建需求

采购需求由采购部门汇总整理

产品设计思路：

需要有采购需求（用采购申请单承载）

能通过系统规则计算、系统集成来自动创建需求，人工修改+审核，节省人力操作；

需求按规则汇整（比如按同sku、需求部门？汇总需求量，按汇总后的sku总需求量去寻供应商，理解为相近任务的汇总，然后一起处理）–非必须

2）确定供应商即寻源

其实是要确定谁来供货（货源）、向他订多少这个货（配额）、以什么价格订（采购价）。

寻源方式：询比价、招投标、竞价、已有协议已确定好供应商则直接到建采购单

产品设计思路：

①有供应商，就要有供应商管理

②支持多种寻源方式–非必须，有些公司走线下，看哪一块带来的效益大+是整个流程的核心

③如果事先已确定好供应商、价格、能供此需要的sku，签订好合同，则已确认供应商+已签订合同 ，可直接下采购单

3）签订合同

一般是框架合同，最终还是以采购单作为该次确定的合同

产品设计思路：需要有合同管理，合同签约线上可以外接三方Saas或者线下签约后上传，有合同版本记录

4）下传订单

生成采购订单，并传给供应商（对供应商来说是销售订单）。采购订单本身也是一张合同，记录双方本次交易条约。

产品设计思路：需要生成采购订单，并传给供应商使用的系统或线下

5）订单协同

采购方和供应商之间对订单的接单、变更、反馈的协同

产品设计思路：供应商收到采购订单后，对采购订单的明细、条款、价格、交货时间地点等确认，双方可调整订单信息并且对方知晓和确认。

6）订单收发货管理

供应商按订单确认的发货计划执行发货，收货地到货-质检验货-入库

产品设计思路：多业务系统集成；各执行节点反馈上游；注意下供应商直发客户、寄售虚拟发货…这种实物流不完全等于信息流的情况。

质检环节和质检系统是否接入依据实际情况来判断

7）对账结算

采供双方确认对账单，供应商开发票，采购方核对发票-付款申请-出纳付款

其中对账可以包括：收退货明细、扣款明细、预付款核销…

8）订单完成

整张订单供应商完成履约+财务打款完成

产品设计思路：采购单不再收货、跟财务付款，前者不影响后者。采购单状态设计时不要影响到

9）采购退货（逆流）

三、生产性采购和非生产性采购

1.像非生产性采购（工厂设备、办公用品、行政物资、后勤物资、服务类（保险/差旅）一般确定好的供应商，会形成采购目录，即已做好了寻源，可直接下单。

2.专门做非生产采购SRM的saas有商越

四、计划是如何产生的

产品设计

一、产品结构

分成SRM采购端、SRM供应商端、采购商城。

• SRM采购端：企业内部使用
• SRM供应商端：提供给供应商使用，供应商如果有技术能力，直接系统对接SRM
• 采购商城：企业内部需求部门使用，一般侧重于非生产资料的下单采购，让企业需求部门像电商购物一样来采购。可以自己搭建商城或者直接接做非生业务的企业平台（京东企业购、震坤行、工品汇…）

在大一些的企业，生产性采购、非生产性采购，一般订单都分开做处理。非生产性采购在交货协同上相对不复杂，且一般会有对应的采购商城供企业内部需求部门电商化下单。

功能架构图：

供应商开发：资质、样品、验厂、审核..

需求协同：计划、需求、库存、产能…——需求来源和满足需求的能力结合来看

订单协同：发布、确认、变更、进度——从采购订单类看

物流协同：交货计划、通知/预约单、收退货质量管理：审核、检验、报告、事件、索赔…

结算协同：扣款、对账、发票、付款

对如上部分重点功能模块展开详写（后续再详写）：

1）供应商管理

处理两个主要流程：准入流程、评估流程

供应商合作等级：战略、重要、一般

供应商生命周期管理

供应商绩效评估：

供应商考核体系：

2）寻源管理

三种方式：询报价、竞价/拍卖、招投标

询价：邀请询价、公开询价

招投标流程：

发放采购文件

应标/投标

专家签到

技术开标

技术评标

商务开标

商品评标

议价

定标

采购结果审批

3）订单、交货协同

业务流程：

业务流程说明：

1.交货计划是对采购单订购的商品：具体什么时间交货、交什么sku、交多少数量、交到哪里的具体交货排期，供应商根据生产计划安排，采购方根据需求部门、仓库情况，双方确认后，按采购订单的交货计划执行。

也有公司是先接收订单，有采购订单商品的交货时间，但还要考虑送货时仓库的情况，所以供应商送货前来跟仓库预约送货。

2.供应商送货对采购方/仓库给到送货单(也叫送货通知单ASN),除了送货单外，装箱的商品一般还会有装箱单、箱码，供仓库扫箱码收货。

3.仓库收货先清点后放在暂存区，经过质检后，最终仓库会生成理货报告，决定本次收货有多少能入库，合格品次品情况、要退多少

4.在订单执行过程中，变更订单，看业务情况需要有归属的责任方+原因，可以把订单看做合同，订单变更需要归属责任、原因、记录。

5.交货执行过程中，产品设计时单据设计可以根据业务情况做调整，比如有拆单合单场景 不同活动节点产出的单据n:n，如果1:1，可以用一张单去承载，根据实际业务情况来。采购入库单必须有，因为采购入库单是财务结算、增加可用入库仓库过账等必须的。

采购订单、发货单、收货单、质检单都是执行单，记录业务执行，最终结果由采购入库单承载（结果单）

6.采购订单什么时候推财务系统，如果是要预付款的，审核通过供应商确认接单后，下发财务系统财务付款；如果是先货后款的，可以生成采购入库单后一起推送财务系统？

4）对账结算

采购方这边看采购入库单、采退出库单，以出入库单做收退货明细来对账

流程说明：双向<->表示两边都可以发起

对账（流程图来自金蝶）：

关于应付、暂估应付：

1.暂估应付是在采购入库后才有的，根据此时发生了货权转移，只不过供应商发票还未到，避免因发票滞后导致的成本核算失真或负债漏记 —— 本质是 “先按实际收货情况确认负债，后续发票到后再调整校准”。

2.供应商开具发票并送达企业，财务核对 “发票金额” 与 “暂估金额”（若价格一致，直接冲销暂估、确认正式应付；若价格差异，调整库存成本和应付金额）。

3.采购入库->财务暂估应付 （对账前） 2.对账->开票->红字冲销原暂估->按发票金额确认正式应付账款->付款后用付款凭证冲减正式应付，发票与付款凭证的 “归档绑定”（即发票已用）

两个概念：

5）统计报表