ERP产品实施入门(一):销售与财务应收

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编辑导语:大家是否想要了解制造业ERP产品呢?在本篇文章中,作者从销售、采购、生产、财务等模块向大家介绍各业务的流程,详细地说明了ERP产品实施中关于销售与财务应收的内容,推荐想要学习了解ERP产品的群体阅读。

这是笔者转行电商产品经理的第3年,转行前我是金蝶某知名代理商的一名实施顾问,对供应链有些了解,加上在软件行业待久了,就特别想写点东西,来总结个人的成长历程、对行业的一些浅显看法。因此,抱着对成长的态度开始了本文的写作。

记得离职前,项目经理问了我为什么转行?我说我想去尝试一些新的东西,在已有的软件框架里会限制我的思维,我想去做一名产品经理。

从业务的需求调研开始到负责一款产品的研发与迭代,做一款客户想要的产品,而不是调研客户需求后,确认现有产品是否可以满足,来倒逼业务方使用产品。

现在想想,真的庆幸当时的决定,至少我找到了我的归属(第二份工作是在外包公司,是一段激情又痛苦的历程,后续再说)。

不可否认,ERP产品很成熟,涉及到的企业大部分业务场景,如果你了解ERP产品各个模块,也足以轻松驾驭B端产品的设计。

笔者做实施1年多时间,主要负责生产制造企业的实施工作,本文将从销售、采购、生产、财务等模块给大家介绍各业务流程,未涉及到具体的功能点,想调研产品的小伙伴可以登录金蝶、用友等官网获取资料。

有一句话和大家共勉:“生活就是这样,有些坑是必须要踩的,只有亲自试了,才会知道哪些东西不是你想要的。”

一、ERP产品介绍框架

制造业ERP产品的模块有哪些?

考虑到笔者在工作中无法抽出很多时间,另外一篇文章也不足以说明产品,笔者将会按模块来拆分介绍,具体的主题如下:

  1. 销售与财务应收;
  2. 采购与财务应付;
  3. 库存管理;
  4. 生产制造;
  5. 成本核算与分析;
  6. 财务总账与报表;
  7. 基础资料与期初数据准备;
  8. 工作流设计;
  9. ERP整体业务流程与框架。

二、销售与财务应收业务介绍

1. 销售与应收业务主流程

什么是销售?什么是应收业务?为什么需要应收业务?常见的销售流程是什么样的?什么是销售逆向?其他销售类型有哪些?

(1)销售和应收业务简介

销售一种价值互换的活动,企业给客户提供商品、劳务,从而获取一定的款项。

对于企业之间的销售,交易的方式多、周期长,很少有一手交货一手交钱的方式,因此发生业务后,由财务部门来确认该交易应当收款多少,以此在月末汇总企业的资产应收总额、日常管理客户的欠款情况等。

(2)常见的销售流程

ERP产品实施入门(一):销售与财务应收

销售和应收包括报价、合同签订、发货、开票、收款、财务做账环节,可以分为商机信息流、货流、票流、资金流。

(3)商机信息流

ERP产品实施入门(一):销售与财务应收

销售的过程离不开销售人员,他们主要负责获取客户,根据客户的需求制定解决方案,制造型企业一般都是提供商品等物料。

关于解决方案或商品的价格,都需要提供一份报价单来给到客户确认价格是否合适,在销售人员和客户反复商议(还价)后,价格落地并签订合同。

(4)货流

ERP产品实施入门(一):销售与财务应收

合同签订后,销售人员会根据合同中确定的商品物料信息,生成发货单并通知仓库进行发货,仓库按照发货单中写明的商品物料等信息进行出库,从仓库发往到客户仓库。

(5)票流

ERP产品实施入门(一):销售与财务应收

发货完成后,销售人员会跟进客户付款,在付款前根据客户应收款金额开票给客户,客户确认后进行打款。

(6)资金流

ERP产品实施入门(一):销售与财务应收

客户确认销售发票的金额等信息后,打款给企业,财务部门核对收款记录,并进行账务处理。

(7)逆向销售流程

销售过程涉及到客户的退款退货,这便是逆向销售的流程。

正向流程以成单为导向,逆向流程往往从退单和退货开始,比如客户收货后由于商品损坏退货,需要质检部门对退货的商品进行检查,不影响二次销售会再次入库,有损坏时判断是补修还是进行报废处理,这些在系统上都需要生成单据给到不同的部门进行流转和留存。

(8)其他销售类型

寄售业务:寄售人将产品委托给代销人,将产品发到寄售仓,代销人进行业务交易。交易发生后,代销人与寄售人结算,代销人并从货款中抽取佣金。

直运销售业务:包括直运销售和直运采购,企业无需将产品采购入库,由供应商直接发货到企业客户。交易发生后,企业分别和供应商、客户进行结算。

套件销售业务:企业将产品成套销售,应收和开票环节也是按套件来确认,生产、库存、发货环节按套件的明细物料来处理。

销售退货业务:产品由于损坏等原因,客户将产品退回到企业的业务。

2. 销售与财务应收业务明细流程

涉及哪些角色?报价和合同环节明细?订单确认环节明细?出库环节明细?收款与凭证环节明细?数据报表?

ERP产品实施入门(一):销售与财务应收

(1)销售与应收过程涉及角色

一款商品被企业生产出来后,一般都是需要放到市场上进行销售,在销售的整个链路中,会涉及到不同角色。

客户:B端的销售一般都是企业客户,很少有一件代发的业务;

销售人员:直接对接客户的人员,成单(与客户达成交易)是他们的工作职责;

质检人员:销售出库一般不会配置品质检验人员,如果发生退货,需要检验人员检查后才可以退回到仓库;

仓管人员:管理仓库产品的人;

财务人员:负责给客户开票、收款、每月核对账单的人;

(2)报价与合同

企业销售人员获取到客户购买的需求后,会根据商品的市场行情、销售策略、销售成本等来制作报价单,给到客户进行确认。销售人员和客户商谈达成一致后,最终会敲定具体的合同,约定交易的物料信息、交货日期等。

第一个环节:获取客户与商机。

ERP系统中客户关系管理主要是维护新老客户的一些基本信息,在软件初始化时,都需要先录入老客户,产生新客户后,也需要维护入系统才可以开展后续流程。关于如何获取客户并转化客户的方案,可以查看市场上的相关CRM系统。

第二个环节:价格管理——报价单:这笔交易预计多少钱?

商品价格的定价考虑的范围比较多,同比其他竞争对手,如何才可以做到相同商品既有竞争优势又可以保证利润?系统价格管理从商品、客户两个维度进行配置,商品方面,销售的越多,单价越低或折扣越高,这是一种阶梯型的销售方式。

客户方面,销售人员根据与客户往来交易情况进行定价,自由度比较高。传统erp软件的价格管理的信息主要还是人工维护,软件只是信息的载体,离不开人对信息的维护。

目前市场有【模拟报价】的相关产品,根据产品构成,对材料、人工、各类制造费用进行模拟计算,预先模拟成本,再加上合理利润,以便直接给客户进行报价。

第三个环节:合同管理。为销售部、法务部提供线上的合同文档管理系统。

(3)订单确认和发货通知

合同确认后,销售人员按照报价单或合同来生成销售订单,在生成的过程中,需要确认客户的信用和库存问题。客户若有信用问题,意味在销售可能会存在坏账的风险,这种订单是不允许交易的;同样若库存不足,需要下达生产和材料采购计划,生产到足够数量的商品才可以交易。

客户信用通过和库存商品数量充足后,可以根据订单来生产发货通知单,该单据的作用就是通知仓库准备商品,确认从哪个仓库发、发多少哪些货、数量多少等。

第一个环节:销售订单——销售订单:客户买了哪些货?

销售订单是整个业务的起始单据,多数企业都是以量定产,有多少销售订单,就安排生产多少件。销售订单会包含客户信息、商品信息、交货日期(用交货日期倒推生产计划)、备注等。

第二个环节:信用管理。

【信用管理】客户信用管理主要是对客户的偿债能力、履约能力、授信程度的量化管理,还包括对销售员、销售部门的信用进行管理。首先需要系统对客户设置信用规则,比如该客户的欠款最多为10万元,超过10万元,那么业务人员创建订单时,会失败并提示该客户需还款才可以。

第三个环节:生产和采购计划。

仓库库存不足,若需要生产,会按订单来执行【MPS/MRP】计算,生成生产、采购计划。

MPS(Master Production Schedule)主生产计划:计算成本、半成品、关键部件的生产计划,规定生产什么、什么时间段产出。

MRP(Material Requirement Planning)物料需求计划:计算采购和生产的数量,主要的目的是保证生产物料不短缺,使采购成本和资金占有量最小。

第四个环节:发货通知单——发货通知单:通知仓库发哪些货?

发货通知单主要是通知仓库进行发货,在多仓中应用最为广泛,会根据发货的规则配置,确认优先出货仓库。有兴趣可以查看市场上相关的调度系统。

(4)出库与开票

销售发货单通知到仓库后,仓库会安排商品出库和物流运输。财务人员通常会在确认订单或发货后,确认应收账款,再根据应收账款来开具销售发票。

由于企业确认应收的时点与开具发票的时点会有差异,所以应收单与发票的金额可能会存在差异,但是最后的应收款项应该以发票为准。需要将应收单与发票进行核对,根据发票金额对应收金额进行调整。

第一个环节:仓库发货——销售出库单:哪些货已出库?

在ERP系统中,仓库生成的出库单会有商品的仓位等信息,前提是在系统录入商品时,需要录入具体的仓位信息,也就是在商品生成入库后,已经确认商品在仓库摆放的位置。

然而实际出入库会有仓位不足等情况,很难及时更新库位信息。有兴趣的可以查看相关的智能WMS系统,是如何更快捷的完成商品出入库。

销售出库后需将库存商品结转为销售成本,库存商品的减少, 成本的增加,会计分类:

借:主营业务成本

贷:库存商品

第二个环节:物流。

从仓库发货到客户仓库,涉及到物流运输,公司一般会对接物流公司来处理。对于物流运输会应用【TMS系统】,这不属于一般企业的业务范畴,该系统主要是解决货主的发货问题,承运方会根据货主的需求进行提货、到货日期来对路线等规划。

第三个环节:确定应收与开票——应收单:记录这个客户需要收多少钱?

销售发票:记录交易(已销售商品的规格、数量、价格、销售金额、运费和保险费、开票日期、付款条件等)的内容,是给财务做账用的原始凭证;

销售出库是商品所有权转移的过程,出库后,财务即可确认应收账款,应收账款是确认收入的起始单据,汇总可以查看企业的应收资产情况。

正常情况销售发票是根据应收账款来开具,具体什么时候开,开多少需要业务方确认。比如企业销售了一批单车,订单金额为1W,因此应收账款为1W,因某些原因,客户只能付0.9W,因此企业给客户开了1张0.9W的销售发票并收款了0.9W。

第四个环节:发票与应收核销。

考虑到应收单金额与发票金额会存在差异,可以通过发票来调整应收单。具体的应收账款以发票金额为主,会计分录如下:

会计分录:

借:应收账款

贷:主营业务收入

应交税费-应交增值税

(5)收款与凭证

收款单:记录这个客户收了多少钱

根据企业的应收单,生成收款单。收款单和应收单核销,确认客户此单收款情况,为后续收款做数据支持。在完成收款后,销售流程便结束了,后面是需要给到财务应收相关的凭证,做财务核算出报表等工作。

第一环节:收款。

会计分类:

借:银行存款

贷:应收账款

第二环节:应收流程相关凭证。

在总账模块设置自动生成凭证规则,根据单据的审核状态来自动生成凭证,方便常规业务的凭证产出。

(6)坏账处理与应收风险

对于销售的流程,也会存在无法收回款项的情况,关于账务需要财务将应收款计提到坏账准备科目,在期末来确认是否为损失,这是企业把控欠款风险的一种方式。

某些erp产品为降低坏账风险,推出了【应收坏账风险预测与催收管理】,通过搜集客户的内外部数据、构建一套风险评估模型,来预测坏账的风险,辅助企业销售、财务人员进行决策。有兴趣的可以去研究一下【应收坏账风险预测】的资料。

(7) 销售与应收财务报表

在销售、财务的处理流程中,记录了报价单、销售订单、发货单等很多单据信息,每个单据都代表不同的业务场景,我们可以根据记录的单据信息来满足一些个性化的需求。

比如销售部门需要查看某个商品的退货率,就可以找到全部出库单并统计该商品的出库数量,和全部退货单并统计该商品的退货数量,来计算该商品的退货/出库占比;比如财务部需要查看某个客户剩余应付账款,就可以将该客户的未核销应收账款全部导出。

用数据来指导业务方向,是每家企业使用软件产品的诉求之一,因此在调研、项目立项都需要确认企业每个部门的数据需求是什么,如下,是销售过程中较常见的两种报表:

销售订单执行表:展示销售订单发货、出库、应收、开票、收款的信息,供销售人员快速了解销售订单的执行情况。此报表的数据来源于销售订单、发货单、销售出库单、应收单、发票、收款单等各个环节数据,以销售订单为源头,统计后续的处理情况。

应收单跟踪表:查询与应收业务有关的各种信息的报表,来辅助销售人员进行催收,比如应收单的订单情况、出库情况、开票情况、收款情况等。

三、结语

这篇销售与应收业务说明请各位斧正,文中细节和场景会持续更新,后续也会更新电商产品经理工作相关的文章,如果有小伙伴感兴趣,可以关注我的公众号:产品汪的自我救赎

 

本文由 @产品汪的自我救赎 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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评论
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  1. 大佬,这个系列还会更新吗

    来自浙江 回复
  2. 救赎贴!!!!

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  3. 怎么没第二集了

    来自江苏 回复
    1. 哈哈哈,一直在忙!后面会更新。你可以在具体官网上找到产品体验实操一下。

      来自上海 回复
    2. 没你讲的清楚

      来自江苏 回复
    3. 期待第二集、第三集…

      来自四川 回复
  4. 666

    来自四川 回复
  5. 一看到金蝶我就来劲了,这个系统让我头大

    来自上海 回复
  6. 写的太好了,求更新

    来自山东 回复
  7. 写得很好,求更新

    来自广东 回复
  8. 已经过去一个月了

    来自江苏 回复
  9. 求更新!

    来自江苏 回复
  10. erp是这个年轻人转型垫脚石和机会点,看之前知识厚度和新环境转化了

    来自四川 回复
  11. 很实用

    来自广东 回复
  12. 虽然现在自研产品很吸引眼球,但感觉大部分软件/产品研发能力弱的企业还是会转向套装软件;
    目前在一个分叉口,不知道该做产品还是套装,总觉得套装实施的职业生命比产品长很多

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    1. 不管是实施工作还是产品工作,我们重点都是要去理解业务,弄清楚对方的需求点是什么。不管是全自研、还是第三方API接口集成的软件,这些软件只是辅助实现的工具,我们要考虑公司的实施成本和研发成本,在合适的场景做合适的事,就像在创业初期就搭建一套大而全的产品是很不现实的,只要是符合业务场景,公司预计期望、成本就行。

      来自上海 回复
  13. 写的好棒!请问大佬能开一期 套装软件实施和产品工作的对比嘛

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  14. 发货通知单主要是通知仓库进行发货,在多仓中应用最为广泛。

    来自广西 回复