业务流程优化:B端产品经理搞定产品规划的核心利器

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要做好一个好的B端产品,我们必须要主动向前一步,主动去帮助业务找到问题,并且提出系统的解决方案。而这正是广大B端产品人在当前互联网寒冬下,能让自己继续升职加薪的不二法门。

在上一篇文章中我为大家带来了业务建模的介绍,在本篇中我们围绕业务流程这个点来详细谈谈,如何进行业务流程优化。

我们都知道当今快速变化的商业环境中,企业内部的流程优化已成为企业提升效率、降低成本、增强竞争力的关键手段。而作为B端产品人如何帮助企业实现业务流程的持续改进和价值最大化,可以说是产品人必备的思维之一。

为什么说流程优化重要呢?

在一家企业中流程优化不仅能够提高企业的工作效率,还能够改善产品质量、提升客户满意度,并最终推动企业的持续发展和成功。而作为管理层也希望通过优化流程,让业务能够更好地适应市场变化,快速响应客户需求,实现资源的最优配置。

举例来说在我们一家公司内部,去管理公司内的商品建档流程,在公司的业务发展支出可能不管是新商品的引入,还是在系统内录入商品的档案,都是由同一位人员完成,那么这个角色很大概率是采购。

但是随着公司业务体量的不断增大,再由一位角色采购去同时完成新品的引入,与供应商谈判,再将商品信息录入到系统内,其实已经不太现实了。

而且更重要的是作为采购更擅长的可能是与供应商谈判,而对于商品在系统内的呈现,比如提炼优美动人的文案。或者绘制好看的商品图,这都不是采购所擅长的。  

那这个时候我们要做的流程优化就是将这一岗位一分为二,分为采购与商品建档专员从而完成不同的任务,这其实就是一次流程优化。

可以看到,很多企业内部系统之所以不好用的根本原因并不是系统设计有问题,而是在设计之初,产品经理没有帮助业务去进行企业内部的业务流程优化导致的。

01 流程优化的基本步骤

那么说到具体的流程优化时,我们的步骤可以按照这样的模板来开展:

(1)明确优化目标

在开始流程优化之前,首先我们要明确优化的目标。这些目标可能包括缩短流程时间、降低成本、提高质量、增加灵活性等。明确目标有助于后续的流程分析和改进措施的制定。

(2)映射现有流程

通过流程映射(Process Mapping)技术,详细描述现有流程的每个步骤。这有助于识别流程中的瓶颈、冗余环节和潜在的改进点。

(3)分析流程数据

收集并分析流程相关的数据,如时间、成本、资源使用情况等。数据可以帮助我们量化流程的现状,并为改进提供依据。

(4)识别改进机会

基于流程映射和数据分析的结果,识别流程中的改进机会。这里主要包括减少等待时间、消除不必要的步骤、简化决策流程等。  

(5)设计优化方案

针对识别的改进机会,设计具体的优化方案。这包括重新设计流程、引入新的技术或工具、改变工作方式等。

(6)实施优化措施

将优化方案付诸实施。在实施过程中,确保所有相关人员了解变更的内容,并提供必要的培训和支持。

(7)监控与评估

实施优化措施后,持续监控流程的性能,并评估优化效果。根据反馈和评估结果,进一步调整和完善流程。

我们可以看到流程优化其实是一项系统工程,需要全面分析现有流程、识别改进机会,并设计和实施有效的优化方案等一系列动作才能完成。

下面我们就具体看一个详细的案例:

02 实战案例

背景

“迅捷物流”是一家提供第三方物流服务的公司,随着业务的快速扩张,其WMS系统面临着库存不准确、出入库效率低下、库存积压等问题。这些问题导致了订单处理的延误和客户满意度的下降。

优化目标

  • 提高库存记录的准确性。
  • 缩短出入库操作的时间。
  • 降低库存积压,提高库存周转率。

现有流程映射

详细调研从供应商送货到库存管理的每个步骤如下:

  1. 库存录入:新货物到达后,仓库员工手动录入库存信息。
  2. 库存存储:货物根据分类存储在指定的仓库位置。
  3. 订单处理:根据客户订单,仓库员工拣选货物并准备出库。
  4. 出库确认:货物出库时,系统更新库存信息。
  5. 库存盘点:定期进行库存盘点,核对系统记录与实际库存。

数据分析

完成三项关键指标收集,注意,此处的数据收集是为我们日后上线了新的解决方案之后的个人成绩打下伏笔。

  • 库存记录错误率和库存差异。
  • 出入库操作的平均时间。
  • 库存积压情况和滞销商品比例。

识别改进机会

  • 库存录入过程中存在人为错误。
  • 仓库布局不合理,导致拣选路径不优化。  
  • 库存管理系统缺乏有效的库存预测和分析工具。

设计优化方案

  • 自动化库存录入:引入条形码技术,实现自动化的库存信息录入。
  • 优化仓库布局:重新规划仓库布局,采用ABC分类法优化货物存储位置。
  • 引入库存预测工具:使用历史数据和市场趋势进行库存预测,优化库存水平。

实施优化措施

  • 技术升级:部署自动化识别设备:条形码扫描器。
  • 员工培训:对仓库员工进行新技术的操作培训。
  • 系统调整:调整WMS系统,整合库存预测工具和优化后的仓库布局信息,及条码识别与出入库管理【可以看到是我们自己帮助业务挖掘出来了系统上的需求】。

监控与评估

  • 效果评估:通过对比优化前后的库存记录准确率、出入库时间和库存积压情况,评估优化效果。
  • 持续改进:根据评估结果,持续调整和优化流程。

优化效果

经过一系列的流程优化措施,“迅捷物流”的WMS系统实现了显著的改进:

  • 库存记录的准确率提高了95%以上。
  • 出入库操作时间缩短了30%。
  • 库存积压率降低了40%,库存周转率得到提升。

通过对“迅捷物流”WMS系统的流程优化,我们可以看到,引入自动化技术、优化仓库布局和利用库存预测工具是提升库存管理效率的关键。而且作为产品经理,更重要的一点是自己为自己挖掘出了产品的优化需求。

那么假设如果我们是一个高阶的产品,需要每年为自己的产品制定产品规划那么根据这样的业务流程优化原理,我们所提出的产品规划就是绝对贴合于业务所实际想要的内容。而这也从另一个层面帮助我们确认了自己的产品方向。  

03 最后

讲完了业务流程优化我们可以看到,这个工作里我们核心的内容是去帮助业务,识别当前业务流程中存在哪些问题。并且用产品的视角去提出解决方案,最后再用系统去沉淀业务流程的新规则。

本文由人人都是产品经理作者【三爷茶馆】,微信公众号:【三爷茶馆】,原创/授权 发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于 CC0 协议。

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