企业采购系统的升级(二)

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编辑导语:由于降本增效和对反腐、合规的诉求,采购系统急需实施规范化、阳光化管理,向新的台阶迈进。在这篇文章里,作者分析了电子采购的价值和建设方式,一起来看一下吧。

上一篇文章简述过采购业务发展的四个阶段,采购1.0阶段后期保证供应的任务基本解决,但采购系统深层次问题开始逐渐显现,具体问题如下:

  • 采购绩效完全依赖于采购员的个人能力
  • 采购过程不透明、不规范
  • 管理层对采购过程无法监管
  • 企业经常发现自己买贵了
  • 采购货比三家,但总是老三家供应商比来比去,供应商库数年没有更新
  • 采购无法自证清廉,产生内部信任危机,其他部门总是戴着有色眼镜看采购
  • 腐败事件一旦曝光,危害触目惊心
  • 不能产生让企业满意的绩效

与此同时,因经济下行,产能过剩,供过于求,激烈的竞争导致企业利润持续下降。降本增效,向采购成本降低要利润,成为很多企业当前最紧迫的任务和重要课题。

国企由于反腐、合规的诉求,在国资委等主管部门的指引下,也要求对采购系统实施规范化、阳光化管理。于是,在企业高层管理者的推动下,采购系统向新的台阶迈进。

  • 工作重心:从业务层级上升到管理层级
  • 工作目标:从保证供应上升到追求价格最优

不再仅仅追求满足供应,而是通过调整供需关系引发供方的充分竞争来实现价格最优。

一、明显特征

管理方面摒弃对个人绩效的依赖,通过制度建设与流程建设实现采购管理的阳光化、规范化。总结起来,采购2.0阶段有4个明显特征:

  1. 管理集中化
  2. 过程阳光化
  3. 分工专业化
  4. 流程信息化

1. 管理集中化

为了规范采购管理制度、统一采购流程,在采购2.0阶段,企业往往将分散在各个部门的采购职能进行集中,实施统一管理。

除原材料外,企业还将MRO类采购(Maintenance维护、Repair维修、Operation运行)、建设工程类采购、服务行政类采购等凡与花钱有关的项目都集中到采购部门进行管理,由采购部门按统一标准流程进行采购。

集团型企业随着业务的发展,为了解决下属公司需求分散、信息不畅、资源不共享而导致的重复采购、重复储备等问题,开始着手对各下属公司采购需求的整合,从而降低采购成本。

另外从合规的角度推进集团化采购,采购管理权限向集团集中,从上到下形成一整套完整的采购流程和制度,解决下属公司操作不规范、过程不透明、人为干扰多等普遍性问题。

2. 过程阳光化管理

降低采购1.0阶段由采购人员主导业务、易引发暗箱操作的风险,在采购2.0阶段,企业推行过程阳光化管理。

对内强化管理职能,统一管理流程,健全管理制度;对外则注重充分寻源,广泛对外公布采购需求,鼓励更多符合条件的供应商参与竞争,并按事先规定的评标标准择优确定供应商,让所有的操作流程都透明化、阳光化。

有的企业还成立专门的监督管理机构,如招投标监督管理办公室,以强化对采购活动的全程监督。过程阳光化是采购规范管理的重要标志,也可以去除来自外界、企业内部其他部门的“有色眼镜”。

3. 分工专业化

为规避采购人员“一条龙”式业务操作所带来的风险,实现采购人员专业化分工,在采购2.0阶段,企业往往把采购过程进行分段处理,实施“采”与“购”两大职能分离。

有的集团公司规定由集团负责开发和认定供应商,子公司负责具体的下单与库存管理;外企则实行战略性采购(sourcing)与操作性采购(buyer)的分段模式,这些都体现了2.0阶段分工专业化的特点。

4. 流程信息化

随着业务的发展,企业建立起了一套完整的规范化采购体系,但往往由于企业内部强大的惯性,经过一段时间后慢慢“还原”为原来的工作模式。

为了不让变革倒退回去,企业在这个时候就希望通过一套软件来固化采购流程,提高采购操作效率,也有利于追溯、监管和审计。在采购2.0的后期,企业开始推行采购信息化工作。

企业由于外部竞争及自身发展的要求,开始将采购的价格优势当作重要目标。

要实现采购价格优势,倒逼企业推行采购阳光化管理,采购阳光化的主要手段包括对采购集中化管理、招标采购、“采”与“购”职能专业化分工。

为了让流程固化,提高采购效率,实行阳光化采购,企业着手推行采购信息化。

在采购2.0推行过程中,企业应重点关注以下4点:

  1. 集中采购对集中的“度”的把握,集中采购与分散采购要因地制宜,有机结合,避免“一刀切”。既要发挥集中采购的优势,又不因推行集中采购而影响业务。
  2. 招标采购中重点管控招标流于形式,规避围标、串标的发生。解决好的供应商进不来、差的供应商赶不走的问题。
  3. 推行“采”“购”专业分工,要把“采”的专业度提升及“采”“购”工作的协同当作管理重点。
  4. 推行采购流程信息化时,把快速推进、规范操作,充分发挥其作用与价值当作管理重点。

二、电子采购的价值

与企业推行其他信息化建设一样,采购信息化建设可以把流程、制度固化下来,避免执行走样;还可以提高工作效率,使过程全程可追溯,实现阳光化、规范化。

除此之外,采购信息化还有其独特的一些价值,通过表3-5可以看到传统模式和信息化模式下两种采购管理的差异。

1. 有助于缩短采购周期,提高采购效率

通过电子采购交易平台,采购方可以根据自己的要求自由设定交易时间和交易方式,自项目正式开始至结束,一般只需要1~2周,较传统招标采购节省30%~60%的采购时间,大大缩短了采购周期。

2. 节约行政采购成本

据美国全国采购管理协会(www.napm.org)称,采用传统方式生成一份订单所需要的平均费用为150美元,而使用基于Web的电子采购解决方案则可以将这一费用减少到30美元。

并且,企业通过电子采购的商品的价格平均降幅为10%,最高可达40%。

3. 优化采购流程

电子化不是用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法,而是要依据更科学的方法优化采购流程,在这个过程中,摒弃了不适应社会生产发展的落后因素。

4. 减少库存,提高资金利用率

世界著名的家电行业实施电子采购后,在双方信息共享的基础上,供应商能直观地了解企业需求,企业也可以根据供应商的库存以及生产计划调整自身的库存和生产计划,这使得采购成本大幅降低,库存资金周转时间从30天降低到12天,仓储面积减少一半,节省库存周转资金7亿元。

5.有助于实现信息共享与交易透明化

在电子采购平台上,不同企业、相关供应商不仅可以即时了解采购、竞标的详细信息,还可以查询以往交易记录,这些记录中包括交货、履约等各方面情况。

同时可以帮助买方全面了解供应商,更准确地把握市场需求及企业本身在交易活动中的成败得失,从中积累经验。在提高客户服务和客户满意度的同时改善供需双方的关系。

三、电子采购平台的建设方式

1. 一个门户

网站把企业的采购品类、需求、政策、供应商选择标准等信息公开展示,形成面向潜在供应市场的采购门户网站。

建立门户网站相当于企业设立了一个24小时传达室,专门接待供应商,极大降低了供应商参与企业采购业务的门槛。某企业领导在实践中将这种方式总结为“任何人,不得以任何理由,把任何想与公司做生意的供应商挡在门外”。

该企业在门户网站上线后,经过线上、线下推广,使得企业的供应商库得到了很大程度的丰富。

2. 两个平台

电子采购系统由外部供应商(即投标单位)操作平台和企业内部采购工作业平台两部分构成。

供应商操作平台为外部供应商提供了自助服务:可以自助更新企业信息、资质文件,发布企业产品信息,查看采购公告,网上投标,等等。

企业内部采购作业平台是为采购内部业务人员搭建的,系统按用户权限不同进行划分,企业采购业务人员在系统内完成全流程作业。利益相关者可以根据自己的需要和权限随时查询了解采购过程,对关键环节进行审批。

“一个门户,两个平台”是根据其自身职能的不同进行划分的,其中的信息、数据通过数据库按权限共享。

通过合理划分内、外网业务,在提高企业采购工作的同时保障数据交互的便捷性和信息安全,如在电子平台上参加投标的企业就能在一定程度上避免串标的行为,能有效地防止投标企业串通,在规定的投标时间内可以防止内部人员与供应商之间的一些不合规的信息交互等。

3. 三个体系

三个体系分别指采购作业流程体系、供应商资源管理体系、评标专家库管理体系。采购作业流程体系对采购部门编制需求、供应商投标、组织开标、内部评标、综合定标5个步骤进行了规范化设计,把采购行为的内控要素落实到软件中。

供应商资源管理体系着眼于供应商信息收集、供应商准入、供应商分类、供应商分级等方面,帮助企业在公平、公正、科学的评估体系下不断地引进优秀供应商,淘汰劣质供应商,建立一个动态更新的供应商库。

评标专家库管理体系通过建立企业内部的专业人才库,规范专家评标规则,规范评标打分流程,使得这些把握着评标技术部分的责任人行使权力时能真正地为企业负责,避免掺杂个人情感或倾向打分,如上图所示。

三个体系构成一个稳固的三角形结构:供应商资源管理体系保障了能有更多优秀的供应商参与竞争,评标专家库管理体系保障了优秀的专家能真正发挥其专业特长,帮助企业获得利益,两者共同形成了三个体系所构成的这个“三角形”的底边。

企业规范化、透明化的采购作业流程,保障了采购作业过程符合公司的制度要求,相当于“三角形”的顶点,三个点互相连接、互相支撑,为企业的采购提供有力的支持。

4. 四大采购资源库

对于电子采购而言也是一样的,下面我们就采购资源构成的4个基本要素(采购类别库、价格信息库、模板文件库、采购档案库)一一进行分析。

1)采购类别库对物资按专业、采购方式进行分类,其中生产物资建立明细分类下的物资编码,非生产物资等不方便编码的,可以通过规格、用途、图片等多种方式做进一步描述。

采购类别库相当于建立了一个所有物料的索引,方便企业按索引查询供应商,描述分工,统计分析。

2)价格信息库基于物料分类,可以采集市场价格行情,建立预算、招标、合同签订、结算的价格管理机制,为企业在价格评估上提供支持。

3)模板文件库为采购人员工作建立了系列范本,在采购作业流程中,软件可以抽取流程数据,套用模板文件自动生成一系列具体文件,模板文件可以把企业采购的通用条款、管理要求固化下来,既提高了工作效率,又减少了人为疏忽导致的错误。

4)采购档案库是企业归档文件的电子资料库,采购人员在系统中的每一步工作和决定都可以自动生成电子档案。线下工作的纸板文件,也可以扫描上传到系统中,可以减少文件查询的工作量,提供资料的利用率。

采购阳光化电子采购管理,建立起了权责明确的采购管理制度、流程,取得了不错的降本效果!

 

本文由@山人小道 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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